文书档案管理培训课件.ppt

文书档案管理 制作：杜辉辉 第一页，共三十六页。 二、文书档案 （一）文书档案的含义 立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、具有保存价值的各种纸质文件材料。 第二页，共三十六页。 （二）归档文件整理工作 归档文件整理工作，是指将处于零乱状态的和需要进一步条理化的文件经过分类、组合、排列与编目，达到系统化的过程。是一项重要的基础工作。 文书档案整理方法： 新的整理方法——以件为管理单位 传统整理方法——以卷为管理单位 第三页，共三十六页。 归档文件整理流程 将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒、使之有序化的过程。 第四页，共三十六页。 件 件：归档文件的整理单位。一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册等一册（本）为一件，来文与复文可为一件。 第五页，共三十六页。 （三）归档文件的整理原则 1、整理原则 已办理完毕的，具有保存价值的 遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。 2、质量要求 归档文件应齐全完整。已破损的文件应予修整，字迹模糊或易退变的文件应予复制。 整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。 第六页，共三十六页。 （四）归档文件整理方法 主要内容 1、装订 2、分类 3、排列 4、编号 5、编目 6、装盒 第七页，共三十六页。 1、装订 归档文件应按“件”装订 “件”内排序 正本在前，定稿在后； 正文在前，附件在后； 原件在前，复制件在后； 转发件在前，被转发件在后； 复文在前，来文在后； 不同文字的文本，中文本在前，外文本在后。 第八页，共三十六页。 对齐方式 装订前应将“件”内的各页按一定方式对齐，便于将来翻阅利用。 采用左上角装订的，应将左、上侧对齐。 采用左侧装订的，应将左、下侧对齐。 第九页，共三十六页。 归档文件装订方法： a装订前应将“件”内的各页按一定方式对齐。 b文件材料薄的，应采用左侧两钉装订，要将左、下侧对齐。 c文件材料较厚的，应采用左侧线绳三孔打眼装订，要将左、下侧对齐。 d不要随意裁切文件，尽量保持文件原貌。 第十页，共三十六页。 其他应注意的问题 大于A4型的报表、图样等文字材料，按照A4型的尺寸加以折叠，尽量减少折叠，尽量减少折叠层次，折痕处应尽量位于字迹之外。 破损文件需要进行修复，太小的文件需要托裱。 第十一页，共三十六页。 字迹模糊或褪变的文件需要复制，复制件附于原件后一并归档 去除原装订文件用的易锈蚀的金属物 装订用品必须符合档案保护要求，装订方式和用品采用特制不锈钢书钉或线绳装订。 第十二页，共三十六页。 2、分类 分类方法：年度分类法、保管期限分类法、机构/问题分类法 分类方案： a:年度—机构（问题）—保管期限（例1、2） b:年度—保管期限（例3） c:保管期限—年度—机构（问题）（例4） d:保管期限—年度 e:…… 第十三页，共三十六页。 例1： 2008年：办公室…永久、长期、短期 人事处…永久、长期、短期 管理处…永久、长期、短期 …… 2009年：办公室…永久、长期、短期 人事处…永久、长期、短期 管理处…永久、长期、短期 …… 2010年：…… 年度——机构——保管期限 第十四页，共三十六页。 例2： 2008年：党群类…永久、长期、短期 业务类…永久、长期、短期 行政类…永久、长期、短期 …… 2009年：党群类…永久、长期、短期 业务类…永久、长期、短期 行政类…永久、长期、短期 …… 2010年：…… 年度 ——问题——保管期限 第十五页，共三十六页。 例3： 200