公司通讯管理制度.docx

企业通讯管理制度 企业通讯管理制度 第一条：为了提高企业的经营管理，节俭成本费用，加强对企业各样通讯工具的管理，特制订本制度。 第二条：本制度所指各样通讯工具包括电话总机、电话分机、直线电话、传真机、移动电话以及为员工配备的电子邮箱等。 第三条：企业的各样通讯工具主假如作为方便与外界交流、方便展开业务，企业不倡导 员工利用企业的通讯工具进行私人用途。 第四条：电话总机的管理 电话总机由行政部的前台人员负责值守，所有外线电话均需由前台人员负责接转。前台人员的接听电话必须使用标准用语。标准用语如下： 接听外线电话时，应说“您好！迎海企业，请问您找哪位”； 当对方告诉分机号码时，应说“请稍等！”； 如果分机占线时，应说“对不起，电话占线，请您稍后再打过来” 前台人员接听内线电话时，应说“您好，前台”。 第五条：电话分机的管理 企业根据员工工作需要和电话分机的资源情况，为每一位员工提供一部电话分机。 员工应电话分机铃响三声内接听，接听业务电话应简短了然，接听电话时应使用统一礼貌用语“您好，×××（员工姓名）”。讲电话时声音不可太大，免得影响他人。 电话分机一般不开通长途直拨功能，总监级以下员工因为工作实际需要而开通长途直拨 功能的，须提出版面报告，经部门经理初审、主管领导审核后，报企业总裁批准后方可开通。 对已开通长途直拨功能的电话分机，由员工个人负责长途功能的使用管理。人拨打长途电话，一经发现，除由其个人补偿所发生的长途话费外，还可视情况严重，其电话分机长途直拨功能并按企业赏罚条例赐予相应的处分。  不得借予他 停止 员工因临时工作需要打长途电话的，须填制《长途电话申请单》，经部门经理初审核，主管领导审批后，递交行政部经理署名后到前台挂拨，或由前台拨通后接入员工的分机上 拨打长途电话时，必须使用IP特服号（如17909、17951），以节俭费用。 禁止利用企业电话聊天。员工在上班时间如拨打或接听私人电话，应长话短说，免得造成电话线路的忙碌，时间不得超过三分钟。 严禁员工利用企业电话（包括分机和直线电话）进行拨号上网、拨打声讯台或信息台查问非业务信息。 未经企业或电话所有人的同意，拨打长途电话。一经发现，除由其个人补偿所发生的长途话费外，还可视情况严重，赐予记过以上的处分，直至开除。 电话已开通长途直拨功能的员工一经辞职，行政部应马上通知前台将该员工的长途直拨功能封闭，同时做好登记。 第六条：直线电话的管理 总监级以上的高级管理人员以及总裁办主任、总裁助理，能够根据工作需要，申请配置一部直线电话，如需要开通国内长途功能的，应一并提出申请。 申请配备直线电话，一律报企业董事长批准。 第七条：传真的管理 企业传真机由前台负责管理，收发传真时应由前台人员负责操作。 前台人员发送传真完成后，应检查是否有文件遗漏在传真机旁；传真接收完成后，应立刻将传真文件交给收件人。 员工因为工作需要而发送传真的，应填制《传真申请单》，经部门经理对传真内容进行初步审核，并报主管领导审批。主管领导审批后应将《传真申请单》递交行政部经理署名，再由前台人员操作发送。 对发送必威体育官网网址性高的文件，可由前台人员进行指导，由员工个人亲自发送，并提早以电话方式通知收件人现场接收。对波及企业重要机密的文件不宜使用传真机发送，免得泄密。 对传真收发业务频繁或许所收发的资料必威体育官网网址要求较高的部门或个人，能够申请配置专用的传真机。 员工不得利用企业传真机收发私人资料、文件。 第八条：移动电话的管理 企业不为员工购买移动电话，但对员工因办理公事所发生的移动电话费用（简称移动话费），按详细情况赐予一定金额的报销限额标准。 原则上，企业主任级及部下企业副经理级以下普通员工，不得申请报销移动话费，特殊工作岗位或确实因为业务需要的除外。 企业对移动话费推行“员工提出报销申请、企业鉴定报销限额、限额内实报实销，超支部分员工自负”的管理方式，即：主任级以上的管理员工根据实际工作需要，向企业提出报销移动话费的书面申请，企业根据员工职务、岗位和业务的特点，以及企业的《移动话费报销限额参照标准表》，鉴定详细的报销限额。对在限额以内的移动话费，由企业据实报销；对超过报销限额的，企业只按限额标准进行报销，超支部分不再补发给员工，而由其个人担当。 鉴定移动话费报销限额的流程为： 主任级以上的管理员工可根据实际工作需要，写出版面的报销申请，由部门经理出具鉴定建议后，报主管领导审批。在企业的限额参照标准内，主管领导能够直接批准。对高出企业规定的限额参照标准的，还需要报企业总裁批准。 对经理级以上的管理员工，除需报主管领导批准外，一律报企业总裁审批。 总裁、副总裁的移动话费报销标准由董事长鉴定。 移动话费报销限额参照标准如下： 外勤（100%）复合勤（70%）内勤 40%）说明 总监、董事长助理400元/月280元/月