DAT 32-2005公务电子邮件归档与管理规则.pdf

ICS 01, 140. 20DA备案号：15822—2005中华人民共和国档案行业标准DA/T 32—200520053089公务电子邮件归档与管理规则Standards of electronic mail document filing and management2005-04-30发布2005-09-01实施国家档案局发布 DA/T 322005前言随着计算机及网络技术的发展和普及，越来越多的社会括动记录产生于电子邮件。为了有效地促选通讯和交流，并保证在通讯过程中形成的重要证据性邮件能够保存下来，需要制定电子邮件管理规范。《公务电子邮件归档与管理规则》规定了公务电子邮件的撰写、传递、鉴定、归档、整理、移交与保管等程序与规则，本标准的附录A、附录B、附录C、附录D、附录E为规范性附录。本标准由深圳市档案局提出。本标准由国家档案局归口。本标准起草单位：深圳市档案局。本标准主要起草人：舒国雄、李国庆、方燕、唐国彬、黄俊琳、马越。10 DA/T 322005附录E（规范性附录）公务电子邮件移交检验竞记表单位名称检验项目移交单位：接收单位：载体外观检验病毒检验真实性检验完整性检验有效性检验技术方法与相关款件说明登记表、款件、说明资料检验填表人(签名)审核人(签名)单位(印章) DA/T 32—2005公务电子邮件归档与管理规则范围本标准规定了公务电子邮件的摄写、传递、鉴定、归楷、整理、移交与保管等规范化程序与管理规则。本标准适用于公务电子邮件的归档与管理，在维护其真实性、完整性和长期可读性的基确上，为其安全保管和有效开发利用提供依据。国家机关、团体、企事业单位和其他社会组织的公务电子邮件归档与管理造用本标准。2规范性引用文件下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款。凡是注日期的引用文件，其随后所有的修改单（不包括勘误的内容)或修订版均不适用于本标准，然而，鼓励根据本标准达成协议的各方研究是否可使用这些文件的必威体育精装版版本，凡是不注日期的引用文件，其必威体育精装版版本适用于本标准。GB/T 18894—2002电子文件归妇档与管理规范GB/T17678.1-1999CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求第一部分：电子文件归档与档案管理GB/T17678.2—1999CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求，第二部分：光盘信息组织结构DA/T1—2000档案工作基本术语DA/T 181999档案著录规则DA/T 22—2000归档文件整理规则国家档案局令第6号电子公文归档管理暂行办法3术语和定义DA/T1一2000确立的以及下列术语和定义适用于本标准。3. 1电子邮件electronicmall由电子计算机生成、处理，并通过电子邮件系航经由计算机网络发送和接收的电子信息。它包括信息文本本身及其附件。电子邮件可在一机构内部进行传避，也可在政府部门之间或政府部门与公众之间进行传遂。电子邮件分为三种：公务电子邮件、暂时性公务电子邮件、私人电子邮件。3, 2公务电子邮件electronicmaildocument国家机关、团体、企事业单位和其他社会组织在公务活动中产生的经由电子邮件系统传输的电子邮件。3. 3公务电子邮件系统Eelectronicmail-document system用于产生、传送、接收、阀读和处置公务电子邮件的计算机应用系统。3. 4电子文件管理系统 electronic records management system为了收集、组织、记录电子文件信息并对其进行分类，以利于电子文件保存、检索、使用和处置的计算机应用系统。11 DA/T 32—2005总则4.1公务电子邮件自形成时应有严格的管理制度和技术措施，确保其真实性、完整性和有效性4.2公务电子部件的鉴定、归档、整理、保管、移交等应实行全过程管理与监控，保证管理工作的连续性，4.3应明确规定公务电子邮件归档的时间、范围、技术环境、相关软件、版本、数据类型、格式、被操作数据、检测数据等要求，保证归档公务电子邮件的质量。4.4归档公务电子邮件同时存在相应的纸质或其他载体形式的文件时，应在内容、相关说明及描速上保持一政，4.5公务电子邮件的鉴定、归档、整理、保管、移交等应纺人各单位公文处理程序和相关人员的岗位责任，4. 6机构内设置的公共邮箱（机构内对个人开放的邮箱，邮箱内设有许多文件夹，分别用来讨论工作中不同方面的问题)或共享邮箱（用来供员工发送要间或者关于执行的公务某一特定方雷的信息，只有一定范围内的人员才能使用的邮箱)必须说明创建的目的或理由、邮箱使用者的范围，并向使用者阐述邮箱的使用方法和要求。公共邮箱或共享邮箱必须明确相关责任人4.7系统管理员应设定工作站和电子邮件账户的使用密码，密码应要善保护，并定期更改。4.8各单位系统管理人员应为使用公务电于邮