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目的
规范档案管理,保证档案的完备性、必威体育官网网址性与安全性。
适用范围
适用于集团各类档案的管理,各分、子公司参照执行。
权责
人事行政部:负责集团档案及本部门档案的收集、整理、保管与销毁等工作; 各部门:负责本部门档案的管理工作,并定期将档案清单报送人事行政部备存。
作业内容
档案分类
①综合文件:营业执照、代码证、章程、政府批文、各类许可证、资质证书、 产权证等;
②各类公文、股东会、董事会文件;
③制度规定:集团及各部门制定的规章制度、作业流程等;
④各类合同、协议、合作意向;
⑤技术文件:各部门专业技术文件、图纸、标准等。
2 必威体育官网网址程度分类
①A级文件:
集团营业执照、代码证、章程、股东会、董事会文件、决议、总裁办会议纪要、 重要公文及政府批文等;
重要合同、协议及来往函件;资产类产权证;
重大项目可行性研究报告及相关配套资料、专有技术类文件图纸等; 重要财务资料(财务报表、验资报告、重要函件)、人事薪资资料; ②B级文件:除A级外的文件均属B级。
3 档案材料的收集鉴别与归档管理
3. 1档案收集
①根据档案分类的规定,全公司范围的综合文件、会议纪要、公文、各类合同 等由人事行政部统一收集管理,制度文件按《文件管理制度》进行存档;
②各部门收集的文件由各部门按本规定要求进行分类归集存档,属于必威体育官网网址A级 的文件报送人事行政部统一管理,其他文件由各部门存档,每季度将档案目录 清单报送人事行政部;
③所有的归档材料应以原件存档,当存档资料确因客观因素而不能存放原件时, 可用复印件替代,但须附页说明原件所在及不能存留原件的原因,并经存放地 负责人签字确认;存档材料应完整、齐全、真实,文字清楚、对象明确,有相 关领导及责任人署名、意见;
④所有的归档材料必须手续完备,严把归档关,防止不符合归档要求的材料入 档,对伪造、涂改档案内容的,一经发现对当事人严肃 处理;
⑤档案中缺少的材料要逐份进行检查、登记,并积极收集补充归档,保证档案 内容的完整。对所有文件档案要进行归卷,编制“案卷类目”,同时进行立卷、 案卷装订;
⑥案卷装订前应拆除金属物,做好文件材料的检查,如对破损或褪色的材料, 应当进行修补和复制,装订部位过窄或有字迹的材料,要用纸加衬边,纸面过大 的书写材料,按宗卷大小折叠整齐,对字迹难以辨认的材料,应附上抄件,案 卷标题要标明相关署名、部门、问题等,文字要求简练、确切。
3.2档案编号与索引
①档案立卷编号规则:
编号构成:公司代号-文件种类-文件序号-(机密级别)-保存期限
编号说明:公司代号:以公司简称取二至三个汉字组成;
文件序号:为同类档案资料的顺序号编制。
机密级别:A文件或B级文件
保存期限:为档案的保存年限
②归档资料必须准确做好文件索引,建档立卷按永久、长期(十年以上)、短 期(注明存期)分别组卷,卷内文件应把正文和底稿、文件和附件、请示和批 复放在一起,卷内页号一律在右下角。
③案卷按机构、年代排列,永久与长、短期案卷分开保管,编上顺序及注明 存放案卷年号与卷号。
3. 3档案管理
①注意做好必威体育官网网址工作,存放档案的门窗要坚固,并做好防盗、防火、防水、防 潮、防尘、防鼠虫、防高温、防强光等措施;
②每年定期对档案材料的保管情况进行一次检查,发现问题应及时补救。
4.4 档案的查借阅与传递
4.1借阅文件档案(包括资料),必须由借阅人填写《档案查阅/借阅/转递申请单》, 经相关部门主管会签,后到人事行政部办理借阅手续,人事行政部在《档案借 阅登记表》中做好借阅记录;
4. 2装订成册的档案不出借,只供现场查阅,未立卷的文件及资料可出借。
查阅档案的人员必须爱护文件档案,不得随便携带或转借他人阅读;做好档案 的安全和必威体育官网网址,不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散、摘抄、翻印、复印、 摄影、转借或损坏,否则,将追究当事人责任,如确需复印、摘抄等须经相关 权核主管批准后方可;
查阅的文件档案交还时,必须当面点交清楚,如发现遗失或损坏,档案管理人 员应立即报告主管领导;
因工作需要档案要求转递的,申请部门提出申请经总经理或总经理授权人批准 后,由人事行政部通过机要交通转递或专人送取,转出的资料必须完整齐备,
并做好相关的转递记录;
4. 4. 6档案查(借)阅及转递权限:
①A级档案须由总经理或总经理授权人批准方能借阅,B级档案由人事行政部 最高负责人批准借阅,各专业资料应经相关部门主管会签;
②档案的转递由申请部门主管审核、总裁或总裁授权人批准,人事行政部门会 签并办理。
4. 5 档案的销毁
4. 5.1档案资料保管期满,由保管员定期清理核实,制定销毁档案明细表并填写《档 案销毁申请单》报人事行政部门审核,专业资料同时由专业部门会签,总裁或 总裁授权人核准后,由保管员与监督员共同清点核实销毁;
. 5.2档案资料可以烧毁、
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