经销商大会宣传组作业标准（范本）.docx

第 PAGE1页 共 NUMPAGES3页 经销商大会作业标准（宣传组） 主要负责工作： 主要负责会议方案的策划、销售政策策划、会议、晚宴等项活动场所的布置、宣传报道和服务，包括餐厅及酒店内外的布置和清场；媒体沟通接待、摄影摄像、集体照的凳子排列和第一排主要人员标识的打印与张贴、宣传资料的准备和报道追踪、会议及晚宴的音响设备、LEDT、舞台灯光，表彰及会议期间播放的音乐碟片；晚宴节目单、领导及嘉宾的发言稿、抽奖活动的抽奖箱、颁奖顺序、颁奖人、抽奖和签名引领的礼仪小姐、大会主持人、文艺团队和节目落实、演出活动全过程的落实等工作。 作业要求： 排序 事项 完成时间 操作要点 1 完成会议方案策划 会议前45天 1、品牌部根据会议计划要求，与会议组沟通计划会议时间及地点，并初步确认计划参会人数； 2 会议前35天 1、如果计划在建瓯以外地区举行活动，需前往计划会议举办地及酒店确认大会场地、晚宴场地是否有档期，确认住宿安排是否能保证，并初步与酒店确认计划举办时间，初步沟通酒店食宿费用、场地租赁费用、舞台灯光音响费用、LED租赁费用，初步评估是否需要第三方广告公司提供舞台搭建、灯光音响及LED租赁服务；确认合影场地、品鉴区场地、菜金菜单；2、与酒店沟通的同时，邀请第三方广告公司现场确认可做宣传布置的场地位置、对布展物料进行初步规划，并拍照与丈量尺寸；3、与酒店沟通情况及建议汇报至会议组组长并集团总裁，由集团总裁最终确认会议时间及地点；4、如在建瓯举行大会，住宿费用等由餐饮物流组负责，并由其协助品牌部与酒店沟通布展及晚宴等相关事项，品牌部需现场前往沟通确认布展方案规划； 3 会议前30天 1、完成会议活动方案策划：①确认会议主题、确认会议流程，并将会议流程交会议组发文通知；②确认晚宴表演流程（部分节目最迟于会议前10天要确认）③策划完成销售政策方案及预算，并融入总活动方案中；④确认酒店场地及食宿费用预算（如在建瓯举行，由餐饮物流组负责）⑤与酒店或第三方广告公司确认确认舞台搭建、LED租赁、舞美灯光、线阵音响等费用预算；⑥完成布展示物料规划手册，并与第三方广告公司确认布展物料费用预算；⑦与第三方广告公司确认晚宴表演团队费用预算；⑧规划拌手礼产品预算⑨规划其他小物料预算 4 完成物料设计制 会议前28天 1、完成会议主视觉元素设计，并经集团总裁确认； 5 会议前25天 1、根据展示物料规划手册，完成主要物料文案策划；2、完成H5邀请函设计,并将邀请函转营销总经办、领导嘉宾接待组； 6 会议前20天 1、完成其他主要物料初稿设计，交集团总裁审核，如需调整于1个工作日内完成修改并定稿； 7 会议前15天 1、将需要制作的物料发第三方广告公司或酿酒公司采购部采购制作，并要求于会议前5天完成制作或采购； 8 会议前10天 1、与领导接待组林芬确认祝贺单位名单；（在建瓯举行会议）2、将祝贺单位条幅内容及拱门内容交市场部肖乐军安排制作（在建瓯举行会议）3、完成主要现场分工表并提交会议组，由会议组统一通知各小组； 9 会议前5天 1、将参会证等证件、定稿活动流程打印稿、定稿表演节目单交会务报到组；2、将晚宴抽奖券交营销总经办；3、将礼品领用券交领导接待组林芬；4、完成获奖经销商奖牌设计，并交营销总经办；4、完成活动广宣品物料申领，如企业宣传手册、产品宣传单、门型展架、《福矛之友》、及酒杯酒扎等；5、完成活动产品申领，如伴手礼产品、品鉴酒；6、完成展示用的福矛书画的借用申请；7、完成大会主持人手持卡及晚宴主持人手持卡制作及主持人串词撰写； 10 会议音乐、视频、PPT 会议前5天 1、完成主要会议PPT收集，PPT需经由集团总裁确认；2、完成晚宴各环节PPT制作3、完成收集整理会议音乐及视频； 11 集团总裁祝酒词 会议前5天 1、完成集团总裁晚宴祝酒词，并用粉红纸打印出来交林芬，品牌部同时备用一份； 12 媒体确认及新闻通稿 会议前5天 完成新闻通稿撰写并经集团总裁确认后交市场部肖乐军； 由市场部肖乐军确认出席媒体人数； 13 备用金申请 会议前5天 1、完成活动备用金借用申请； 14 会议布展 会议前1天 1、完成酒店或建瓯酒厂会场布展，含大合影台搭建；2、完成酒店签到处及品鉴区布展；3、完成酒店晚宴现场布展；4、确认领导名单并打印制作嘉宾名牌台卡，交会议组； 15 大合影视搭台 会议前1天 1、搭建专业影楼大合影脚手架；2、会前内部工作沟通会时强调整合影要求； 16 会议当天 1、做好大合影的凳子排列和第一排主要人员标识的打印与张贴； 17 会议及晚宴彩排 会议前1天 1、完成会议流程音乐、视频、PPT调试；2、完成大会流程及晚宴流程彩排； 18 礼仪安排 会议当天 1、做好礼仪工作安排与上岗前