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推介会会议接待执行方案
一、会议概述
1.会议时间:
2.会议地点
①总裁交流会:
②产品推荐会:
3.与会人员
①采购商老总:xxx
②零售商老总:xxx
4.下榻酒店及安排
①下榻酒店:xxx(含早)
②人员入住安排
姓名: 房间号: 住店日期: 住店天数:
5.午餐及晚宴安排
①午餐:
②晚宴
a地点:
b餐标:
c酒水:
二、环境布置
1.酒店外围环境布置:酒店门口LED上显示本次会议主题
2.交流会环境布置
①外围环境:从入口到会议室指引牌
②会议桌:每个位置一张白纸、一支签字笔、矿泉水1瓶、流程单一份
3.推荐会环境布置
①外围环境:从入口到会议室指引牌
②门口签到桌:签到本、签到立牌、签到笔、产品宣传图册、品牌产品意向调查表一份(意向调查表需要提前跟厂家沟通好新品品牌,细化意向调查表,供来宾打勾选择)
③会场氛围:投影屏幕欢迎页面、屏幕结束页面,背景音乐
④会议桌椅:各老总的位置配备桌牌,每个座位一张白纸、一支签字笔、矿泉水1瓶、一小包面巾纸、流程单一份
4.酒店房间环境布置
提前备好,客人入住前让前台放入房间
①水果:每个酒店房间配备一盘水果
②欢迎卡:每个酒店房间配备一张欢迎卡(放在水果上)
三、会议接待流程
1.接送站服务
序号
姓名
到达信息
返回信息
电话
航班
日期
落地时间
航班
日期
起飞时间
1
2
3
4
5
6
7
2..会前准备
时间节点:
①交流会会议室确认。
②确认出席会议的人数,参会公司、参会人员的详细信息,会议日程安排,会议的主宾身份,会议坐次顺序安排。
③安排酒店房间,房间布置,午餐、晚宴。
④联系在会议室为参会宾客提供茶歇服务。
⑤与会议中心确认预留车位。
⑥准备会议资料,布置会议的物料。
⑦和参会厂家确认参展展品个数与报告人,收集主讲ppt并交给领导审核(要求ppt只介绍品牌和产品不能介绍公司,而且页数有限制)。
⑧核对会议LED、指示牌内容,并制作和放置指定位置。
⑨展示品牌产品陈列位置分配,陈列公司门头定制。
会议前一天时间节点:
①确认会议室内各种用具和设施是否符合会议要求(签到薄、签到笔、矿泉水、大礼包等)。
②布置会场桌子布局(老总在前排座位空间宽松,零售商在老总后几排,零售商后面是采购商)。
③布置会场桌子桌面,布置会场品牌陈列地堆。
④与各个工作人员会议流程过一遍。
⑤给每个工作人员安排第二天的任务,并督促完成。
会议当天时间节点:
①领导发言稿ppt等文件提前复制到电脑,按照发言顺序把文件全部打开。
②确认交流会会议室布置完毕,如会议桌等
③安排交流会会务服务人员
会议当天时间节点:
①设备就位,如讲台、投影屏幕、话筒、音响、灯光等并调试好相关设备。
②会议现场布置,会议室、会议桌布置。
③会议室设备再次检查一遍,包括空调,灯,话筒,投影等。
④播放屏幕欢迎页,背景音乐。
⑤产品展示地堆提前布置好。
⑥晚宴会场布置(投影仪,麦克,背景音乐,屏幕页面,餐桌酒水)
3.会中服务
①精神饱满,微笑有礼在门口迎候客人,请宾客签到,引领宾客就坐。
②会议厅入口大门开启,客人集中进入时注意分流指引客人进入会场。
③会议期间服务人员站于会议厅门口主动为进出门客人拉/关大门。
④会议中间休息,安排服务人员送上茶歇糕点。
⑤摄像师全程跟拍摄像。
⑥记录推荐会会议内容。
⑦负责协助播放会议ppt。
⑧服务人员端上试用品样品盘子
⑨服务人员定期倒热水,倒茶,咖啡,牛奶等。
⑩门口服务人员开关门,引导宾客去吸烟区和卫生间。
?茶歇期间赠送零售商大礼包
4.会后服务
①打开会议厅大门,引领客人到晚宴餐厅。
②工作人员检查一遍会场,看是否有遗留物品等,设施设备有否损坏,如有问题及时与会务组联系并做好记录。
③服务人员整理收集会议所用物品。
5.会议时间流程
9:30-11:30战略合作伙伴交流会
11:30——12:30午餐
12:30——12:55嘉宾入场
13:00——13:30x总致辞
13:30——17:30战略伙伴重点品牌推荐(中间穿插1个15分钟的茶歇服务)
17:50——18:00x总致辞
18:00——18:10全体大合影
18:10——18:30进口商、零售商产品交流
18:30会议结束(会议结束后送零售商离场,并送上大礼包)
18:30晚宴开始
四.活动人员安排
时间
工作内容
具体内容环节
负责人
音响、投影仪试用,会场温度确认、布置会议现场、
厂家、销售老总位置配备桌牌,每个座位一张白纸、一支铅笔、矿泉水1瓶、一包面巾纸
房间号确认,水果、欢迎卡送到房间
厂家样品摆放布置
宣传片、宣传册确认收货
交流会会议室外服务
布置签到台、布置茶歇台
签到本、签到处立牌、签到笔
音响、投影仪试用,会场温度确认、会议现场布置最后确认
厂家
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