项目五归档文件的整理.ppt

（1）涵义：即在一个社会组织内同时采用集中和分散两种形式组织文件工作。 一部分职能部门成为独立的文件管理工作实体； 另一部分职能部门除承办外，文件工作统一由办公部门的文件机构完成。 第三十一页，共四十九页。 （2）特点：兼有集中和分散两种方式的特点。组织形式在不同机关有所不同。 （3）适用范围： 办公地点不集中的机关； 有规模较大的若干业务机构（如外事、信访、大中型集团性企业等）的机关； 文件数量在各部门严重不均衡的机关等。 第三十二页，共四十九页。 4. 分层式(分级式) 能部门 职能部门 职能部门 职能部门 职 职能部门 外机关来文方向 综合文件管理部门 综合职能部门（中心机构） 职能部门 第三十三页，共四十九页。 (1) 涵义:按照机关各职能部门的权限范围, 采用分级负责的组织形式。 （2）特点：将整个机关文件工作分为若干层次，分别具有相对独立的文件信息的控制能力和条件，通过简政放权，给予各职能部门权限之内的文件组织工作权限，使文件管理工作具有一定的灵活性；上一层次的综合文件管理机构对下一层次各部门分支机构的管理工作采取指导性、导向性的间接控制，机关既能对涉及全局和比较重要的文件保持很强的控制能力，又能从更高的层次上把握文件管理的制度与规范，实现整体性与灵活性的统一，有利于提高效率。 （3）适用范围：大型机关，内部机构较多，工作业务量大的组织。 第三十四页，共四十九页。 除文件处理与承办部门外, 不排除在特定情况下采用其他部门或人员立卷的形式。 （1）机关档案室立卷形式。 （2）纪检、会计、统计、人事、信访、基建、保卫等特殊业务部门的专门文件可采用其自行整理，向档案室归档形式。 （3）当前一些单位采用的“外包”立卷形式。（中介服务部门立卷形式） 第三十五页，共四十九页。 7. 确定立卷组织形式应注意的问题 (1) 不应片面强调集中或分散立卷 (2) 正确选择立卷人——专兼职文件人员 (3) 承办人立卷应根据有关规定执行——主要针对专门文件的立卷 【练习】 举出若干例由承办人负责立卷的专门文件。 第三十六页，共四十九页。 四、 文件归档（立卷）的范围 （重点）  一、规定文件归档(立卷)范围的意义 为了有重点地保存机关有参考利用价值的文件信息，以备日后查考，必须规定文件的归档(立卷)范围。 社会组织应依照国家档案局规定的范围，结合自身职能和业务活动的实际情况，制定一份更加明确、详细的本组织的“文件归档范围” ，作为操作指南。 第三十七页，共四十九页。 （一）需归档（立卷）文件的范围 ——指应予归档（立卷）的文件材料。凡是反映本机关职能活动、对本机关或社会具有查考利用价值的各种形式和载体的办毕文件均属于归档范围。 不需归档的 反映本机关主要职能活动 具有查考利用价值（眼前/长远；本机关/社会） 不具查考利用价值 重份文件 需归档的 办理完毕 未办理完毕 文件 第三十八页，共四十九页。 根据国家档案局有关规定，一般机关的文件归档范围包括以下4个具体内容： □上级来文——针对本机关的指导性文件，需要本机关认真贯彻执行或参照执行的领导性文件，如上级命令、决定、批复、规定、办法等。 □本级机关文件——主要职能活动中形成的文件材料，如请示、报告、计划、总结、人事管理决定、通知、财务预决算报表、分析报告及各类帐簿、凭证等。 第三十九页，共四十九页。 □下级机关来文 —— 呈送的报请类文件，如请示、重要工作报告、总结、统计数据等。 □同级或不相隶属机关的来文—— 重要的商洽性或审批性问，或者本机关组要参照办理的各种文件，如问函复函、重要规定、办法、通知等。 第四十页，共四十九页。 （二）不需要归档（立卷）文件的范围 根据国家档案局的规定，不予归档的文件材料： □重份文件 □无查考价值的事务性、临时性文件 上级机关任免、奖惩非本机关工作人员的文件，普发供参阅、不办理的文件，上级征求意见的未定稿和供工作参考的抄件； □未经领导审阅、签发的未生效文件，一般文件的多次修改稿（重要文件除外） □与本机关工作无关的参考性文件 为起草文件而收集的素材文件；抄送件、下级送来的参阅简报、情况反映、不应抄送或不必备案的文件材料，下级一般抄送件（阅件），无价值的会议文件 □其他 一般人民来信及无特殊保存价值的信封（李昌平提出的，他当时给总理写了封信，就是关于农村问题的，总理很重视 ） 第四十一页，共