药品采购操作规程.docVIP

药品采购操作规程 药品采购操作规程 一、目 的：建立药品采购程序，确保采购人员从合法的供货单位购进合法的药品。 二、适用范围：适用于药品的采购操作。 三、职 责：业务部采购人员对本程序的实施负责 四、操作规程： （一）采购前准备工作 1 根据药品需求，列出药品采购计划： 根据库存结合业务部购销计划或通过调查市场需求制定临时采购计划 2 选择供货单位并确定其合法性： 2.1坚持择优、择廉、“质量第一”采购原则，初步选择适宜的供应商； 2.2联系供应商并与供应商销售人员洽谈，表达建立供需合作关系； 2.3索要相关本企业所需资质材料以及提供本企业相关证照。 2.4确定供货单位的合法资格，同时满足以下条件： A、供货单位的《药品生产许可证》或《药品经营许可证》在有效期内； B、供货单位的GSP或GMP认证证书在有效期内； C、供货单位的《营业执照》按时年检； D、以上资料加盖供货单位公章原印章。 6 采购中涉及首营企业、首营品种的：采购员应当打印相关审批表，经质管部和质量负责人审核批准，必要时组织实地考察，对供货单位质量体系进行调查评价并做好记录，以确定供货单位的质量管理体系是否满足本公司要求；并按《首营企业、首营品种审批操作规程》执行。 （二）计算机ERP系统录入采购计划，审核通过后，生成采购订单 1． 从合格供货方目录选择供货单位采购非首次经营品种： 1.1 采购员打开计算机ERP系统，登陆账号密码，进入计算机ERP系统管理页面，依次展开业务管理、采购管理，点击采购计划，进入采购计划页面，点击新建或制定，进入计划编制，依次录入品名、规格、生产厂商等，录入完毕保存。 1.2业务部长审核采购计划：审核同意并保存；如审核不同意，计划自动废除。 1.3系统自动生成采购订单：采购订单是财务付款和储运收货凭证，业务洽谈成功后，应及时打印并传递相关部门。 2. 从合格供货方目录中选择供货单位采购首营品种： 2.1按（二）1.1操作并保存； 2.2按（二）1.2操作并保存； 2.3采购员进入计算机ERP系统管理页面，依次展开质量管理、质量管理组，点击首营品种审批，查看商品信息列表，选中所需填报品种，然后点击填报，录入相关品种资料并保存；并打印首营品种审批表，附品种相关资料，依次传递业务部长、质管部长、质量副总审批。 2.4业务部长、质管部长、质量负责人依次登陆计算机ERP系统，依次展开质量管理、质量管理组，查看商品信息列表，选中所需审批品种，点击审核或审批，分别录入该品种审核批准的意见并保存； 2.5审核通过后，系统自动生成采购订单。 3. 从首营企业采购非首次经营品种 3.1按（二）1.1操作并保存； 3.2按（二）1.2操作并保存； 3.3采购人员进入计算机ERP系统管理页面，依次展开质量管理、质量管理组，点击首营企业审批，查看右边待审批首营企业列表，选中所需填报首营企业，点击填报，录入该企业相关资料信息并保存；并打印首营企业审批表，附企业相关资料，依次传递业务部长、质管部长、质量副总审批。 3.4业务部长、质管部长、质量负责人依次登陆计算机ERP系统，依次展开质量管理、质量管理组，查看待审批首营企业列表，选中所需审批的首营企业，并点审核或审批，分别录入审核批准的意见并保存； 3.5审核通过后，系统自动生成采购订单。 4．从首营企业采购首营品种 4.1按（二）1.1操作并保存； 4.2按（二）1.2操作并保存； 4.3按（二）3.3 和3.4操作；结束后按（二）2.3和2.4操作 4.4审核通过后，系统自动生成采购订单。 （三）采购业务洽谈 1. 对供货单位的合法资格和质量信誉、所供品种的合法性及销售人员合法性审核通过后，公司药品采购人员根据采购订单与供货单位销售人员就购进药品进行洽谈，明确采购品种、规格、数量、生产厂家等内容，并签订有明确质量条款的购进合同和质量保证协议。 2. 在经营过程中，除了当面采购业务洽谈外，还可以采取电话、传真等方式采购药品，但必须有记录，并与供货单位提前签订明确各自质量责任的质量保证协议书。 （四）签订明确质量条款的购销合同和质量保证协议 1. 在采购业务洽谈成功时，应及时与供货单位签定明确质量条款的购销合同，购销合同中的质量条款至少应明确以下内容： A、药品质量符合质量标准和有关质量要求； B、药品附产品合格证； C、药品包装符合有关规定和货物运输要求。 D、从经营企业购进进口药品的，质量条款还应包括供货单位应提供符合规定的证书和文件。 2. 签定质量保证协议时应注意，质量保证协议书至少包括以下内容： A、明确双方质量责任； B、供货单位应当提供符合规定的资料且对其真实性、有效性负责； C、供货单位应当按照国家规定开具合法发票； D、药品质量符合药品质量标准等有关要求； E、药品包装、标签、说明书符合