关于某县林业局三合一制度档案分类方案.docVIP

PAGE 4 关于某县林业局三合一制度档案分类方案 县林业局的档案分为文书档案（WS）、会计档案（KU）、人事档案（RS）、照片档案（ZP）、录音档案（LY）、录像档案（L某）、实物档案（SW）等，并分别按照相关规定进行规范整理。 一、文书档案 文书档案包括县林业局产生、收集的所有文件材料，按照《归档文件整理规则》和《贵州省《归档文件整理规则》实施细则》以件为单位进行整理，由局办公室负责做好每年文书档案归档工作。 1.文书档案按照二级分类（机构）进行整理，每年度的档案从1开始组件，按顺序排列。 2.档号编制要求。 采用“年度—保管期限”方法进行二级分类，档号结构为：全宗号－档案门类代码?年度－保管期限－件号。上、下位之间用“－”连接，同一级代码之间用“?”隔开。 如：014－WS?2021－永久－0001。 二、会计档案 按照《会计档案管理办法》《会计档案案卷格式》进行整理，由财务股负责做好每年会计档案归档工作。 三、人事档案 按照《干部人事档案工作条例》进行整理，机关工勤人员的人事档案由局办公室负责。按照一人一卷进行整理，动态管理。每年产生的需归档材料，由局办公室按照相关要求存入人事档案中。 四、照片档案 照片档案包括实体照片和数码照片，主要包括县林业局重大活动照片、县林业局领导活动照片，由局办公室负责。 （一）实体照片整理 1.实体照片整理应符合《照片档案管理规范》要求，一般以“张”为单位整理。 2.照片号编制要求。照片号由全宗号、档案门类代码（ZP）、年度、保管期限、册号、张号组成。照片号结构为“全宗号—档案门类代码?年度—保管期限—册号—张号（保管期限代码分别用”Y、D30、D10“对应代表永久、30年、10年）”，如：2－ZP?2018－Y－0001－0001。 （二）数码照片整理 1.数码照片整理应符合《数码照片归档与管理规范》要求，归档的数码照片应采用JPEG格式。 2.数码照片文件采用“全宗号－保管期限代码－年度－照片编号－张号?扩展名”格式命名，如：014－YJ－2018－0001－0001.jpg。 五、录音档案 录音档案主要包括县林业局领导参加重大活动、重要会议的讲话录音，按照《录音录像档案管理规范》《录音录像档案数字化规范》进行整理，采用WAVE格式存储，由局办公室负责；档号结构为“全宗号－档案门类代码?年度－保管期限代码－件号（保管期限代码分别用”Y、D30、D10“对应代表永久、30年、10年）”，如：014－LY?2018－Y－0001.WAV。 六、录像档案 录像档案主要包括县林业局重大活动录像，县林业局领导参加重大活动、重要会议录像等，按照《录音录像档案管理规范》《录音录像档案数字化规范》进行整理，采用AVI格式存储，由局办公室负责；档号结构为“全宗号－档案门类代码?年度－保管期限代码－件号（保管期限代码分别用”Y、D30、D10“对应代表永久、30年、10年）”，如：014－L某?2018－Y－0001.AVI。 七、实物档案 实物主要包括县林业局获得的各种奖牌、奖杯、奖状、奖章、证书、印章、题词、公务礼品等，按照《实物档案整理规则》《实物档案归档范围及整理方法步骤》《印章档案整理规则》案件进行整理，由局办公室负责；档号结构为“由全宗号－档案门类代码（SW）?年度－保管期限代码－件号组成（保管期限代码分别用”Y、D30、D10“对应代表永久、30年、10年）”，如：2－SW?2018－Y－0001。 有专业档案的还应该分专业档案，专业档案归档范围、保管期限、分类方案、整理办法以各行业档案标准要求为准，没用行业标准的参照《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GBT11822—2008）进行整理。