DAT 12-1994全宗卷规范.pdf

深圳市标准技术研究院馆藏资料业务专用章中华人民共和国行业标准IA/T 12 · 94全宗卷规范200143651主题内容与适用范围1.1全宗卷是档案馆(室)在管理某一全宗过程中形成的，能够说明该全宗历史情况的有关文件材料所组成的专门案卷。1.2本规范规定了全察卷的编制原则、主要内容和整理、管理方法。1.3本规范适用于各级各类档案馆和各机关、团体、企事业单位档案机构（以下统际档案室）。2引用标准DA/T1—92档案工作基本术语GB 9705—883文书档案案卷格式3全宗卷编制原则3.1档案馆(室)对其所管的每个全宗都应以全宗为单位编制全宗卷，3.2全宗卷的各种文件材料，包括凭据、清册、报表应做到准确、齐全、规范，3.3全宗卷内的文件材料，应按照其固有的待点，保持文件材料间的有机联系，反映全宗管理的历史貌，以便于保管和利用。-4全宗卷的主要内容4.1档案收集：档案交接文据、移交目承，接收、征集记录，档案来源和价值说明等。4.2档案整理：整理工作方案、分类方案、案卷目录说明、整理工作小结等。4.3档案鉴定，鉴定小组成员名单、档案保管期限表、鉴定档案分析报告、销毁档案的请示与批复、销股档案的清册等。4.4档案保管：档案安全检查记录、报告，重点档案采取的特殊保护措施，档案的抢敦与够复情况报告等，4.5档案统计：档案收进、移出登记，案卷基本情况统计和重要的利用统计表等。4.6档案利用：全宗指南(全崇介绍），开放利用和控制使用范照说明，档案汇编和公布出版情况及报批文件，档案产生社会效益或经济效益的典型事例等。4.7档案管理新技术的应用：缩微复制和计算机辅助管理等情况的文字说明材料。5全宗卷的整理5.1全宗卷内文件材料，是随全案管理的延续而逐渐增加的，平时必须注意积累，把全宗管理中产生的文件材料，先归入预设的卷夹内，文件材料积累到一定数量时，及时进行整理组卷，数量较多的可设分卷。5.2整理组卷时，必颁认真检查、鉴定文件材料的完整程度及其保存价值，对于有重要遗缺或无保存价值的应予以补齐或别除。5.3卷内文件材料按间题一时间进行系统排列，排列联序为：全宗指南（全宗介绍）、立档单位大事记和有中华人民共和国国家档案局1995-06-12批准199510—01实施19 DA/T .1294关档案收集、繁理、鉴定、保管、统计、利用、现代化管理等方面的文件材料，在此基础上综制卷内目录。5.4卷内文件材料逐件加封面、封底、编件号，装订后装入卷盒，其封面、时底尺寸长×宽为260mm×185mm，封面著录全察号、件号、全宗名称、文件题名、时间、资任老（见图1)。5.5差盒外形尺寸长×宽为310mmX220mm，其高度可根据需要分别设置30mm、40mm的规格（见图2)，卷盒面、脊印全宗卷三字，并分别著录全宗号、全宗名称和编制日期(见图3)。6全宗卷的管理6.1档案馆形成的全宗卷集中保管，按全宗号顺序排列编制全察卷目录。全宗卷内文件材料过多时，可分装数盒，形成若干分卷，并在全宗号后加短横和分卷序号，如：50一1、50-2，卷内文件材料封面的全宗号也应与之相一致。6.2馆戴全宗采取分著干个部类(如按政权性质等)管理的，可按部类分别排序，编制全宗卷目录，相对集中保管，6.3档案室和馆缴全宗极少的档案馆，其形成的全宗卷，可置于每个全宗排列的卷首。6.4全宗向档案馆或向有关单位移交时，其全宗卷亦随同移交，附加说明：本标准由全国档案工作标准化技术委员会提出。本标准起草单位：潮湖北省档案馆。本标准起草人孙报涛葛成芬冯玉江.吕炎生20 DA/T 1294全宗号（全宗名称位置）（文件题名位置）081时间：责任者：140图 ~比例尺：1：1.5尺寸单位：mm21 DA/T129400310图二名排：全索春金尺寸单位：m图型：立体图22 129%DATDA/T 1:- 1:4全宗号全宗表全宗卷全第名称图三名称：全家喜金图型：外观效果圈23