公司文件档案管理.doc

公司文件档案管理 篇一:公司文件档案管理 要看企业的性质和经营范围 一般的分法是: 1、行政工商资料为第一分类; 2、人事资料为第二分类; 3、项目资料为第三分类; 以上三个只是大的分类，每个分类下还要有细分: 1、行政工商资料细分 (1)工商资料(章程、执照正副本、组织机构代码证正副本、法人身份证复印件等) (2)财务资料(验资报告、税务登记证正副本、每年审计资料等) (3)生产企业还会有生产许可、卫生许可证、专利证书等等 (4)房地产公司就有施工许可证、预售许可证、国土证、产权证等等 2、人事资料细分: (1)招聘面试入职资料(含员工个人信息及相关证照) (2)每月考核资料 (3)培训资料(培训台账等) (4)薪资标准资料 (5)员工工作计划及总结等 (6)劳动合同、试用期合同、培训合同、其他与公司特殊签 订的合同 3、项目资料细分 项目资料根据公司经营性质分法不同，比如生产性的和销 售型的，资料区别很大，在此就不一一列出了。 延伸阅读: 如何构建企业文化 担保公司综合部管理制度 财务报销制度怎么制定呀? 幼儿园的档案文件该如何分类 如何进行企业档案文件归类管理 篇二:公司文件档案管理制度 公司文件档案管理制度 1 产生目的 为保证公司文件的完整，便于查找利用，做好收集、立卷、保管、借阅、统计等工作，特制定本制度。 2 适用范围 适用于公司各种文件、记录、档案资料的管理。 3 正文 3.1 文件资料的收集 3.1.1 收集范围 凡是公司在工作中形成或使用的、办理完毕、具有查考利用价值的文件、电报、各种记录、出版物以及各种图表薄册、照片等都要齐全完整地收集，具体包括以下各项: 上级来文 (1) 上级机关召开的需要贯彻执行的会议的主要文件材料及上 级机关颁发的要求公司执行的文件; (2) 上级领导视察、检查公司工作时的重要指示、讲话、题词、照片和有特殊保存价值的录音、录像等材料。 公司文件材料 (1) 会议文件，包括本公司重要会议形成的文件和领导的讲话稿等; (2) 公司发布(包括转发)的各种正式文件的签发稿、印制稿、重要文件的修改稿; (3) 公司的请示与上级批复文件，下级单位的请示与公司的批复文件; (4) 公司各职能部门在工作中形成的工作计划、总结、报告; (5) 反映公司业务活动和科学技术管理的专业文件材料; (6) 公司检查下级单位工作，调查研究形成的重要文件材料; (7) 公司的统计报表、统计分析材料(包括计算机盘片等)、财务报表、凭证、帐簿、审计等文件材料; (8) 公司党、团和内部组织机构在工作中形成的重要文件材料; (9) 公司领导人在公务活动中形成的重要信件、电报、电话记录;从外单位带回公司有关的未经文书处理登记的文件材料; (10)公司基本建设工程施工竣工、购置大中型设备的文件材料，公司直接管理的科研、建设项目的科技文件材料; (11)公司成立、合并、撤销、更改名称、启用印信及其组织简则、人员编制等文件材料; (12)公司的历史沿革、大事记、年鉴、反映公司重要活动的剪报、声像材料、荣誉奖励证书、有纪念意义和凭证性的实物和展览照片、录音、录像等文件材料; (13)公司制定的工作条例、章程、制度等文件材料; (14)公司干部任免(包括备案)、调配、培训、专业技术职务评定、聘任、党员、团员、干部、员工名册、报表以及职工的录用 转正、定级、调资、退职、退休等工作及干部奖惩等文件材料; (15)公司员工转移工资、行政、党、团组织介绍信及存根; (16)公司财产、物资、档案等的交接凭证、清册; (17)公司编印刊物的定稿和印本、编辑出版物的定稿样本; (18)公司签订的各种合同、协议等材料; (19)公司外事活动中形成的请示、报告、计划、考察总结、重要简报、会议纪要、记录声像材料、有参考价值的资料、互赠礼品清单、工作来往文件等; (20)各种普查工作中形成的文件材料。 3.1.2 收集中应注意的问题 公务电报要同其他文件材料一起收集立卷。 正文和附件要同时收集。 一般文件只存印本和完稿，其它底稿不必存档，但特别重要的文件例外。 作者、时间、数字模糊不清和签发手续不全、张页残缺的文件，一经发现要补充完整后再立卷归档。 有领导重要批示意见的文件处理单，应随文件一起存档。 有请示无批复的文件，应当查明原因，采取补救措施补齐，没有书面文件的，应注明情况，并加盖公章。 用铅笔、圆珠笔或复写的文件底稿，应退回文件撰稿单位复制。 经多方查找，证明确实已丢失的文件，应用公用信笺写上文件名称，注明丢失原因，加盖公章，替代所丢文件归档。 3.2 立卷归档 3.2.1 公文立卷应根