办公自动化基础（第2版）全套PPT课件.pptx

《办公自动化基础》第一单元 文字处理软件Word 实用技术技巧本章学习目标1.掌握批量制作邮件的方法2.掌握公文、文稿的实用编辑技巧3.初步掌握自动生成目录的方法4.掌握Word表格的常用编辑技巧1.1 Word文档的高级编辑排版1.1.1 邮件合并 案例教学——会议通知的批量制作一、基本制作方法（6个步骤）两个关键文档主文档两个关键文档数据源域记录邮件合并的6个步骤（演示讲解） 1.打开主文档2.调用数据源【邮件】→【开始邮件合并】→【信函】【邮件】→ 【选择收件人】→【使用现有列表】→打开所需文件3.在主文档中插入合并域【邮件】→【插入合并域】→选择域名4.预览邮件合并效果【邮件】→ 【预览结果】5.合并到新文档【邮件】选项卡→【完成并合并】→【编辑单个文档】6.保存新文档【文件】→ 【另存为】小结（6个步骤）： 打开主文档调用数据源在主文档中插入合并域预览邮件合并效果合并到新文档保存新文档案例教学——成绩单的批量制作二、邮件合并的实用技巧1. 关于主文档尺寸自定义主文档页边距（21*9.5）2. 选择数据源中记录编辑数据源3. 挑选结果合并到新文档4. 添加背景图片 插入合并域名后，对主文档插入图片； 【图片工具】选项卡→【格式】→ 【重新着色】→ 【冲蚀】 、【设置透明色】，使得图片半透明、背景呈透明效果； 置于文字下方。5. 添加背景颜色 保存新文档后； 【页面布局】选项卡→【页面颜色】→ 【填充效果】→ 【渐变色】，白蓝渐变。1.1.2 案例教学——公文编辑主要知识点：分页格式化格式刷页码水印页面设置打印设置文档加密公文编辑重要常识① 一般正文先直录文字不排版，后期编辑时再进行文本和段落的格式化处理；② 编号通常状况下也在缩进二字符处；③ 汉字编号后用顿号，阿拉伯数字后用“.”号表示；④ 正式文件正文一般设置为宋体，书信类文件一般设置为楷体；⑤ 有时文件需要封面以期正式和美观合肥师范学院第二届大学生办公自动化技能大赛 案例导入编辑前比较这两者的区别？编辑后一.分页任务：将案例封面独立出来操作步骤① “第二届办公自动化技能大赛方案”后面单击留下插入点；② 找到【页面布局】选项卡→【分隔符】选项；③ 单击【分页符】选项，插入分页符二、页码添加一般文档页码【插入】选项卡→【页眉和页脚】选项组→【页码】 设置页码格式首页无页码勾选【首页不同】选项，页码起始编号设置为0任务：将本文稿添加首页无页码。三、格式刷的使用 格式刷可以将某文本的字符格式或段落格式复制到其他的文本中，利用此工具可以提高文档编辑的效率；复制字符效果选中文字，双击格式刷注意技巧：双击格式刷可以对格式应用多次复制段落效果段落任意位置双击格式刷取样，单击另一段落任意位置即可复制任务：将文稿中的其他标题和段落，运用格式刷进行复制格式效果。四、水印设置在公文的编辑中，有时候为了体现其重要性或保护文档产权可以在页面背景中添加水印。关键步骤： 【页面布局】选项卡→【页面背景】选项组→【水印】 →自定义水印任务：本文稿中添加水印“请勿外传”字体设置华文行楷红色，斜式五、页面设置页边距【页面设置】选项组→【页边距】杂志、书稿一般都要利用页边距调整版芯的大小纸张方向横向或纵向纸张大小一般公文以A4、B5、16K的尺寸为多，利用【自定义大小】输入长、宽的具体数值可设置任意大小的纸张六、文档加密办公中对一些重要文件，为了保障其安全不允许外人随意浏览，可以对文件进行加密设置。方法：【文件】菜单→【信息】 → 【保护文档】 → 【用密码进行加密】利用工具选项另存为选项【文件】选项卡→【另存为】 → 【常规选项】 → 【打开文件时的密码】任务：本文稿设置打开密码。1.1.3 案例教学——公文编辑主要知识点：脚注尾注修订批注查找与替换分栏页眉与页脚一、脚注尾注脚注”或“尾注”一般用来标识、辅助说明有关问题或出处；脚注和尾注是对文本的补充说明。两者的区别是，脚注位于页面底部，一般作为文档中某处内容的注释；尾注位于文档末尾，一般列出引文的出处等；添加脚注【引用】选项卡→【脚注】选项组→【插入脚注】添加尾注【引用】选项卡→【脚注】选项组→【插入尾注】任务：本案例中添加脚注和尾注二、修订修订是指对文档进行插入、删除、替换以及移动等编辑操作时，使用一种特殊的标记来记录所做的修改。添加修订【审阅】选项卡→【修订】选项组→【修订】选项任务：本案例中的“42度”进行修订；接受修订【审阅】选项卡→【更改】选项组→【接受】拒绝修订【审阅】选项卡→【更改】选项组→【拒绝】 接受或拒绝修订后，修订的标记仍然存在，如果想取消所有的修订标记，找到【审阅】选项卡→【修订】选项组，选择“最终状态”。三、批 注批注是添加到独立的批注窗口中的文档注释或者注解；插入批注【审阅】选项卡→【批注】选项组→【新建批注】选项任