办公室事务管理实训一.pptxVIP

办公室事务管理实训一; 实 训 内 容;实 训 实 习 方 法;我 国 办 公 室 事 务 的 主 要 内 容;国际秘书协会确定的办公室事务的内容;外资合资企业办公室事务的内容;办公室环境;办公环境及其优化; 1.空气杀手； 2.光线杀手； 3.声音杀手； 4.空间杀手； 5.设备杀手； 6.文件杀手； 7.职能杀手。;第10页/共55页;案例：办公室布局;保持办公环境的整洁有序;保持办公环境的整洁有序;办公环境维护的基本原则;办公室的空气环境管理;识别办公室安全隐患;识别办公室安全隐患;识别办公室安全隐患;办公环境安全检查;实训：填写隐患记录及处理表;设备故障表;紧急情况记录常识; 技能训练 ;实训内容;接打电话的基本礼仪; 电话机应该摆放在最容易、最方便 使用的地方。如果是习惯 用右手写字，电话机就应 该放在办公桌的左边。当 来电话时，右手拿笔作记 录，很方便。 ;拨打电话程序;接听电话的程序;问对方是否愿意等待转接并解释转接原因; 技能训练;如何处理同时打来的几个电话？;模拟应对不同类型来电的策略; 当通话者提出的要求超出正常限度的时候，例如对方要同事或上司家里的电话号码等，你怎么说？ “对不起，我们公司没有保留这方面的信息。或许明天你可以打电话到他(她)的办公室。”无论请求如何，不要被迫接受。;模拟应对不同类型来电的策略; 案例：新加坡利达公司销售部文员刘小姐要结婚了，为了不影响公司的工作，在征得上司的同意后，她请自己最好的朋友陈秘书暂时代理她的工作，时间为一个月。陈小姐大专刚毕业，比较单纯，刘小姐把工作交代给她，并鼓励她努力干，准备在蜜月回来后推荐陈秘书顶替自己。某一天，经理外出了，陈秘书正在公司打字，电话铃响了，陈秘书与来电者的对话如下: 来电者:是利达公司吗? 陈秘书:是。 来电者:你们经理在吗? 陈秘书:不在。 来电者:你们是生产塑胶手套的吗? 陈秘书:是。 来电者:你们的手套多少钱一打? 陈秘书:1.8美元。 来电者:1.6美???一打行不行? 陈秘书:对不起，不行的。 说完，陈秘书“啪”挂上了电话。; 上司回来后，陈秘书也没有把来电的事告知上司。一星期后，上司提起他刚谈成一笔大生意，以1. 4美元1打卖出了2万打。陈秘书脱口而出:“啊呀，上星期有人出价1. 6美元1打，要1.5万打，我说不行。”上司当即脸色一变说:“你被解雇了”，陈秘书哭丧着脸说:“为什么?” 上司说:“你犯了五个错！” 陈秘书犯了哪五个错?她在电话礼仪方面还犯了哪些错误?; 分析 １.该问的没有问（指对方情况，手套的需要量）；　　　　 ２.该记的没有记录（对方的姓名、公司、电话号码）；　　　　 ３.该说的没有说（没有及时向上司汇报）；　　　　 ４.不该说的却说了（价格上的自作主张，不向上司请示）；　　　　 ５.不懂得保护自己（即使自己自作主张拒绝了对方，犯了错误，也没必要告诉上司，使自己陷入被解雇的境地）；　　　　 ６.电话礼仪方面，接电话时没有自报家门；　　　　 ７.不等对方说完，就“啪”地挂上电话;行为失礼。;印章的审批和使用;第39页/共55页;印章启用工作流程图;印章的使用流程; 技能训练;介绍信使用的程序; 用信登记簿; 技能训练;值班工作的内容; 1.值班日志 外来的信函、电报、反映情况、外来的电话等。 2.接待记录 来访人员的姓名、单位、来访事由，联系方法等。 3.电话记录 来电时间，来电单位，来电人员姓名，来电内容。;实训----情景模拟训练;案例：毒药掉进河里之后;邮政业务;邮件处理程序; 技能训练;实 训; 祝各位学习进步！ ;感谢观看！