公文处理应重视的细节问题.doc

PAGE 8 公文处理应重视的细节问题 （一）请示和报告 请示和报告都是上行公文，常常被混淆使用，但实际上是有明显区别的两类文种。请示是下级机关向上级机关请求指示或批准的报请性公文。报告是下级机关向上级机关汇报工作情况的陈述性公文。 一是行文目的、用途不同。这是两类文种最基本的区别。请示旨在请求上级批准、指示，需要上级审批，重在呈请；报告是向上级汇报工作、反映情况，提出意见或建议，答复上级询问，一般不需上级答复，重在呈报。 二是呈量时间不同。请示需要事前行文，不能“先斩后奏”；报告一般在事后或者工作进行过程中行文。这正如平常工作中所说的“事前要请示，事后要报告”。 三是主送机关不同。请示主送一个直接上级机关。不宜多头、多级主送。即是受双重领导的机关、单位上报请示，也应根据内容分别写明主送、抄送机关，以根据主次分清承办责任，由主送机关负责答复请示的问题。而报告有时可多级多头主送，如情况紧急需要上级领导机关尽快知道的灾情、疫情等等。 四是受文机关处理方式不同。请示均属承办件，收文机关必须及时处理，明确作答，限期批复；报告多属阅知件，除需批转的建议报告外，收文机关对其它报告都不可作答复。如果把请示误写为报告，就可能因不同处理方式而误时误事。 五是涉及内容不同。请示用于向上级机关请求批准、指示，凡是下级机关、单位无权处理、无力解决以及按规定应经上级机关批准认定的问题，均可写为请示。请示根据行文目的的不同，请示可分为三大类：请求批准类、请求帮助类，请求批转类。 六是写作重点不同。请示和报告虽然都要陈述、汇报情况，但报告的重点就在汇报工作情况，报告中不能夹带请示事项。而请示中陈述情况只是作为请示原因，即使反映情况所占篇幅再大，其重点仍在请示事项。 综上所述，请示与报告的区别：请示的特点有超前性、说明性和单一性，是事前有所求。报告则是不要求答复的文件，是事后，被动的陈述性公文。请示是一事一请，只能有一个主送机关。报告是综合性的，不能夹带请示事项。结语不同。请示必须使用结语，如当否，请示。而报告不使用。请示不能抄送下级机关，报告可以。绝不能把请示误用为报告，也不能写为请示报告。 结语及附注的问题： 根据省政府的行文要求，请示必须要有结语和附注。结语要简洁：“当否，请示”。不再使用：“以上意见妥否，请批示！” 关于附注：请示公文中必须注明附注，即联系人、电话。位置在日期下一行。如 二〇一一年十月二十四日 （联系人：电话：） 报告的拟写方式一般可分为四个部分：一、情况；二、经验；三、问题；四、今后意见。如果属于自我批评、工作反省的专题报告，也可分为四个部分：一、情况；二、原因；三、责任；四、处理情况和意见。 （二）通知和意见 都具有指导性的功能。通知是向特定受文对象告知或转达有关事项或文件，让对象知道或执行的公文，是一种使用范围较广的文体。意见，是党政机关对重要事项发表的对工作有指导性质的文件。对重要问题提出指导办法、普遍存在的问题、疑点和难点问题，业务性、针对性很强，而不是一般性的告知。 通知的写法一般都要有一个符合标题“三要素”（即发文机关、事由、文种）的标题，使人一看标题就知道是通知什么事情或要求做什么事情。有些单位简单地使用“通知”作标题，这是不确切的，应尽量避免，更不应提倡。 意见的写法一般开头简明扼要写明目的，然后提出问题、分析问题，最后解决问题。 贯彻性通知的拟定 贯彻性通知是下级对上级的通知精神提出的贯彻和落实意见。一般情况下，通知类的标题由制发机关、通知内容和“通知”三部分组成。贯彻性通知，特别是基层单位下发贯彻性通知，如果这样机械地套用，就往往形成“××（制发机关）转发××关于××的通知的通知”，有时候在一个标题中甚至出现多个“关于”、“通知”词语，标题冗长累赘。解决这个问题最好的办法是两者结合起来，即将标题拟为“××（制发机关）转发××（通知内容）文件的通知”。这方面机关各科室使用的转发通知较多，要注意。 在起草贯彻性通知在内容上需要注意两个问题：一是绝不能照抄照搬上级的通知原文，避免以文件落实文件的现象发生，力避形式主义；二是不能面面俱到，即不能把上级的通知内容一个不落地搬过来，而应该把重点放在结合本地本单位实际如何落实上来，突出重点，明确责任，落实措施。 1.转发性通知一定要注意标题拟定。如其标题过长，可以自拟事由摘要转发，但不能以上级机关公文的发文号代替。如《关于转发云政发［2010］19号文的通知》是错误的用法。再如 《××××关于转发云南省公路局转发省交通运输厅关于贯彻落实深化全民禁毒宣传教育工作指导意见的实施意见的通知的通知》。标题冗长累赘。两次出现介词“关于”，两个“转发”，两个通知。 可自拟标题为：《××××关于转发贯彻落实深化全民禁毒宣传教育工作实施意见的通知》 2.转发文、印发文不在正文中标