QX_T 319-2016防雷装置检测文件归档整理规范.pdf

ICS 07. 060A 47QX中华人民共和国气象行业标准QX/T319—2016防雷装置检测文件归档整理规范Specifications for filing and arranging documents of lightning protectionsystem inspection2016-04-20发布2016-10-01实施中国气象局发布 QX/T319—2016次目前言范围12规范性引用文件3术语和定义基本规定45归档文件的要求6文件的立卷7文件的归档附录A（规范性附录）检测文件归档范围附录B(规范性附录）案卷封面式样附录C(规范性附录)卷内目录式样附录D（规范性附录）卷内备考表式样附录E(规范性附录）案卷脊背式样参考文献 QX/T319—2016前言本标准按照GB/T1.1--2009给出的规则起草。本标准由全国雷电灾害防御行业标准化技术委员会提出并归口。本标准起草单位：福建省气象局、浙江省气象局、湖南省气象局、天津市气象局、陕西省气象局、贵州省气象局、黑龙江省气象局、广东省气象局本标准主要起草人：许金洪、曾金全、王颖波、李衣长、张烨方、蔡河章、余刚、张卫斌、刘凤姣、黄声锦、吴健、赵建伟、赵东、张沪生、任绍臣、彭黎明、袁湘玲。一 QX/T319—2016防雷装置检测文件归档整理规范1范围本标准规定了防雷装置检测文件归档的基本规定以及归档文件的形式、范围、质量和立卷等要求本标准适用于防雷装置检测文件的归档整理。22规范性引用文件下列文件对于本文件的应用是必不可少的。凡是注日期的引用文件，仅注日期的版本适用于本文件。凡是不注日期的引用文件，其必威体育精装版版本（包括所有的修改单）适用于本文件。GB/T10609.3-一2009技术制图、复制图的折叠方法33术语和定义下列术语和定义适用于本文件。3. 1防雷装置检测文件document of lightningprotection system inspection在防雷装置检测过程中所涉及或形成的各种形式的信息记录3.2案卷file由互有联系的若于文件组成的档案保管单元注：改写GB/T50328—2014，定义2.0.13。3.3档号archival code以字符形式赋予档案实体的用以固定和反映档案排列顺序的一组代码。『GB/T11822-—2008，定义3.63.4立卷filing按照一定的原则和方法，将有保存价值的文件分门别类整理成案卷，亦称组卷［GB/T50328—2014，定义2.0.14]3.5归档putting into record文件形成部门或形成单位完成其工作任务后，将形成的文件整理立卷后，按规定向本单位档案室移交的过程。注：改写GB/T50328—2014，定义2.0.15。4基本规定4.1检测文件归档应遵循完整性、准确性、系统性原则 QX/T319—20164.2检测归档文件的形成和积累应纳入有关人员职责范围。4.3检测归档文件收集应与检测工作同步进行，不得事后补编。4.4检测归档文件应至少保存2年，5归档文件的要求5.1归档形式与范围5.1.1检测文件可采用纸质或电子文件归档形式。5.1.2检测文件归档范围应符合附录A中表A.1的规定。5.2质量要求5.2.1乡纸质归档文件纸质归档文件宜为原件。当为复印件时，单页的复印件应在其空白处加盖检测单位的公章，完整文件的复印件应在文件封面盖章，并在装订文件的侧面盖骑缝章，且由技术负责人签字确认。纸质归档文件应采用碳素墨水、蓝黑墨水等耐久性强的书写材料，不得使用红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等易褪色的书写材料。计算机输出文字和图件应使用激光打印机，不应使用色带式打印机、水性墨打印机和热敏打印机。纸质归档文件应字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签字盖章手续应完备。纸质归档文件的文字材料幅面尺寸规格宜为A4幅面（297mm×210mm），工程图纸宜采用国家标准图幅。纸质归档文件的纸张应采用能长期保存的韧力大、耐久性强的纸张。5.2.2电子归档文件当归档文件为电子文件格式时，应采用表1所列文件格式进行存储，不属于表1格式的电子归档文件应进行转换。有签字或印章的文件宜采用扫描件，并按图像文件格式存储，扫描件图像分辨率应按以下要求进行设置：扫描分辨率参数大小的选择，原则上以扫描后的图像清晰、完整、不影响图像的利用效果为准；一采用黑白二值、灰度、彩色几种模式对档案进行扫描时，其分辨率一般均建议选择大于或等于100dpi。特殊情况下，如文字偏小、密集、清晰度较差等，可适当提高分辨率；需要进行（)CR汉字识别的档案，扫描分辨率建议选择大于或等于200dpi。由专用软件系统（平台）产生的电子归档文件应导出并转换为表1所列文件格式，不得使用专用软件系统（平台）直接存储归档文件。表1电子归档文件存储格式文件类别格式(后缀）文