办公室管理0930的学习课件.pptxVIP

办公室管理0930的学习课件第1页/共102页第2页/共102页（二）办公室的基本功能及其特点A基本功能 1从社会组织的整体看，办公室是管理工作的中心，处于枢纽地位。 2从社会组织的结构看，办公室是社会组织内部承上启下的联络部，处于中介地位。 3从社会组织的外部看，办公室是社会组织通向社会的门面，处于窗口地位。 办公室作为单位的综合部门，一般不直接参与各项具体业务工作，但它发挥着承上启下、协调左右、联系内外的服务纽带作用，又有传递信息、研究方针政策，辅佐领导决策作用。领导者要依靠办公室指挥全局，推动各职能机构的运转。B.办公室基本功能的特征1、 综合性。2 、程序性。(制定发展规划-建立组织规则-落实权责体系和工作制度-结果监控、评估、总结） 3 、终局性。（只是面对本组织的内部活动）（二）办公室管理的内容 办公室管理是指办公室围绕其所在的社会组织的总目标，按照一定的原则、程序和方法，做好服务工作的过程。一、与秘书学的关系(秘书学是办公室管理理论一个重要组成部分）二、与行政管理学的关系（重要组成部分）三、与公共关系学的关系（运用了公共关系学的一些基本原理）第3页/共102页 第二章 管理环境第一节 管理环境概述一、组织的管理与环境的关系1.环境提供管理资源（人、财、物、信息等）2.环境制约管理行为（客观条件会制约人的管理行为）3.环境表征管理成效（从一个城市环境可以看出政府管理的成绩和不足）4.管理对环境的适应与反应（人要发挥主观能动性，积极适应环境变化）5.管理对环境的优化与干扰（人的行为会促进环境优化，也会破坏环境）第4页/共102页第二节 办公室管理的环境维度一、办公室的职能环境办公室的职能环境是指决定办公室职能(功能）实现的环境因素（一）职能环境中的宏观因素1.社会环境：即国情2.管理体制是办公环境的核心内容（补充政府管理体制的内容）（二)职能环境中的微观因素 职能环境中的微观因素是指办公室与其他部门之间形成的上下左右关系及其作用形式。（如建立信任、和谐的各个部门的职能关系）第5页/共102页二、办公室职能环境的优化（一）优化标志1.环境信任度2.环境谐振度（二）优化条件1.树立明确的职能环境意识（观念先行）2.提高办公室人员的素养是优化环境的关键第6页/共102页 第一节 办公室工作条件的改善一、办公室工作条件及其基本要求（一）办公室环境及其管理1.传统意义上的办公室环境分为软环境和硬环境两种。软环境包括办公室的工作气氛，工作人员的个人素养，团体凝聚力等社会环境；硬环境包括办公室绿化环境、办公室空气环境、办公室色调环境、办公室灯光设计环境、办公室声音环境等外在客观条件。第7页/共102页办公室的硬环境（物理条件）颜色普通办公室：天花板宜用白色，面对职员的墙壁宜用冷色，其他墙壁的颜色宜用暖色如浅黄色。所有墙壁的颜色应注意互相调和。会议室：以浅色与中性的颜色为最佳。会客室：以欢愉的、中性的颜色为最佳。走廊：宜用明亮的颜色，因其缺少自然光线。休息室：男宜用蓝色；女宜用淡红色。私人办公室：深的和鲜艳的颜色，视主人之偏好而定。地下室与贮藏室：宜用具有高度反射光线的颜色。办公室的硬环境：空气（冬天20-22度，夏天23-25度，相对湿度40-60度之间）、光线（采光好，亮度适中）、颜色、绿化（办公室的地毯、桌面、桌椅应保持一种色彩的协调。）声音（理想声强值20-30分贝）、设备（适当更新设备）、安全环境（ 防盗?、防火、防止意外伤亡） 第8页/共102页办公室的软环境（社会条件） 软环境包括： 1.人际环境（目标一致，行动统一、凝聚力强） 2.气氛环境（和谐、和睦,良好的心境，注意培养人员宽容开朗的性格，形成人员间的合作精神和团队精神，保持办公室健康文明的氛围） 3.工作作风（严谨）（二）.办公室工作条件的基本要求(环境管理的原则）方便 →舒适、整洁→和谐统一 →安全。第9页/共102页二、工作场所的安排（一）办公室工作场所的设计与布局（1）办公室布局分为封闭式布局和开放式布局。A、封闭式布局：是一种较为传统的办公室布局，是把组织内部各职能部门独立安排在一个个小房间内，组成一个个小办公室。（1）封闭式办公室的优点：① 比较安全可以锁门；② 易于保证工作的机密性；③ 易于员工集中注意力，从事细致或专业工作；④ 易于保证隐私，明确办公空间由自己使用。（2）封闭式办公室的缺点：① 费用高，墙、门、走廊等占用空间多并要装修；② 难于监督工作人员的活动；③ 难于交流，员工被分隔开，易感觉孤独。第10页/共102页B 开放式布局 (1)开放式布局的优点 开放式设计的种种特点为各组织机构带来许多好处，所有这些好处都有助于降低成本、提高工作效率。1) 能源成本的降低。 2) 建筑成本的降低。使用开放式设计可使建筑成