工程项目沟通管理知识点讲解.pdf

项目沟通管理 （projectcommunicationmanagement）包括为了确保项目信息及 时适当的产生(generation)、收集(collection)、传播(dissemination)、保存 (storage)和最终配置(ultimate disposition)所必须的过程。项目沟通管理把 成功所必须的因素--人(people)、想法(ideas)和信息(information)之间提供了 一个关键连接。涉及项目的任何人都应准备以项目语言 （the project language）发送和接收信息并且必须理解他们以个人身份参与的沟通怎样影响整 个项目。 几个主要过程的纲要： 1．1沟通计划(communicationplanning)--决定项目涉及人(stakeholders) 的信息和沟通需求：谁需要什么信息，什么时候需要，怎样获得。 1．2信息传播 （information distribution）--使需要的信息及时发送给 项目涉及人。 1．3执行报告(performancereporting)--收集和传播执行信息，包括状况 报告 （status reporting）、进步衡量 （progress measurement）和预测 1．4行政总结 （administrative closure）--产生、收集和传播信息以形 成一个阶段或项目完成。 这些过程之间以及与其他领域的过程之间相互作用。如果项目需要，每个 流程可以由个人、多人或团体来完成。在每个项目阶段每个过程至少发生一次。 虽然在这里列举的流程是分立的阶段并具有明确定义的分界面，事实上他们互相 交织、互相作用在一起。流程的相互作用在第3章项目管理过程详细地阐述。 沟通的通用管理技术技巧 （见2.4.2部分）跟项目沟通管理有关 （但并不 等同）。沟通是一个更宽广的课题，包括一些重要的知识体系，它特别适用于项 目的唯一知识体系。并不局限适用于项目的重要知识体系。例如： ·发送者-接收者模型（sender-receivermodels）--反馈环，沟通阻碍等。 ·媒体选择(choiceofmedia)--什么时候采用书面沟通和什么时候采用口 头沟通。什么时候使用非正式的备忘录和什么时候使用正式的报告。 ·书写文体 （writingstyle）--主动语态和被动语态，句子结构，词汇选 择等。 ·陈述技巧(presentation techniques)--肢体语言(body language)，视 觉辅助工具的设计 （design of visual ads）等。 ·会议管理技巧(meetingmanagementtechniques)--准备议程表，处理冲 突。 1．1沟通计划(communication planning) 沟通计划包括决定项目涉及人的信息和沟通需求：谁需要什么信息；什么 时候需要；怎么获得。虽然所有的项目都需要沟通项目信息，但信息需求和传播 方式差别很大。确认涉及人的信息需求和决定满足需求的适当方式是项目获得成 功的重要因素。 对于大多数项目，沟通计划的大部分工作作为项目前期阶段的一部分来完 成。然而本过程的结果在项目进行中应时常被复查和修订 （如有需要）以确保持 续的应用性。 沟通计划常常与组织计划 （参见9.1）紧密联系在一起，因为项目的组织结构对 项目沟通要求有重大影响。 1．1．1沟通计划输入 （inputs to communication planning） 1. 沟通要求。沟通要求是项目涉及人信息需求 （information requirements）的总和。需求结合信息类型和格式定义。信息的类型和格式在信 息的数值分析中必须的。项目资源只有通过信息个沟通才能获得扩展，信息使项 目成功，缺乏沟通会导致失败。项目的资源应当花费并且仅能花费在沟通信息上。 决定项目沟通通常所需要信息有： ·项目组织和项目涉及人责任关系； ·涉及项目的纪律，行政部门、专业； ·项目所需人员的推算以及应分配的位置； ·外部信息需求 （例如，同媒体的沟通）。 2. 沟通技巧。 在项目的基本单位之间来回传递信息，所能使用的技术和方法可能差异很 大：从简短的谈话到长期的会议；从简单的书面文件到即时查询的在线的进度表 和数据库。可能影响项目沟通的技术因素有： ·信息需求的即时性-