DA_T 42-2009企业档案工作规范.pdf

ICS 01.140. 204 14DA备案号：26718—2009中华人民共和国档案行业标准DA/T 42—2009企业档案工作规范Requirements of business records management2009-11-02发布2010-01-01实施国家档案局发布 DA/T 422009前言本标准的附录A、附录B为资料性附录，本标准由国家档案局提出并归口。本标准起草单位：国家档案局、天津市档案局、山西省档案局、辽宁省档案局、上海市档案局、江苏省档案局、湖北省档案局、广东省档案局、广西壮族自治区档案局、重庆市档案局、青岛市档案局。本标准主要起草人：李和平、李晓明、王岚、昌炎生、黄绪臣、张庆一、杨永和、黄和、欧阳旭明、钟伦清、周兴才、何素君、王剑峰、姜延溪、张向军、高雪红，2 DA/T 42 20098.5.6各信息系统应有生成电子文件自动归档功能的模块或接口。8.6档案管理系统软件8.6.1档案管理系统软件的配置应满足本企业的实际工作需要，并适应本企业信息化建设发展需要。8.6.2档案管理系统应具备收集整编、数据管理、检案浏览、借闻管理、航计汇总、权限设置、安全必威体育官网网址、系统维护等基本功能，并能辅助实体档案管理及根据需求增扩其他相应功能。8.6.3档案管理系统应与各信息系统之间衡接，并能接收和兼容各信息系统生成的电子文件，档案管理系统设计与实施参见ISO15489.1第8章和ISO15489.2.6格案工作设施设备9.1档案库房9.1.1档案库房应设置在选高易燃、易爆物品和水、火等存在安全隐患的场所，无特殊保护装置一般不宜设置在地下或项层，9.1.2档案库房楼层地面应满足档案及其装具的承重要求。9.1.3档案库房面积应满足档案工作发展的需要，留有存储空间，设置档案馆的企业，档案库房建筑应符合JGJ25的要求，库房一般应满足日后20年档案存储需要。9.2业务技术用房9.2.1业务技术用房应满足接收、整理、修复档案的实际需要。9.2.2企业可根据工作需要设置档案接收、整理、装粮、消毒、复印、数字化、缩微以及安全监控等用房。9.3阅览及陈列室阅览室应邻近办公室和档案库房，环境安静，列室(展览室)宜设置在适于观览的场所。9.4案装具9.4.1档案柜架应牢固耐用，一般应具有防火、防盗、防尘作用。应根据非纸质鼓体档案需要选择有专用保护功能的柜架，有条件的可采用密集架。9.4.2各类档案盒规格、式样和质量应符合GB/T9705、GB/T11822、DA/T22和GB/T11821的要求。9.5保护设备9.5.1档案库房应配置温湿度监控设备及灭火器材、防光窗帘、防盗门窗等必要的设施。9.5.2根据库房管理需要可配置除尘器、消毒柜、去湿机、加湿机、空气净化器等设备，9.5.3有条件的企业应配置自动报警、自动灭火、温混度自动调控、监控等设备，9.6技术设备9.6.1配备档案整理工作所需要的装订机、打印机等设备。9.6.2配各档案修复、利用需要的数码照相机、报像机、复印机、阅读机等设各。9.6.3配备俏息化管理需要的计算机、服务器、扫描仪、光盘刻录机等设备，以及容灾备份设各、应急电源。9.6.4根据需要可配备CAD绘图仪、工程图纸复印机、增微机等设备。12 DA/T 42 2009附录A（资料性附录）企业文件归档基本范围与保管期限参考表表A.1经营管理类号基本范围保管期限1经营决策1.1 企业发展规划、经营战路决策、全业改革等文件永久1.2转换经营机制、各项配套制度改革实施方案、请示与批复、总结、报告等永久1. 3董事会、监事会、股东会构成及变更方面的文件水久1.4厂务公开文件30年1. 5厂长（经理)责任制、任期目标等30年1. 6股东大会文件1. 6. 1重要的永久1.6.2一般的10年1.7董事会、股东会会议记录、纪要、工作报告、声明、决定、决议、通如、名单、议程、报告、讨论通过的文件、公告、总结等永久1.8监事会会放记录、纪要、工作报告、声明决定、决议等永久1.9股票、股市方面的材料30年1. 10红利分配材料永久2生产经营计划2.1生产经营计划、总结、报告及计划调整等材料30年2. 2计划任务书威作业计划30年2.3生产技术、经济指标完成情况分析30 年3统计工作3.1统计工作制度、，规定、办法、通知30 年3.2生产、技术、经磷统计报表永久3.9全业综合性统计报表及分析材料30 年3.4工业营查报表永久4财务管理4.1财务管理制度，规定，办法，通如30 年4.2财务管理计划、总结10 年4. 3固定资产的新增、报度、调授材料30 年4.4生产财务和成本总算永久4.5税务方面的材料水久13 DA/T 422009表A.1经营管瑞类(续表)序号本保管期服4. 6资金管理、价格管理、会计管理的材料永久5资产管理5. 1房