6成文信息管理程序.docxVIP

1目的 控制与质量管理体系有关的成文信息，予以妥善保护，确保需要时可获得并适用。 2适用范围 适用于文件的分类和编号、编写（创建）和审批、发放和检索、更改（更新）、保存和保 密，以及外来文件和记录类文件的管理。 3术语和定义 3. 1文件：信息及其载体，例如：记录、规范、程序文件、图样、报告、标准。 2成文信息：组织需要控制和保持的信息及其载体。 3.3规范；阐明要求的文件，例如：质量手册、质量计划、技术图纸、程序文件、作业指导 书。 4职责和权限 综合办公室负责文件的统筹管理，负责编制并及时更新《文件必威体育精装版状况一览表》。 总经理负责质量管理手册的批准，管理者代表负责文件发放范围及程序文件的批准。 各部门负责本部门相关文件的编制和使用保管，部门经理负责部门内部文件的批准。 综合办公室负责《记录一览表》的编制，各部门按要求填写和保存相关的记录。 5作业程序 文件的分类与编号 文件分为以下各类： a）质量管理手册、程序文件和相关的作业指导书； b）技术文件（包括技术标准、图纸等）和工艺文件（包括工艺规范、操作规程等）； c）检验、监视和计量、校准文件； d）外来文件（包括国标、法律法规等）； e）表格类文件，记录类文件（包括培训计划、管理方案等）； . 2文件的编号和版本 a）质量手册编号为 BBTNL-SC-20XX；程序文件BBTNL-CX-20XX; b）作业文件、管理文件编号为 BBTNL-ZY-20XX BBTNL-GL-20XX c）记录编号为JL-X. X. X-XX d）原有的技术工艺文件、外来文件或记录，保持原编号和格式。 其中：Q-质量管理体系文件 DGHJ-BBTNL. COM JL-记录格式 .X.义-对应的标准条款号 X义-顺序号 sc-质量手册ex-程序文件 ZY、GL-作业、管理文件 201义-年代号 文件的编写（创建）与审批 5. 2.1质量管理手册由综合办公室编写，管理者代表审核，总经理批准。 程序文件由相关部门编写，部门经理审核，管理者代表批准。 5. 2. 3技术文件和工艺文件由技术员编写，其部门负责人批准。 检验、监视和计量、校准文件由技术员编写，其部门经理审批。 5. 2.5其他作业指导书由相关部门编写，其部门经理审批。 5. 2.6表格类文件的编写和审批，参照其来源文件。 5. 2. 7技术文件和图样按规定进行审签，审签包括：编制（工艺）、审核、质量、标准化、 批准； 5. 3文件的发放、更改和领用 5. 3.1文件的发放 文件编写部门制定《文件发放清单》，交管理者代表批准后，由综合办公室依清单复印相 应份数，加盖蓝色“受控文件”印章进行统一发放，且在发放的文件上注明分发号，文件领 用人应在《文件发放回收记录表》上签收。 5. 3.2文件的更改（更新） 文件更改时，由更改申请者填写《文件申请单》，经原审批部门批准后进行更改（若其他 部门人员进行审批时，需取得原审批部门相关背景资料），并将更改后的正稿及相应的《文件 申请单》交到综合办公室，由综合办公室按原发放清单进行发放，同时收回相应作废文件， 在《文件发放回收记录表》上做相应记录。 3.3文件的领用 当文件丢失、严重破损或其他情况需（重新）申请领用时，由申请者填写《文件申请单》, 经其部门经理审核及管理者代表批准后方可领用。因破损而重新领用的新文件，分发号不变, 并收回相应旧文件。丢失补发的文件应给予新的分发号，并注明已丢失的文件的分发号失效。 综合办公室做好相应发放签收记录。 5.4文件的保存及日常管理 4.1所有文件的原稿（包括纸质形式或电子形式）及其《文件发放清单》由综合办公室统 一保存，作废文件的原稿应加盖红色“作废文件”印章，保存于综合办公室，其余作废文件 由综合办公室收集后统一销毁。防止作废文件的非预期使用。 4.2综合办公室负责编制并及时更新《受控文件清单》以反映文件版本必威体育精装版状况。 4.3使用人员不得在受控文件上涂画和更改，不准私自外借。 4.4综合办公室每3个月对文件进行一次全面检查。检查各类在用文件有效性，发现问题 及时处理。 4.5综合办公室随时关注组织环境内外部因素的变化，及时组织更改相应的体系文件，每 年3月份组织对体系文件进行定期评审。 .6按图样和技术文件管理规定，对图样和技术文件的设计、编制、领用、复制、更改、 回收等过程进行控制和管理，确保现场使用的图样和技术文件协调一致、现行有效； 5. 4. 7保证质量记录完整、可追溯，并能证明产品和服务满足要求的程度； 5. 4. 8产品和服务质量形成过程中需要的文件和记录按规定归档； 5.5外来文件的控制 5. 5.1各部门负责收集相关法律法规、国家标准和国际标准的必威体育精装版版本，原稿交综合办公室 统一编号，外来文件直接引用作为生产、检验、检定、实验、采购等的依据时，需经