秘书机构的设置.ppt

第一页，共三十二页，2022年，8月28日 第一章 行政秘书学的基础知识 第二页，共三十二页，2022年，8月28日 第一节 秘书与秘书学 第二节 秘书机构 第三节 秘书工作 第四节 秘书的职业道德和能力结构 第五节 秘书与领导 章节安排 第三页，共三十二页，2022年，8月28日 第一节 秘书与秘书学 一、秘书的定义及分类 1、“秘书”词义的演变 （1）宫中秘藏之书 （2）辅臣 （3）行政职业 （4）社会职业 第四页，共三十二页，2022年，8月28日 2、秘书的定义 所谓秘书，乃是组织或主管的助手，其任务是在认可的职权范围内，提供辅助工作与综合服务，并能运用办公室的工具设备，从事组织与主管制定的行政性任务的人员。 从事办公室程序性工作，协助上司处理政务及日常事务并为决策及实施提供服务的人员 —— 2003《秘书职业技能标准》 第五页，共三十二页，2022年，8月28日 3、秘书的职业特点 1.直接性 2.稳定性 3.知识化 4.年轻化 5.女性化 第六页，共三十二页，2022年，8月28日 4、秘书的分类 横向分类 按单位性质不同——机关秘书，企业秘书，私人秘书，商业秘书，涉外秘书。 按工作内容不同——行政秘书、机要秘书，文字秘书，教学秘书，信访秘书、通讯秘书、医学秘书，法律秘书等。 按服务对象不同——公务秘书、私人秘书。 纵向分类（层次） 高级、中级、初级 第七页，共三十二页，2022年，8月28日 我国党政机关秘书 高级秘书： 秘书长、办公厅（室）主任。一般是省、厅两级的秘书人员。 中级秘书 ：办公厅（室）主任及其下属的秘书处长或秘书科长、秘书股长、文字秘书。一般是处、科两级的秘书人员。 初级秘书：是指在办公厅（室）、秘书处（科）内从事文件收发保管、打字、印校、接待、联络、会务工作和办理其它事务工作的人员。 第八页，共三十二页，2022年，8月28日 企业秘书 高级秘书：包括跨国公司首脑秘书、董事会秘书、地区总裁秘书等。这是处于高级领导层的要职，这是秘书职位的顶点。要求有长期的相关工作经历，良好的外语条件，良好的沟通能力、协调能力、判断能力和预见能力……而具备这些条件的人才更是凤毛麟角。 中级秘书：包括部门经理秘书、经理助理等处于中层管理者左右的秘书、中小公司的经理秘书。权力和责任相对大一些，处理各种事件的能力要求也高一些，薪水自然也高一些。这些人的年龄一般在25—35岁左右。 初级秘书：包括公司前台接待、电话接线生、部门事务助理等。职责一般比较单一，技术含量较低，薪金相对低一些，在职者的年龄一般不超过25岁。 第九页，共三十二页，2022年，8月28日 企业秘书的各种类型 总经理行政助理Executive Assistant Manager 总经理助理Assistant to General Manager 总经理秘书Executive Secretary 总经理秘书Secretary to general Manager 行政秘书Executive Secretary 行政助理Administrative Assistant 机要秘书Secretary 接待文员Clerk 第十页，共三十二页，2022年，8月28日 企业部分秘书岗位工作职责 　　 【办公室主任岗位职责】1.领导办公室工作并具体主持行政事务工作；2.召集公司办公室每周例会,制定每周工作计划;3.审核批准公司1000元以下行政费用开支报告;4.审核上报公司1000元以上行政费用开支计划;5.负责公司防火\防盗及交通等安全管理工作;6.公司员工及住房管理;7.对外经济合同的审核签章及公司法律事务协调;8.总经理办公室人员编制管理;9.对外联系的工作计划制订与实施.　　 【行政主管岗位职责】1.按合同实施物资采购和小型用品采购;2.员工午餐的具体安排;3.电话费缴纳;4.环境卫生管理;5.外来宾客的住宿安排;6.车辆年检、年审、保险、维修的具体办理及与管理部门联系；7.办理公司员工暂住证及与治安委员会联系。8.其他工作配合。 【前台文员岗位职责】1.交换机电话转接；2.传真收发与登记；3.前台接待、登记；4.来宾引见、招待、接送；5.打印监督与考勤汇总；6.请假及加班申报单的保管、汇总、造表；7.锁门、电梯管理、检查灯光和门窗；8.报刊函件收发及报纸的整理保管。　　 第十一页，共三十二页，2022年，8月28日 1、秘书学的学科发展 全国性秘书杂志目录 《秘书工作》（中共中央办公厅