办公用品管理办法.doc

总经理室 2010年 月 日发布 自2010年 月 日起实施 第 PAGE 1 页 共 NUMPAGES 4 页 办公用品与办公设备设施资产管理规定 总则 为规范办公用品与办公设备设施资产管理、保障正常的办公，为节约开支，避免浪费，降低成本、严防流失，严格物资(用品)进、出登记，做到帐物相符，本着勤俭节约精神，根据公司实际情况，特制定本规定。 本规定适用于各部门的办公用品与办公设备设施资产的请购、审批、采购、入库、保管、控制、申领、发放、登记、使用、报废等管理。 本规定所称办公用品与办公设备设施资产包括以下几类： 日常办公用品（低值易耗品）。 1．办公文具类消耗品： 各种笔、笔芯、墨水、白板笔、记号笔、荧光笔、笔筒、涂改液、橡皮、钉书针、取订书器、回形针、大头针、图钉、长尾夹、票夹、夹子、胶水、浆糊、固体胶、印泥、印油、一次性水杯、电池、抽杆夹、两面塑料夹、各式文件夹、挂钩、透明胶带、双面胶、刀片等。 2．文具类消耗性耐用品： 文件架、打孔机、文具盒、计算器、尺类量具、刀具（卷笔刀、剪刀、裁纸刀、美工刀）、台历、报架等。 3．纸类（印刷品和单据）消耗品： 信封、信纸、稿纸、名片、便签、标签、笔记本、档案盒、档案袋、资料册、公司画册、宣传品、账册、凭证、复写纸、A4打印纸、复印纸、针式打印纸、及各种单据等。 书报类资产。 书籍、报刊、杂志、光盘、录像等。 办公家具类资产。 文件柜、办公桌椅、沙发、茶几、空调、风扇等。 办公设备设施类资产。 1．电脑与电子类办公设备耗材： 墨盒、墨水、色带、硒鼓、碳粉、光盘、电话线、网线等。 2．电脑与电子类办公设备资产类： 照相机、摄影机、电脑、打印机、传真机、扫描仪、碎纸机、硬盘、交换机、机柜、电话机、手机等。 U盘、刻录机、UPS电源、光驱、内存条、键盘、鼠标。 （车辆等交通工具列入公务车辆制度中规范） 保洁用品。 拖把、扫把、撮箕、水桶、洗拖把清洁桶、脸盘、灰斗、烟灰缸、抹布、垃圾袋、杀虫水、编制袋、玻璃绳等。 劳保用品。手套、口罩、靴子、耳塞、防护镜、安全帽等。 以上所述的办公用品与办公资产从使用对象可区分为： 公司给员工个人配置办公桌椅、电话机、电脑和员工日常工作所需的办公文具和用品。 公司给部门配置的文件柜、传真机、打印机、扫描仪等。 公司公用的办公设备，如公共区域的家具、传真机、打印机、复印机等。 公司为部门购置的专业书籍、杂志和报刊。 人事行政部是办公用品的综合管理部门。各使用部门和使用人应合理、节约使用，并做好日常的保管、维护、清洁和保养。公共区域的办公用品和设备设施由行政部负责管理。 管理程序 请购申报。　 对于第一类日常用的办公用品、第五类清洁用品、第六类劳保用品应备安全库存，以保证不耽误使用。根据安全库存量和平均使用量行政部于每月底制作下月请购预算计划，呈分管领导批准后统一采购。（劳保用品由仓库根据每月平均用量做请购计划）。 对于印刷类用品在印刷前必须经使用部门和总经理室确认是否需要修改，否则不得印刷。 对于不常购买且容易采购的日常用品（比如剪刀、计算器）、及第三、四类资产用品等不备库存，由使用部门报行政部经审核批准后进行临时采购。 对于书籍、报纸、杂志、音像类由行政部统一计划购买。专业书籍也可由使用部门选购后交行政部报销（但选购前应经批准包括电话批准才可购买）。 审批。 审核人为行政部，批准人一般为总经理室，较大金额应呈总经理或董事会批准。 审核职责为采购的必要性（需不需要采购）、用途、数量的合理性、价格、资金预算。 办公家具及办公设备的购置由行政部统一规划配置。部门认为需要增添设备设施的向行政部提 出理由，由行政部报总经理室批准。 批准形式以书面的物品请购单、计划请购预算表等表单上签字为准，如批准人不在公司则电话报告或由职务代理人批准，回司后再补签字。临时性采购的低值易耗品可口头批准，购回后直接报销。 采购。 办公用品采购属行政采购。批准后由行政部负责采购相关事项。 购买前必须经过审核批准方可采购，未经批准的个人承担费用。 一般性用品安排行政采购人员采购，专业性设备由专业人员协助采购。 采购人员应及时了解市场商品信息，应综合考虑成本和性价比，平衡用途、质量、价格与使用寿命、维修费用的关系，选择对口适用，质量可靠，价格合理的办公用品。 采购时如出现价格波动较大，应电话征得同意后再行购买。 采购后办理验收、入账、登记作业。临时性采购的物品应立即通知使用部门即时领取。 验收、登记、入库、做帐。 办公用品管理人员对采购回的物品进行质量、数量、规格、型号的验收。对于符合规定要求的，则办理登记、入库、入帐手续；入库时逐件登记验收。对不符合要求的，办理调换或退货手续。特殊物品需专业人员或使用人