秘书基础全套完整版教学课件.pptx

全套PPT课件共10章 秘书概述秘书的素质要求 1秘书概述秘书的定义秘书的分类 一、秘书的定义 秘书是从事办公室程序性工作、协助领导处理政务及日常事务并为决策及实施提供服务的人员。我国人力资源和社会保障部《秘书国家职业标准》对“秘书”给出了如下定义： 二、秘书的分类（一）按照秘书服务的对象划分公务秘书0102私务秘书 公务秘书1公务秘书是指为党政军、国家机关、社会团体、事业单位、公有制企业或股份制企业服务的秘书。公务秘书由组织人事部门考察选用，由国家或单位支付薪酬。私务秘书2私务秘书是相对于公务秘书而言的，是指由外资企业、民营企业或个人出资雇用并为企业或个人服务的秘书。其中，为个人服务的秘书又称私人秘书。 二、秘书的分类（二）按照秘书工作的性质划分党政秘书0102企业秘书03商务秘书 党政秘书1党政秘书是辅助党政机关领导和领导集体实施决策与管理，保障机关各项工作正常运转的秘书。企业秘书2企业秘书是指在企业中专门为企业领导统筹公司各项事务而服务的秘书。商务秘书3商务秘书是指在企业经营活动中专门辅助领导处理各类商业事务的秘书。 二、秘书的分类（三）按照秘书业务的内容划分行政秘书0103文字秘书05会议秘书事务秘书0406公关秘书02机要秘书 行政秘书1行政秘书是指协助领导处理公务、结算各项行政费用、管理文档，以及协助维持及维护办公室设备及办公环境的秘书。机要秘书2机要秘书是指处理党政军机关中从事机密文电翻译、处理及保管的秘书。 文字秘书3文字秘书是指专职从事以撰拟、处理文稿为主要工作的秘书，具有较强的口头与文字表达能力，俗称“笔杆子”。事务秘书4事务秘书是指负责总务、后勤等事务性工作或负责照顾高层领导、专家生活的秘书。 会议秘书5会议秘书是指专门从事会议策划、组织、安排、协调等工作的秘书。公关秘书6公关秘书是指能够协助领导协调关系、处理矛盾、树立和维护组织良好形象的秘书。 二、秘书的分类（四）按照秘书的级别划分初级秘书0102中级秘书03高级秘书 初级秘书1初级秘书主要从事操作性的服务工作，帮助领导处理一些日常程序性的琐事和杂务，如核对打印文稿、整理保管资料、操作电脑、接听电话等。中级秘书2中级秘书主要从事辅助管理事务和部分操作性事务，消除领导在决策与管理过程中的各种技术障碍，如筹办会议、安排日程、编撰文稿、协调关系等。 高级秘书3高级秘书是指秘书部门的负责人或高层领导的助手。高级秘书通常是高层领导身边的高级参谋和助手，其工作通常包括分析研究信息、提供决策方案、拟定重要文件、参与对外谈判等。 2秘书的素质要求秘书必备的知识和能力要求秘书必备的品质秘书的职业道德 一、秘书必备的知识和能力要求对于一个秘书来讲，不仅要掌握全面的业务知识，还要具备高度的理解能力、敏锐的洞察力、优秀的写作能力和出色的沟通能力，能灵活地运用自己所掌握的知识和技能，做出及时有效的判断，圆满完成上司交代的工作。 （一）秘书工作必备的知识一、秘书必备的知识和能力要求基础知识0103社会交往知识05管理学知识心理学知识0402专业知识作为现代秘书，不仅要具备较高的知识水平，而且还要有合理的知识结构。 基础知识1基础知识是秘书知识结构的最低层次，是秘书学习专业知识的前提条件。基础知识包括语文、数学、历史、地理、逻辑、英语等基础学科知识。秘书特别要注意语言文字表达能力的提高和历史知识的积累，其中，通过学习历史知识，有助于我们透过现象抓住事物内在的规律和本质，有助于提高自身的理论修养。政策法规知识也是秘书必备的知识，例如，秘书应了解国家的宪法、常用的法律法规等。 专业知识2专业知识是秘书知识结构的核心和主体。专业知识具体包括：理论知识是秘书学和秘书工作总体的理论知识，是秘书工作者胜任本职工作的重要前提和基础。理论知识通常包括文书处理知识、信息处理知识和秘书实务等。业务知识包括秘书工作中各个实操环节的常识、基本技能和操作规范等。行业知识是指秘书所在行业的基本知识。 社会交往知识3社会交往知识包括社会关系学、公共关系学和人际关系学等，掌握这些知识可以提高秘书的交际能力和信息沟通能力。 心理学知识4心理学知识包括普通心理学、领导心理学、管理心理学、社会心理学和人际关系心理学等。管理学知识5管理学知识主要包括行政管理、人力资源管理和领导科学决策等。 （二）秘书必备的能力一、秘书必备的知识和能力要求010304050607080902010203040506070809写作能力应变能力观察分析能力协调能力口头表达能力听知能力阅读概括能力社交活动能力现代化办公设备的操作能力 写作能力1写作能力是指各种应用文书的写作能力。秘书要写好应用文，应掌握语法、修辞和逻辑知识，丰富的词汇和常用的句式与文体，以及标点符号的用法，并通过长期实践，将这些知识综合起来转化为写作能力。写作能力不仅仅是