基于风险控制的合同管理体系的构建.docx

- 1 - 基于风险控制的全程合同管理体系的构建 肥矿集团白庄煤矿于1979 年建成投产，原设计生产能力30 万吨／年， 91 年进行矿井改扩建。目前已建设成为年产元煤140 万吨，精煤洗选能力 100 万吨， 拥有企业员工4500 余人。 固定资产 8 亿元， 年上缴利润5 亿元的现代 化矿井。是肥城矿业集团公司骨干矿井之一。白庄煤矿以卓而不群的斐然业 绩，先后荣获“全国文明煤矿”、“全国煤炭工业企业文化示范矿”、“全国安全 高效矿井” 、“全国煤炭工业双十佳煤矿”、全省“煤矿安全程度评估 6A 级矿 井” 、“安全山东建设先进单位”、“重合同守信用单位”等荣誉称号。 一、基于风险控制的全程合同管理体系的构建与实施背景 随着我国加入 WTO，社会主义法治建设的逐步推进，企业依法经营决策 问题势必更加突出地显现出来。企业要健康成长，必须建立完善的风险防范 机制，这是近年来各企业特殊是国有企业的管理层越来越重视的课题。可以 说，风险存在于企业经营发展的每一个环节，如果不加以重视和及时规避、 化解，一旦风险浮现，其后果往往是企业难以控制的，会给企业带来极大的 甚至是灾难性的后果，但往往是直到出了事才想到仓促补救，这样的效果自 然极差。 合同是企业从事经济活动取得经济效益的桥梁和纽带，同时也是产生纠 纷的根源。企业在经营中必然会签署大量的合同，用以规范双方当事人的权 利和义务，保障彼此的利益。但就目前的企业的法律纠纷来看，大多是由于 合同的签订和履行的不规范所造成的，可以说，目前，合同风险是企业最大 的法律风险。 二、基于风险控制的全程合同管理体系的内涵与指导原则 - 2 - 合同是企业开展生产经营活动的不可或者缺的载体，也是实现经营目的的 重要手段。合同风险是企业风险最常见的表现形式，有效地减少和避免因合 同给企业带来的风险是企业实现经营目标的永恒话题，也是企业合同管理部 门的永恒追求。因此，合同管理是企业管理的重要组成部份，应当纳入到企 业管理体系的架构之中。实践证明，全程合同管理体系的建立在防范企业法 律风险方面，能够起到显著的效果。同时强化了对合同完整生命周期的全过 程管理，使合同风险防线从传统意义的仅仅停留在对合同订立阶段“点”的 把关，延伸到对合同当事人的资信调查、文本制订、合同签定、合同履行和 纠纷处理全过程一条“线”的把关，并按照 “计划-执行-检查-修正”的模 式对文本和制度进行PDCA 循环过程管理。 建立与实施本体系的主要目标是优化流程、降低风险、提高效率。这需 要建立在合同管理流程和合同管理风险分析基础之上。合同管理普通流程分 为合同准备、签署、履行和履行后管理四个阶段，要从合同管理流程视角和 导致风险的主要因素视角分析合同管理风险，并提出相应控制措施，以期为 建立全过程合同管理体系提供理论依据。 三、基于风险控制的全程合同管理体系的构架 全程合同管理模式是借鉴国际上成功的管理模式和技术，逐步完善起来 的一整套全新的企业管理理念和方法。如果说全面质量管理使企业的产品质 量有了根本性的保障，那末全程合同管理则是根据合同法律风险的特性，建 立起行之有效的风险防火墙，从根本上改进企业基础管理，提高风险防范能 力和市场竞争能力。 (一)全程合同管理体系的体例和内容 - 3 - 全程合同管理体系的体例由制度、流程、表单、文本组成，形成一个相 互联系的统一整体。全程合同管理体系是基于防范法律风险的经营管理系统， 具体包括：“一支队伍”，即建立一支内部管理人员与法律人材相结合的合 同管理队伍；“二套文本”即企业结合自身实际制定的合同格式文本和各种 合同管理的图表文本；“三项考察”，即合同对方当事人资格、信誉度、双 方履约能力的考察； “四大阶段”， 合同准备阶段管理、缔约管理、履约管 理和合同履行后管理； “五种制度”，即授信制度、谈判制度、审批制度、 归档制度、争议处理制度。 全程合同管理将管理的重点移向事前和事中，并且采用要素控制与程序 控制相结合的全过程动态控制的方式，通过细分各交易要素，强化各个业务 环节的管理。上述体系主要包括以下内容： (1)规范企业全程合同管理的组 织机构，设立合同主管部门； (2)编制本单位合同管理作业指引，制定相关 文件； (3)为本单位两审定制各种格式合同文本、图表； (4)实行资信管理 制度，有效控制客户信用和风险； (5)通过内部授权、授信管理制度，实现 交易科学化、定量化、程序化； (6)对方当事人资格、信誉、履约能力的尽 职调查； (7)参预合同洽谈、起草、准备签约资料； (8)对合同条款、合同 效力、主从合同的关联性等合同的每一要素和细节严格审查； (9)编制双方 履约的顺序图，实行动态管理，对履约过程可能浮现的情况准备预案；(10) 建立违约预警机制， 即使就预案等信