某公司基建档案管理培训教材课件.ppt

某公司基建档案管理培训教材 提 纲◆当前分公司基建项目档案收集中存在的问题及措施◆基建项目文件整理归档中的疑问◆基建项目档案归档范围、各阶段收集编制责任及整理规则◆各分公司基建项目归档文件跟踪管理注意事项基建档案管理培训 一、当前分公司基建项目档案收集中存在的问题及措施问题 ：归档体系不完善项目参与单位收集归档意识淡薄归档材料不及时、不齐全基建档案管理培训 .措施：前端控制，明确各阶段收集归档责任跟踪管理，执行“三同步”制度，重点检查督导经济挂钩，按合同做好事先沟通及验收考核工作基建档案管理培训 二、基建项目文件整理归档中的疑问疑问：项目过程中产生的文书材料怎样分类，是否需要全部归档；如何确定收集归档材料是与项目实际相符的材料即最终版；鉴于分公司兼职档案员的实际工作情况，如何做好跟踪管理；怎样确保归档的材料齐全完整;电子文件和照片档案的收集管理；基建档案管理培训 三、基建项目档案归档范围、各阶段收集编制责任及整理规则（一）项目文件的不归档与归档范围确定1、区别文书档案与项目档案2、区别归档与不归档3、确定项目文件的归档范围基建档案管理培训 1、区别文书档案与项目档案▲文书档案是一个单位为履行职责进行的行政、人事、党务等管理活动中形成的历史记录，它反映机构职能活动的历史面貌。▲基建项目档案是项目申报、勘察设计、招投标、土地征用、施工、监理等活动中形成的历史记录。▲两者有区别也有一定交叉，必要时可形成重复件。基建档案管理培训 　　基建项目单位文书档案与项目档案关系一览表档案内容文书档案项目档案基建项目机构成立文件是是行政事务、人事任免、后勤保卫等是勘察设计、招投标、设计变更、工程款支付、事故处理、开工、交工、竣工验收等是是基建项目单位工作计划、总结是立项审批、基建项目进度计划、总结、 是领导视察材料等质量检查、安全检查、进度检查、事故 是处理等是基建档案管理培训 施工监理单位文书与基建项目档案关系一览表档案内容文书档案项目档案基建项目部成立、公章启用、技术（施 是工、监理）人员安排等是行政事务、临时工聘用、临时租房租地 是借地合同等与上级公司来往文件、党务文件等是开工报告、施工记录、设计变更、计量支付、索赔、质量事故处理、施工竣工图等是基建档案管理培训 2、区别归档与不归档▲有价值的文件经整理归入档案室保存，即为归档。▲无价值的文件予以剔除、销毁，即不归档。▲确定归档与不归档应遵循价值鉴定原则。基建档案管理培训 3、确定项目文件的归档范围▲前期文件的归档范围▲施工文件的归档范围▲监理文件的归档范围基建档案管理培训 （二）基建项目文件跟踪归档范围1、按项目文件产生的来源单位跟踪▲项目建设单位（集团和各分公司）文件▲项目施工单位文件▲监理单位文件2、按项目文件产生的阶段跟踪▲工程准备阶段文件▲施工文件▲竣工图和竣工验收文件※两者互为交叉，以项目建设全过程跟踪、阶段督催收集归档为主基建档案管理培训 （三）基建项目建设各阶段归档文件的跟踪收集和编制责任1、了解项目各阶段各单位产生哪些文件▲项目准备阶段—建设单位▲项目施工阶段—施工单位、监理单位、建设单位▲项目竣工阶段—建设单位、施工单位、监理单位、设计单位、勘察院等基建档案管理培训 ▲项目准备阶段—建设单位△立项文件；△建设用地、征地、拆迁文件；△勘察、测绘、设计文件；△招投标文件；△开工审批文件；△财务文件；△建设、施工、监理机构及负责人基建档案管理培训 ▲项目施工阶段—施工单位、监理单位施工单位文件△施工技术准备文件△施工现场准备文件△地基处理记录△工程图纸变更记录△施工材料预制构件质量证明文件及复试试验报告△施工试验记录△质保材料△隐蔽工程检查记录△施工记录△质量评定△施工质量照片、录音录象及各类图表基建档案管理培训 项目竣工验收和试运行阶段—建设单位、施工单位、监理单位△竣工 图综合竣工图、专业竣工图；△交工竣工验收文件工程竣工总结、竣工验收记录、财务文件、各类声像电子材料基建档案管理培训 .监理单位文件△监理管理文件△监理基础文件基建档案管理培训 .2、 明确各阶段各单位收集和编制、检查审核责任项目准备阶段—建设单位负责收集整理项目施工阶段—施工单位负责收集整理施工文件、监理单位负责收集整理监理文件并监督审核施工文件、建设单位检查督导项目竣工及试运行阶段—施工单位负责编制竣工文件，监理单位负责审核，建设单位验收基建档案管理培训 举例：施工阶段建设单位检查监理文件监理收集编制主管、档案部门检查施工文件监理审核施工单位审核施工单位收集编制基建档案管理培训 （四）基建项目归档文件整理规则案卷目录编制案卷装订案卷封面填写卷内目录与备考表填写卷内文件整理合理分卷科学分类系统收集基建档案管理培训 1、系统收集▲对照归档范围，接收收集各部门、各有关人员形成的材料。▲将接收进来的材料再检查一遍