超市大宗管理办法.pdfVIP

大宗（订货）购物作业管理办法 一、 目的 为明确公司大宗购物的权限及操作流程，特制定本办法. 二、范围: 三、定义 大宗购物:指顾客对大件商品（如家电、家具等）或小件商品的购买金额累 计达3000元以上，长期固定合作单位月采购额超过2万元以上，或单次购买提 货凭证5000元以上。 四、配合部门工作职责 团购部：负责大宗购物的礼仪接待、联络跟进以及送货的安排； 营运部:负责大宗购物商品的备货； 采购部：负责超市顾客大宗购物商品的价格洽谈、商品订单确认、商品的 交货确认； 送货部:负责商品的送货安排； 防损部：负责封箱前的检查、商品的放行。 五、内容 （一）接待与洽谈 1、 请顾客填写大宗客户往来资料，如联系电话、详细地址、顾客性质 并建档留存，客服人员详细填写《大宗顾客订货单》（详见附表1)。 2、 初步了解顾客的身份（个人或单位）是否是会员的消费需求（如是 否是会员，需全力推广会员的好处与优惠）。 3、 接待时向对方说明订货有关要点；（例：订金、提货、送货、付款的 方式等）. 4、 了解顾客所需要的商品，如需到卖场挑选，接待员必须陪同顾客一 起选商品做好有关记录（例:商品名称、条码、单价、所需量）并留意货架陈 列商品量。 5、 确定所需品种后，再确定顾客提货时间及有关付款方式，联系卖场 货源是否满足顾客需求。 6、 谈妥商品的价格，数量并确定货源后，填写《大宗顾客订货单》如 果顾客有其它要求（折扣或赠送礼品)需客服部负责人或营运部经理审批，核 对业务的毛利率，并在订货单上签名确认,方可开展工作。 7、 无法即时回复顾客，留下顾客联系电话一个工作日内电话回复顾客。 8、收取定金时，订单需由客服部主管以上人员审核后，由财务部指定专员 收取订金，并开具收款收据,一联给大宗业务代表，一联给顾客。订金一般收 取货款总额的50％,新鲜食品须收取货款总额的80％。 （二）操作流程 1、 由大宗业务代表会同顾客至卖场确认品项。 1 ．1查询电脑现有库存是否能够满足顾客需求量; 1 ．2若库存量不足，与采购员确认存货能否在顾客需求的时间内供货； 1 ．3所有商品折扣率由采购员根据商品进价核查通过； 1 ．4 若能及时供货则填写三联《大宗顾客订货单》，第一联大宗业务代表 存档,第二联交营运（备货）部门,第三联交顾客。如先预付订金，后提货的必须 复印一份给财务存档。 1 ．5营运部依《大宗顾客订货单》明细，将货备好,核对无误后拉至仓库大 宗出货区暂存； 1 ．6现金付款的客户由大宗业务代表根据《大宗顾客订货单》带领顾客至 指定收银台结帐; 1 ．7大宗出货时，持《大宗顾客订货单》及销货明细经防损员、收货员陪 同大宗业务代表清点无误后，方可出货。 2、当顾客已付款，但商品库存量不足时。 2 ．1 顾客愿意更换商品的：作废原有《大宗顾客订货单》，并重新填写， 依前大宗购买商品流程操作； 2 ．2顾客同意延后取货时：营运部应根据《大宗顾客订货单》紧急下单、 确认到货日期,并在《大宗顾客订货单》签名并注明日期以示负责；大宗业务 代表于取货日前与营运部确认到货后，再告之顾客； 2 ．3顾客同意接受现有货量，其余要求退款:收齐原有《大宗顾客订货单》 写上“作废”字样，不得撕毁，并重新填写一份；其余金额，附退款单 ,营运部 副总经理核准后，退还顾客剩余金额; 2 ．4顾客同意接受现有货量，其余同意延后取货，收齐原有《大宗顾客订 货单》写上“作废”字样,不得撕毁，并重新分开填写二份； (三)付款方式 1、现金付款、收银台出货 1 ．1由大宗业务代表根据顾客的提货时间,提前将《大宗顾客订货单》送至 营运部，营运部按订单所订商品备好货源放至二楼1号收银台等候付款； 1 ．2收银员根据《大宗顾客订货单》核对商品名称、条码、数量无误后进 行收银操作； 1 ．3顾客付款后，大宗业务代表凭收银电脑小票，经防损员核对后到服务 台开具一式三联送货单(详见附表2),第一联客服部派车用，第二联送货人，第三 联给顾客，凭送货单派车，帮顾客将商品送到指定地点； 1 ．4交货时,送货员与顾客核对无误，由顾客签收后，将顾客联收回，