HJ 8.5-1994环境保护档案管理规范 环境保护仪器设备.pdf

中华人民共和国环境保护行业标准HJ/T 8.594环境保护档案管理规范环境保护仪器设备为加强环境保护仪器设备档案(以下简称仪器设备档案)的管理，充分地发挥仪器设备档案在环境保护事业中的作用，制定本规范，本规范依据（环境保护档案管理办法》制定。1主题内容与适用范围本规范规定了仪器设备文件材料的管理、归档，仪器设备档案的管理、利用等主要内容。本规范适用于环境保护系统的仪器设备档案管理工作，2引用标准GB/T11822—89科学技术档案案卷构成的一般要求HJ/T7-94中国档案法环境保护档案分类表3术语环保仅器设备档案：是指在引进、购置、验收、使用、维修、调拨、报废过程中形成的用于环保管理工作的仪器设备的文件材料。4文件材料的管理与归档4.1文件材料的形成与积累4.1.1仪器设备在申请购置过程中，形成的文件材料由购置单位负贵积累。4.1.2仪器设备开箱验收所形成的文件材料由购置单位或购置者负责积累。4.1.3仪器设备在运转过程中形成的维修、计量记录等由使用部门负责积累。4.1.4仪器设备的调投，报废清单由主管部门负责积累。4.1.5重要的仪器设备开箱验收时，要有档案部门的人员参加，进行审查并记录随箱文件。4-2文件材料的归档4.2.1归档范围（见附录A）4.2.2归档时间4.2.2.1仅器、设备在启封开箱，验收后三个月内归档，4.2.2.2自行制造的仪器设备文件材料应在验收使用后二个月内完成归档。4.2.2-3重要的仪器设备的计量、维修记录、重大事故记录、折旧、调拨、改装、报废等记录的归档时间应在文件材料形成两个月内归档。4.2.3归档份数4.2.3.1一般将原件归档，凡是重要的、使用额繁的文件材料应归档一式二套。4.2.4归档要求4-2.4.1仅器设备档案应由档案部门集中统一管理，4-2.4.2仪器设备购置单位（使用部门)将随箱文件材料、安装、调试记录，验收报告整理组卷后按规定时间移交档案部门。4-2.4.3仅器设备在运转过程中形成的维修、计量记录等由使用部门定期向档累部门移交国家环境保护属1994-07-28批准1995-01-01实施75 HJ/T 8. 5944.2.4.4自行研制的仪器设备形成的文件材料由研制者按规定时闻移交档案部门。4.2.4.5仪器设备运行记录、维修记录应用统一的记录表格（见附录B、附录C)。4.2.4.6各种记录必须做到纸张优良、书写工整，禁止使用铅笔、圆珠笔书写。4.2.5归档手续4.2.5.1仪器设备购置单位、使用单位在规定的时间内到档案部门办理移交手续，交接双方填写移交清单(见附录D)各留一份备查，4.3文件材料整理组卷按GB/T11822一89《科学技术档案案卷构成的一般要求》进行整理组卷，4.3.1与仪器设备关系密切的管理性文件，应列入仪器设备类中组卷。4.3.2按仪器设备或仪器设备的各个组成部分形成的文件材料组成一个或著干个案卷。4. 3.3研制开发的仪器设备在研制过程中形成的文件材料可参照(环保科研档案管理规范》第4.3.3条执行。4.3-4卷内文件材料的排列，可按依据性材料、设备开箱验收、设备安装调试、设备运行维修、随机图样等排列，随机图样也可单独组卷。4.3-5归档的技术图纸、产品、设备的蓝图按统一尺寸折叠，4.4归档监督管理4.4.1凡不归档或未按规定归档的，主管部门有权停拨仪器设备的零配件及维修费。5档案的普理5.1分类编号5.1.1按HJ/T7-94《中国档案分类法环境保护档案分类表》进行分类标引，给出分类号。5.1.2根据本单位形成的仪器设备档案的数量决定用到几级类目，5-2档案的保管5.2.1仪器设备档案入库，应及时地登记和整理5.2.3底图一律平放或卷放保管，严禁折叠，防止损坏。5.2.4库房管理按（档案库房技术管理暂行规定》、环境保护档案管理办法》执行。5.3档案的鉴定档案的鉴定工作分为归档前鉴定和归档后鉴定5.3.1归档前鉴定5.3.1.1仪器设备档案按仪器设备的价格、功能等分为重要、一般。重要的仪器设备档案：国家科委规定的二十三种仪器设备档案，五万元以上仪器设备档案。b、一般的仪器设备档案五万元(含五万元以下，三千元(含三千元)以上仪器设备档案。5.3.2归档后鉴定5.3-2.1库存的仪器设备档案每8~10年鉴定一次，必要时可以提前，对已报废的仅器设备的档案或无保存价值的箱案，予以剔除。53.2-2库存仪器设备档案鉴定须成立鉴定工作组，鉴定工作组由仪器设备管理负责人和使用人员、档案人员组成。5.3.2.3鉴定工作结束后，鉴定小组写出鉴定工作报告，鉴定工作报告和档案销股清册由档案部门长期存档备查。5.4档案补充与修改5.4.1档案部门必须对已归档的仪器设备档案的修改、补充、进行监督、检查。5.42已归档的图纸，需要修改或补充时，承办单位应发给档案部门修改或补充通知单