会议组织安排.doc

会议组织安排 一、前期准备阶段（5-6月份） （一）工作内容 1、接受任务，拟定方案：确定会议方式、时间地点、参加人员、会议内容、日程、筹备组织分工、抽调工作人员、经费预算。 2、宣传与推广：对本次培训活动的的整体安排、调度制定宣传工作方案和宣传提纲，利用首都及部各大媒体做好宣传工作；负责制定宣传内容及宣传口号，并以海报、宣传折页等多种形式发放至各培训单位；准备宣传物资。 3、制发通知：通知包括会议内容、参加人员、开会时间地点、会期、报到时间地点、往返车船、飞机时间以及参加培训人员的确认回执。 4、收集名单：对回执进行回收，具体内容包括单位、职务、姓名、性别、民族、人数、到达车次时间、返程车次时间等信息，对该信息进行分组统计（可根据地方、单位等进行） 5、联络及统计协调：根据初步日程安排及名单，对人员食宿及会议人员安排进行草拟划分。 6、会议资料准备：培训资料、培训指南、打印校对装订，制作证件：讲师证、学员证、工作证等； 7、确定最终培训日程安排，再次进行通知、回执及协调工作。 （二）工作分配 根据会议工作量及具体实施安排，拟定将工作人员划分为组织协调和行政宣传两个工作小组，将工作内容及职责细化，同时开展进行，必要时还可根据现实情况进行工作交叉及协调分配。 具体小组人员分配及工作范畴如下表： 工作小组工作分配表（拟定） 组别 负责人 （数量） 工作人员 （数量） 主要工作 具体工作 前期工作 会议期间 行政 宣传 1-2人 5人 宣传统筹 会场准备 宣传与推广工作；制作会议讲师证、培训人员代表证、工作人员证、会议通知等；做好人员统计、日程安排工作。 安排会场设备音响等，协助讲师准备教务资料及工具，散发会议宣传材料，做好会议笔录，对会议临时文件进行装订、分发等。 组织 协调 1-2人 5人 生活安排 组织协调 配合行政宣传组进行会议人员的联络及分配协调工作。 通知注意事项、食宿、医疗、车辆、会场、文娱活动等，组织协调各人员生活需求，为培训提供综合服务。 二、进入会议阶段（7-8月份） （一）餐饮食宿安排 1、接待报到、登记： 根据会议名单统筹以及人员划分情况进行接待及报道流程，具体包括：安排接待人员进行接待；专职工作人员进行报道签到及房间划分；发放餐饮券及前期培训资料；统计车辆状况，发放车证；协调安排领导及专家人员的住宿、餐饮及出行，搞好服务；对突发情况及培训人员的特殊要求进行及时的处理等。 2、就餐： 提前安排确定好三餐的时间、地点等，做好通知工作。根据参会人员的级别、身份、民族等因素，还要做好特殊安排协调。 （二）会务现场安排工作 1、接待指引：安排专人进行现场组织工作，负责将培训人员及时指引安排进入会场。 2、统计签到：根据会场设置安排工作人员进行签到工作，做好每日统计。 3、资料发放：提前根据培训人员数量进行培训资料的发放和整理。 4、教务协助：工作人员协助讲师进行现场协调工作，及时安排好教务工具（包括投影、影音资料、教务仪器等）。 5、现场协调：应对突发情况，及时对培训现场进行协调组织，提前检查安排好音响、桌椅等。 6、茶饮毛巾：根据培训情况及时安排工作人员进行茶饮和毛巾的更换。 7、根据会议培训情况写出会议培训纪要 （三）会务其他服务 1、车辆：做好前期统筹工作，提前确定停放地点、时间、周边环境等信息，制作发放车辆停放证 2、文娱：提前了解住宿周边环境，安排会议人员课余时间的文娱活动。 3、票务预定：在培训报道初期做好预定统筹工作，提前统计出人数、地点、时间等信息，做好与会人员的票务预定工作。 三、会议收尾阶段（9月） （一）退房及送宾：及时回收房卡和车证等，集体办理退房收手续；搞好送宾活动。 （二）根据会务工作，撰写会议总结。