环保档案管理制度.pdf

环保档案管理制度 一、目的 为加强本公司环保档案工作，充分发挥档案作用，全面提高档案管 理水平，有效地保护及利用档案，为公司环境体系服务，特制定本制 度。 二、适用范围 适用于公司所有与环保相关的资料，包括重要的会议材料，建设项 目环境影响报告表和 “三同时” 资料，环保设备维护记录，公司 “三 废”和噪声的检测报告，与第三方的签订的协议以及法律法规等外来文 件等。 三、职责 3.1、环保科负责建设项 目环境影响报告和 “三同时”的报批、整理以 及公司环境保护方面的资料的收集、登记、保管； 3.2、制造部负责及时提交 《危险固废出入登记表》和环保设备维护记 录； 3.3、行政部负责提供外部相关方提供的外来文件； 3.4、总务科负责生活垃圾处理协议和处理记录； 四、归档要求 4.1各相关部门归档要求 制造部、行政科、总务科等相关部门在处理好环保相关事项后，需按照 以下几点要求对档案进行整理，整理完毕一周内提交给环保科进行统一 管理： 4.1.1、档案质量总的要求是：遵循文件的形成规律和特点，保持文件 之间的有机联系，区别不同的价值，便于保管和利用。  4.1.2、归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完 整。 4.1.3、在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、印件与定 稿、请示与批复、转发文件与原件，分别存放在一起，不得分开，文电 应合一归档。 4.2环保科档案管理 4.2.1、不同年度的文件一般不得放在一起存档；跨年度的总结放在针 对的最后一年存档；跨年度的会议文件放在会议开幕年。  4.2.2、档案文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料 应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印 件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成规律或特点，应保持文件之 间的密切联系并进行系统的排列。  4.2.3、档案文件统一用文档盒进行存放，文档盒标签需按照公司 的 “文档盒标签”要求进行编辑打印，文档盒按照年度、内容进行排 放。 五、档案的借用 5.1、公司档案只有公司内部人员可以借阅，借阅者都要填写 《借阅 单》，报主管人员批准后，方可借阅，必威体育官网网址文档需部门总监批准才可借 阅。 5.2、档案借阅的最长期限为两周，对借出档案，环保科人员要定期催 还，发现损坏、丢失或逾期未还，应报告报环保科科长处理。 5.3、必须严格必威体育官网网址，不准泄露档案材料内容，如发现遗失必须及时汇 报，追求责任。 5.4、不准拆卷及任意抽、换卷内文件或剪贴涂改其字句等；不得任意 摘抄或复制案卷内容，如确有需要，必须经领导批准才能摘抄或复制。 5.5、必须爱护档案，保持整洁，不准在档案材料中写字、划线或作记 号等。 5.6、不准转借，必须专人专用。 5.7、用毕按时归还，如需延长借阅时间，必须通知环保科人员另行办 理续借手续。 六、发放范围 文本文件发放至环保科、制造部、行政科、总务科，电子档文本以只读 方式在OA系统上共享。