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一、档案管理基本知识 二、档案管理规定 1 、目的 2 、管理原则、机构及其职责 3 、适用范围 4 、管理要求 5 、其它 三、紫晶档案管理软件安装及使用方法 四、档案的整理 整理与立卷 ?立卷规则：文件材料的整理按照《归档文件整理规则》（DA/T22-2000）、《建设部工程文件归档整理规范》（GB/T50328-2001）、《照片档案管理规范》（GB/T11821-89） ?分类原则：遵循文件之间的自然形成规律，保持文件之间的有机联系，便于保管和利用。 ?归档材料要齐全，案卷标题要简明确切，归档文件内容要相互联系，按问题、时间、性质、保管期限分类立卷。 四、管理要求 第三十一页，共五十二页。 一、档案管理基本知识 二、档案管理规定 1 、目的 2 、管理原则、机构及其职责 3 、适用范围 4 、管理要求 5 、其它 三、紫晶档案管理软件安装及使用方法 四、档案的整理 四、管理要求 ?档案室人员应及时完成每日收存文件的初归档整理工作。每年一季度开始检查上一年度归档文件是否齐全完整，4月1日后开始分类、组卷、编目、上架。 ?立卷归档质量要求： ●　归档文件材料要收集齐全、完整，格式、书写等符合要求。 ●　归档立卷做到分类清楚，组卷合理，期限划分准确，排列有序，编号准确。 ●　归档文件排列顺序，卷内目录填写，编号，装订等按照有关规定执行。 第三十二页，共五十二页。 一、档案管理基本知识 二、档案管理规定 1 、目的 2 、管理原则、机构及其职责 3 、适用范围 4 、管理要求 5 、其它 三、紫晶档案管理软件安装及使用方法 四、档案的整理 四、管理要求 借阅与利用 ?原则上公司员工只限查阅和借阅本人或本部门业务范围内的档案文件，如查阅、借阅有密级管理的文件或超出其业务范围的文件，需经总经办主管领导批准。 ?公司员工通过档案管理软件系统检索查询公司档案（系统安装和使用说明见相关文件），如需调用档案原件，由查阅者向档案室提供所需文件的归档编号，由档案室人员提调档案。 ?档案原件一般限在档案室查阅，如将原件借出，须填写《档案文件借阅申请单》（详见附表二），履行借阅登记审批程序，由总经理办公室负责人审批后方可借出（必要时需经文件形成部门或主控部门的经理及主管领导审批）。 ?借阅重要文件时，需在档案室保存原件的复印件或电子件。 第三十三页，共五十二页。 一、档案管理基本知识 二、档案管理规定 1 、目的 2 、管理原则、机构及其职责 3 、适用范围 4 、管理要求 5 、其它 三、紫晶档案管理软件安装及使用方法 四、档案的整理 四、管理要求 ?借出的文件如因变更或文件注销等原因，原件不再归还，需经总经理办公室负责人审批方可借阅，借阅者须在档案室存留原件的复印件。 ?借阅期限最长不得超过一个月，到期必须归还，如延期借用，应办理续借手续。 ?档案归还时办理归还手续，档案室工作人员与借阅人对归还文件进行核点。 ?借阅者须爱护档案，要维护档案的安全，不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散、摘抄、翻印、转借、损坏或遗失档案。 ?借阅工程档案，原则上不出档案室；如需要，可使用复印件，并办理登记手续。 第三十四页，共五十二页。 一、档案管理基本知识 二、档案管理规定 1 、目的 2 、管理原则、机构及其职责 3 、适用范围 4 、管理要求 5 、其它 三、紫晶档案管理软件安装及使用方法 四、档案的整理 四、管理要求 ?外单位人员查档要求： ● 外单位人员借阅档案应持单位介绍信，身份证等，经相关业务部门负责人批准后，并指定人员陪同到公司综合档案室查阅档案。档案室不接待单独查阅档案的外来人员。 ●　外单位人员不得将档案带离档案保管区域，如需要摘抄或复印，需填报《档案文件复印申请单》（详见附表三），经同意并对摘抄或复印的材料进行了审查、核准。复印件需加盖公司公章者，按公章管理相关制度执行。 ●　公、检、法等单位查档，由相关部门或法律顾问负责接待，根据对方要求及我公司实际情况向其提供查档配合。 第三十五页，共五十二页。 一、档案管理基本知识 二、档案管理规定 1 、目的 2 、管理原则、机构及其职责 3 、适用范围 4 、管理要求 5 、其它 三、紫晶档案管理软件安装及使用方法 四、档案的整理 四、管理要求 鉴定与销毁 ?档案管理人员根据档案保管期限要求对存期已超过保管期限的档案提交“鉴定申请报告”。 ?由总经理办公室相应的行政主管人员或指定人员负责对档案进行逐卷判定，对确已失去保存价值的档案提出“销毁意见”，并对需销毁的档案编制清册，报总经理审批。个别档案需要时可报上级公司备案。 ?销毁档案时，应派专人监销