Office办公软件应用高级教程-李明锐-第二章第二节数据验证设置.pptxVIP

数据验证设置 —— Excel 高手速成制作：于海鑫Excel 电子表格Office 办公软件应用高级教程 学习目标 由制作学生成绩表案例入手，学习在Excel工作表中设置数据验证，掌握对数据有效性进行验证设置的技能。 Excel 电子表格Office 办公软件应用高级教程高手抢鲜看高手加油站高手大闯关高手勇拓展 在制作学生成绩表的过程中，对数据的类型和格式会有严格要求，因此需要在输入数据时对数据的有效性进行验证。下面小编就与大家一起来完成学生成绩表的制作。图2-2-1学生成绩表制作效果图高手抢鲜看 高手加油站 数据有效性是对单元格或单元格区域输入的数据从内容到数量上的限制。对于符合条件的数据，允许输入；对于不符合条件的数据，则禁止输入。这样就可以依靠系统检查数据的正确有效性，避免错误的数据录入。设置数据长度在学生成绩表中，学生的身份证号的长度是固定的，因此需要对输入的数据的长度进行限制，以避免输入错误数据，操作方法如下。（1）选中D3:D10单元格区域。如下图2-2-2所示。图 2-2-2 学生成绩表D3:D10单元格区域选中效果图 高手加油站（2）单击【数据】选项卡下【数据工具】组中的【数据验证】按钮，如图2-2-3所示。图2-2-3 数据工具组中的数据验证按钮（3）弹出【数据验证】对话框，选择【设置】选项卡，单击【验证条件】选项组内的【允许】文本框右侧的下拉按钮，在弹出的选项列表中选择【文本长度】选项。如图2-2-4所示。图2-2-4 数据验证对话框设置选项卡文本长度选项效果图 高手加油站（4）数据文本框变为编辑状态，在【数据】文本框的下拉列表中选择【等于】选项，在【长度】文本框内输入“18”，选中【忽略空值】复选框，单击【确定】按钮。如图2-2-5所示。图2-2-5 数据验证对话框设置文本长度效果图（5）即可完成设置输入数据长度的操作，当输入的文本长度不是18时，即会弹出提示窗口，如图2-2-6所示。图2-2-6 提示窗口 高手加油站2.设置输入信息时的提示完成对单元格输入数据的长度限制设置后，可以设置输入信息时的提示信息，操作方法如下。（1）选中D3:D10单元格区域,单击【数据】选项卡下【数据工具】组中的【数据验证】按钮，如上图2-2-3所示。图2-2-3 数据工具组中的数据验证按钮（2）弹出【数据验证】对话框，选择【输入信息】选项卡，选中【选定单元格时显示输入信息】复选框，在【标题】文本框内输入 “提示信息”，在【输入信息】文本框内输入“身份证号为18位，请正确输入！”，单击【确定】按钮，如图2-2-7所示。图2-2-7 输入信息选项卡 高手加油站（3）返回Excel工作表中，选中设置了提示信息的单元格时，即可显示提示信息，效果如图2-2-8所示。图2-2-8 显示提示信息3.设置输错时的警告信息在输入错误的数据时，可以设置警告信息提示，操作方法如下。（1）选中D3:D10单元格区域，单击【数据】选项卡下【数据工具】组中的【数据验证】按钮，如上图2-2-3所示。图2-2-3 数据工具组中的数据验证按钮（2）弹出【数据验证】对话框，选择【出错警告】选项卡，选中【输入无效数据时显示出错警告】选择框，在【样式】下拉列表中选择【停止】选项，在【标题】文本框内输入文字“错误警告”，在【错误信息】文本框内输入文字“请输入正确的身份证号格式”，单击【确定】按钮，如图2-2-9所示。图2-2-9 出错警告选项卡 高手加油站（3）如果输入错误数据时，即会弹出设置的警示信息，如图2-2-10所示。图2-2-10 错误警告信息4.设置单元格的下拉按钮在Excel工作表中，对数据设置有效性时除了以上几种情况以外，还可以将某些输入字段，设置下拉选项以方便输入，操作方法如下。（1）选中C3:C10单元格区域，单击【数据】选项卡下【数据工具】选项组中的【数据验证】按钮，如上图2-2-3所示。图2-2-3 数据工具组中的数据验证按钮 高手加油站（2）弹出【数据验证】对话框，选择【设置】选项卡，单击【验证条件】选项组【允许】文本框内的下拉按钮，在弹出的下拉列表中选择【序列】选项，如下图2-2-11所示。图2-2-11 数据验证对话框设置选项卡（3）即可在【来源】文本框，输入“男，女”，同时选中【忽略空值】和【提供下拉箭头】复选框，单击确定按钮，如下图2-2-12所示。注：输入的逗号为半角逗号。图2-2-12 在来源文本框中输入信息 高手加油站（3）在性别列的单元格后显示下拉选项，单击下拉按钮，即可在下拉列表中选择性别，效果如图2-2-13所示。图2-2-13 设置完后的下拉按钮（4）使用同样的方法在C4:C10单元格区域内完成输入，效果如图2-2-1所示。图 2-2-1 学生成绩表制作效果图 高手大闯关Step 1:设置数据长度（