推介会策划执行方案.docx

PAGE5 / NUMPAGES8 推介会会议接待执行方案 一、会议概述 1.会议时间： 2.会议地点 ①总裁交流会： ②产品推荐会： 3.与会人员 ①采购商老总：xxx ②零售商老总：xxx 4.下榻酒店及安排 ①下榻酒店：xxx（含早） ②人员入住安排 姓名： 房间号： 住店日期： 住店天数： 5.午餐及晚宴安排 ①午餐： ②晚宴 a地点： b餐标： c酒水： 二、环境布置 1.酒店外围环境布置：酒店门口LED上显示本次会议主题 2.交流会环境布置 ①外围环境：从入口到会议室指引牌 ②会议桌：每个位置一张白纸、一支签字笔、矿泉水1瓶、流程单一份 3.推荐会环境布置 ①外围环境：从入口到会议室指引牌 ②门口签到桌：签到本、签到立牌、签到笔、产品宣传图册、品牌产品意向调查表一份（意向调查表需要提前跟厂家沟通好新品品牌，细化意向调查表，供来宾打勾选择） ③会场氛围：投影屏幕欢迎页面、屏幕结束页面，背景音乐 ④会议桌椅：各老总的位置配备桌牌，每个座位一张白纸、一支签字笔、矿泉水1瓶、一小包面巾纸、流程单一份 4.酒店房间环境布置 提前备好，客人入住前让前台放入房间 ①水果：每个酒店房间配备一盘水果 ②欢迎卡：每个酒店房间配备一张欢迎卡（放在水果上） 三、会议接待流程 1.接送站服务 序号 姓名 到达信息 返回信息 电话 航班 日期 落地时间 航班 日期 起飞时间 1 2 3 4 5 6 7 2..会前准备 时间节点： ①交流会会议室确认。 ②确认出席会议的人数，参会公司、参会人员的详细信息，会议日程安排，会议的主宾身份，会议坐次顺序安排。 ③安排酒店房间，房间布置，午餐、晚宴。 ④联系在会议室为参会宾客提供茶歇服务。 ⑤与会议中心确认预留车位。 ⑥准备会议资料，布置会议的物料。 ⑦和参会厂家确认参展展品个数与报告人，收集主讲ppt并交给领导审核（要求ppt只介绍品牌和产品不能介绍公司，而且页数有限制）。 ⑧核对会议LED、指示牌内容，并制作和放置指定位置。 ⑨展示品牌产品陈列位置分配，陈列公司门头定制。 会议前一天时间节点： ①确认会议室内各种用具和设施是否符合会议要求（签到薄、签到笔、矿泉水、大礼包等）。 ②布置会场桌子布局（老总在前排座位空间宽松，零售商在老总后几排，零售商后面是采购商）。 ③布置会场桌子桌面，布置会场品牌陈列地堆。 ④与各个工作人员会议流程过一遍。 ⑤给每个工作人员安排第二天的任务，并督促完成。 会议当天时间节点： ①领导发言稿ppt等文件提前复制到电脑，按照发言顺序把文件全部打开。 ②确认交流会会议室布置完毕，如会议桌等 ③安排交流会会务服务人员 会议当天时间节点： ①设备就位，如讲台、投影屏幕、话筒、音响、灯光等并调试好相关设备。 ②会议现场布置，会议室、会议桌布置。 ③会议室设备再次检查一遍,包括空调,灯,话筒,投影等。 ④播放屏幕欢迎页，背景音乐。 ⑤产品展示地堆提前布置好。 ⑥晚宴会场布置（投影仪，麦克，背景音乐，屏幕页面，餐桌酒水） 3.会中服务 ①精神饱满,微笑有礼在门口迎候客人,请宾客签到，引领宾客就坐。 ②会议厅入口大门开启,客人集中进入时注意分流指引客人进入会场。 ③会议期间服务人员站于会议厅门口主动为进出门客人拉/关大门。 ④会议中间休息，安排服务人员送上茶歇糕点。 ⑤摄像师全程跟拍摄像。 ⑥记录推荐会会议内容。 ⑦负责协助播放会议ppt。 ⑧服务人员端上试用品样品盘子 ⑨服务人员定期倒热水，倒茶，咖啡，牛奶等。 ⑩门口服务人员开关门，引导宾客去吸烟区和卫生间。 ?茶歇期间赠送零售商大礼包 4.会后服务 ①打开会议厅大门,引领客人到晚宴餐厅。 ②工作人员检查一遍会场,看是否有遗留物品等,设施设备有否损坏,如有问题及时与会务组联系并做好记录。 ③服务人员整理收集会议所用物品。 5.会议时间流程 9:30-11:30战略合作伙伴交流会 11:30——12:30午餐 12:30——12:55嘉宾入场 13：00——13:30x总致辞 13:30——17:30战略伙伴重点品牌推荐（中间穿插1个15分钟的茶歇服务） 17:50——18:00x总致辞 18:00——18:10全体大合影 18:10——18:30进口商、零售商产品交流 18:30会议结束（会议结束后送零售商离场，并送上大礼包） 18:30晚宴开始 四．活动人员安排 时间 工作内容 具体内容环节 负责人 音响、投影仪试用，会场温度确认、布置会议现场、 厂家、销售老总位置配备桌牌，每个座位一张白纸、一支铅笔、矿泉水1瓶、一包面巾纸 房间号确认，水果、欢迎卡送到房间 厂家样品摆放布置 宣传片、宣传册确认收货 交流会会议室外服务 布置签到台、布置茶歇台 签到本、签到处立牌、签到笔 音响、投影仪试用，会场温度确认、会议现场布置最后确认 厂家