员工档案管理制度.doc

HCHRHR00 PAGE 2 员工档案管理制度 第一章 总则 一、目的 为有效的对员工档案进行妥善保管，保守机密，同时为了维护档案材料的完整、防止材料损坏，便于高效、有序的利用档案资料，特制定本制度。 二、范围 员工入职档案、培训档案、绩效管理档案、晋升档案、异动档案、奖惩档案、离职档案、合同及协议、通知等与个人有关的具有参考价值的文件资料。 三、原则 统一归档，分级管理，便于维护公司档案的完整性与安全性，便于公司员工数据档案的有效利用。 第二章 档案归档 一、归档内容 1、员工入职档案： 1.1《应聘人员登记表》HCHRZP03 1.2《面试评估表》HCHRZP05 1.3《背景调研报告》HCHRZP06 1.4《健康状况声明》HCHRZP08 1.5《员工入职审批表》HCHRZP09 1.6《员工资料卡》HCHRZP10 1.7个人证件：身份证复印件（有效期内、正反面纹路清晰可见，无法提供身份证复印件需提供户口本户主页及本人页复印件）、三张照片（近期免冠白底一寸）、学历学位证复印件（大专含以上学历）、资格证书复印件、职称复印件、机动车驾驶证复印件（驾驶公司机动车人员需提供）、健康证或体检表（三个月有效期以上）、学生证复印件（实习生）、指定银行卡（身份证正面及银行卡正面、开户行、联系电话、本人确认签字）； 1.8原单位离职证明； 1.9《员工劳动合同》HCHRBX04 1.10《必威体育官网网址协议》HCHRBX05 1.11《员工奖励单》HCHRJC01 1.12《员工过失惩罚单》HCHRJC02 2、员工异动档案： 2.1《员工转正申请表》HCHRZP11 2.2《员工试用期工作总结》HCHRZP12 2.3《员工岗位异动表》HCHRZP13 2.4《员工晋升申请表》HCHRSJ01 2.5《员工内部考核表》HCHRSJ02 3、员工离职档案： 3.1《员工离职申请表》HCHRZP14 3.2《员工离职会签表》HCHRZP15 3.3《员工离职交接表》HCHRZP16 3.4《员工离职面谈表》HCHRZP17 4、其他资料档案： 公司决议、委托书、其他合同及协议、通知等与公司及个人有关的具有相关价值的文件资料。 二、档案管理员的职责 由人力资源中心档案负责人负责管理员工档案的收缴、核验、整理、编码、更新、归档等相关事宜，保证原始资料齐全完整、安全必威体育官网网址、查阅方便。 三、档案管理相关规定 1、档案管理权限 1.1人力资源中心：全公司内所有人员的档案均由总部人力资源中心负责统一管理，人力资源中心对档案拥有最终解释权。 1.2各事业部：各事业部高层管理人员仅有查阅权无修改权限，查阅前需报人力资源中心负责人审核通过后方可查阅。 2、基础管理 2.1归档及时、排列有序、层次清楚、整理规范。 2.2新录用的员工，应及时建立档案、造册登记，并更新《员工花名册》。 2.3档案按在职人员、离职人员分开管理，按部门分类存档，应编码（一人一码）、制检索目录（详见《员工花名册》员工编号） 2.4当在职员工的基本档案资料有变动时（如学历变动、身份证信息变动、技术职称变动、银行卡变动、联系方式变动、家庭住址变动等），应及时将相关资料复印递交人力资源中心归档。 2.5对员工进行考核、培训、奖惩、晋升、合同等材料要及时收集、整理、保持档案的完整；归档的材料必须认真鉴别，保证材料的真实、文字清晰、手续齐备。 2.6离职员工档案每月清查并单独存档管理，离职员工档案保存2年后方可销毁（高管及核心技术人员保留至该员工离岗3年止）。 第三章 档案查阅 一、各岗位员工档案权限 1、员工不得查阅上级员工档案，特殊情况下经部门负责人、人力资源中心负责人批准后方可办理。 2、总经理、人力资源中心负责人可直接通过档案负责人办理查阅手续。 二、查阅档案注意事项 1、严禁涂改、圈划、抽取、撤换和损坏档案材料； 2、不得擅自复制(拍摄)档案内容，如因工作需要从档案中取证必须事先经人力资源中心负责人批准后方可执行。 3、查阅者不得擅自泄露档案内容，违反者视情节轻重，予以惩罚。 4、原则上不允许员工自带档案流动，确有需要，由档案发出方做好封口、盖章（或签字），接收方接受档案时须注意查验档案封口完整后方可接收。 第四章 档案的销毁 一、销毁流程 1、档案任何个人或部门非经允许不得销毁公司员工档案资料。 2、当某些档案到了销毁期时，由档案负责人提出申请，经人力资源中心负责人审批后方可执行。 3、经批准销毁的员工档案，档案负责人须认真核对，在销毁员工档案资料时，必须由人力资源中心负责人指定专人监督销毁。 第五章 附则 一、本制度由人力资源中心负责最终解释。 二、本制度的拟定或修改由人