方尤瑜-秘书礼仪（第二版）第八章 电子通信礼仪.pptxVIP

;本章概要;; 什 么 是 “通 信 ”？ 孔 子 说 “置 邮 而 传 命 ” （ 《孟 子 · 公 孙 丑 上 》）， 即 通 过 邮 驿 来 传 递 官方 文 书 。 所 以 ， 所 谓 的 “通 信 ”， 简 单 来 说 就 是 信 息 的 传 递 ， 只 是 传 统 上 这 种 连 接 传 递 在方 向 上 是 单 向 的 （从 上 而 下 ）， 在 内 容 上 是 单 一 的 （官 方 文 书 ）， 在 手 段 上 ——— 从 现 在 看来 ——— 是 费 力 的 （邮 驿 ）。 随 着 社 会 文 明 的 发 展 ， 这 种 连 接 和 传 递 由 单 向 逐 渐 转 向 双 向 ，由 官 方 文 书 扩 展 为 一 般 的 普 通 的 各 种 形 式 的 信 息 （如 语 言 、 文 字 、 符 号 、 图 片 、 映 像 等 ），传 递 手 段 更 由 原 始 的 邮 驿 发 展 到 了 现 在 的 电 子 。 因 此 ， 概 括 来 说 ， 电 子 通 信 就 是 指 以 数 据电 文 方 式 进 行 的 通 信 往 来 。; 数 据 电 文 ， 一 般 是 指 通 过 电 子 手 段 形 成 的 各 种 信 息 。 １９９６ 年 联 合 国 国 际 贸 易 法 委 员会 第 ８５ 次 全 体 大 会 通 过 的 《电 子 商 务 示 范 法 》 采 用 了 这 一 概 念 ， 该 法 规 定 ， “数 据 电 文 ”是 指 经 由 电 子 手 段 、 光 学 手 段 或 者 类 似 手 段 生 成 、 储 存 或 者 传 递 的 信 息 ， 这 些 手 段 包 括 但不 限 于 电 子 数 据 交 换 、 电 子 邮 件 、 电 报 、 电 传 或 者 传 真 。; 第 一 ， “数 据 电 文 ” 的 概 念 并 不 仅 限 于 通 信 方 面 ， 还 应 包 括 计 算 机 产 生 的并 非 用 于 通 信 的 记 录 。 第 二 ， 所 谓 类 似 手 段 ， 并 不 仅 指 现 有 的 通 信 技 术 手 段 ， 还 应 包 括 未来 可 预 料 的 各 种 技 术 手 段 。 “数 据 电 文 ” 定 义 的 目 的 是 要 将 所 有 以 无 纸 形 式 生 成 、 储 存 或传 输 的 各 类 电 文 包 括 进 来 。 为 此 ， 所 有 信 息 的 通 信 与 储 存 方 式 ， 只 要 可 用 于 实 现 与 定 义 内所 列 举 的 方 式 相 同 的 功 能 ， 都 应 当 包 括 在 类 似 手 段 中 。 第 三 ， “数 据 电 文 ” 的 定 义 还 包 括其 废 除 或 修 改 的 情 况 。;固定电话通信礼仪;一、 接电话礼仪 根 据 礼 仪 规 范 ， 受 话 人 接 电 话 时 ， 可 分 为 本 人 受 话 、 代 接 电 话 以 及 录 音 电 话 等 ， 以 下对 这 几 种 情 况 分 别 而 论 。 （一 ） 本 人 受 话 礼 仪 １ 准备记录 一 般 情 况 下 ， 现 代 秘 书 人 员 一 定 要 养 成 随 时 准 备 记 录 的 职 业 习 惯 。 ２ 迅速接听 听 到 电 话 铃 声 ， 最 好 在 三 声 之 内 接 听 3 应答谦和 接 电 话 后 ， 先 问 好 ， 然 后 再 作 自 我 介 绍 （包 括 介 绍 自 己 的 单 位 和 自 己 ）， 这 是 国 际 惯用 的 电 话 礼 节 。;４ 专心友善 接 听 电 话 一 定 要 专 心 ， 如 果 一 定 要 分 神 来 照 顾 其 他 事 ， 应 向 通 话 者 解 释 并 请 他 们 稍候 ， 然 后 按 电 话 保 留 ， 否 则 是 很 失 礼 的 。 ５ 主次分明 在 接 听 一 个 电 话 时 ， 另 一 个 电 话 打 进 来 ， 这 是 常 见 的 事 情 。 这 时 应 区 分 主 次 ， 分 别 对待 。 6 挂话礼貌 结 束 通 话 时 ， 一 般 应 当 由 打 电 话 的 一 方 提 出 ，然 后 彼 此 客 气 地 道 别 。;（二 ） 代 接 电 话 礼 仪 １ 以礼相待 ２ 不要大喊 ３ 尊重隐私 ４ 记录传达;（一 ） 制 作 留 言 使 用 录 音 电 话 ， 一 般 都 要 制 作 一 段 留 言 。 留 言 的 常 规 内 容 有 电 话 机 主 的 单 位 和 姓 名 、问 候 语 、 致 歉 语 、 道 别 语 、 留 言 的 原 因 、 对 发 话 人 的 请 求 等 。 要 注 意 的 是