归档文件整理规则培训材料.doc

《归档文件整理规则》培训材料 涪城区档案局 郭秀光 2000年12月6日，国家档案局发布的中华人民共和国行业标准DA/22—2000《归档文件整理规则》，是我国机关档案工作的一次重大调整，《规则》以“简化整理、深化检索”为宗旨，是对原有文书立卷方法的一次重大改革。对归档文件整理的原则和具体方法作了新的规定。他涉及面广、范围宽，对各级各类机关档案工作提出了新的要求。按照四川省档案局川档发[2001]24号和绵阳市档案局绵市档发[2001]53号文件精神，结合我区实际，就贯彻实施《规则》标准，作如下讲解。 一、实用对象 1、区级副科级以上机关、团体、街道办事处（含区直企事业单位），从2001年起，在整理机关纸质文件材料时，必须统一采用档案行业标准DA/T22—200《归档文件整理规划》。 2、城郊乡、塘汛镇、石塘镇，及南郊工业园、园艺工业园区等，从2001年起采用新《规则》。 3、我区各重点企业、事业单位（学校、医院）在整理归档文件时，其文书档案部分宜采用新《规则》。 4、其余12个乡镇机关、城区二级机构（包括站、所、院、校）、农村村级组织、各企事业单位等，推迟至2005年前实施新《规则》标准。2001年至2004年形成的文件材料仍可采用四川省地方标准《四川省文书立卷与案卷构成一般要求》。其间，有条件的乡镇机关、学校、医院、企业单位、社区居委会等也可提前实施新《规则》标准。 5、区级各单位的专门档案，如案件、诉讼、刑侦、干部、人事、基建、科研、教学、新闻报道、会计、审计、普查、声像、信访、工业企业等档案仍执行原有规定。 二、使用软件 微机档案管理软件统一使用国家档案研究所（北京世纪科台科技发展有限公司）开发的科怡2000档案管理系统（绵怡2000档案管理系统）。 三、归档文件整理原则 1、“遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系；区分不同价值；便于保管和利用”。 2、“事由原则”即同一事由的相关文件应当排列在一起。事由是一个比较原则性的概念，可以是指一件具体的事，或一个具体的问题，或一段较紧密的工作过程等等。按事由原则排列归档文件可以提高“查准率”和“查全率”。 3、在归档文件整理工作中应适当照顾“事由原则”，但不过分强调。 四、归档文件的价值鉴定 1、归档文件的价值鉴定，包括两个阶段的工作，第一阶段即文件能否转化为档案的“资格鉴定”，他是档案鉴定的第一关口，第二阶段是对于进入归档范围的文件材料，根据其在日后保存过程中可能产生的不同作用确定档案的“生存期”，提出应保存的年限，判断划分其保管期限，他是决定档案命运的关键。 2、鉴定工作应遵循“历史、全面、发展、效益的观点”原则。 3、鉴定标准主要有： （1）职能标准---按立档单位在党委和政府系统的地位和重要程度决定其档案价值； （2）来源标准---充分体现档案的形成者，即“以我为主”。本机关形成的文件材料应当是保存的重点； （3）内容标准---强调内容的重要性和独一性，即文件的自身价值； （4）形式特征标准---文件的名称、文本、外形特征等，外形特征也包括载体形式，应注意声像、实物类档案材料的收集。 4、归档和不归档的范围。 各立档单位按照国家档案局1987年12月4日《机关文件材料归档和不归档的范围》制定本单位的归档和不归档的范围。 5、档案保管期限。 各立档单位按照国家档案局1987年12月4日《关于机关档案保管期限的规定》和《文书档案保管期限表》，制定本单位的档案保管期限表。 6、制度建设。 为了使归档文件整理工作能顺利地开展并保证其工作质量，各机关单位必须建立健全机关的规章制度，包括《文件材料整理及归档办法》、《机关文件材料归档范围和档案保管期限表》、《不归档文件管理处置办法》、《收发文登记制度》、《归档文件材料检查制度》、《随办随归制度》等。 五、归档文件分类 归档文件分类统一采用： 1、保管期限---年度---机构。 适用于内部机构虽有变化，但不复杂的大型或较大型的立档单位和现行机关文件整理归档工作。 2、保管期限--年度—问题 适用于不宜按机构分类的中小型立档单位，多用于南行机关文件整理归档工作。 3、保管期限—年度 适用于内部机构设置简单的基层单位或小机关，或每年形成的文件数量少的机关，适宜于现行文件整理归档工作。 上述三种档案分类方法。其中问题或机构的设置各单位根据实际情况自订。 六、归档文件的排列 归档文件排列统一采用分类方案下的小流水号。 如：（保管期限—年度—机构）： 保管期限 年度 机构 编号 备注 永久 2001 办公室 1—XX号 下一年度相同保管期限、相同机构的又从1号开始 永久 2001 XX股 1—XX号 永久 2001 XX股 1—XX号 永久 2001 XX股 1—XX号 长期 2001 办公室 1—XX号 同上 长期 2001 XX股