公司档案文件编码规则.doc

发文部门：人事行政部 密级：S 页次： PAGE \* Arabic 5 / NUMPAGES \* Arabic 8 分发号： 主题：公司档案文件编码规则 文件编号： 版本：A/0 第PAGE 5页 公司档案文件编码规则 1 目的 规范和统一公司制度文件的格式及管理，明确制度文件编制、审核、签发程序及要求，维护制度文件的连贯性、权威性，保障管理组织有序、运行有效。 2 范围 适用于公司各部门，各驻外机构可参照执行。 3 职责 3.1 总经理负责公司各类制度文件的审批。 3.2 副总经理负责公司各类制度文件的审核。 3.3 人事行政部是公司制度文件的归口管理部门，负责公司制度建设的统筹规划、综合协调、组织实施与稽查落实；负责各类制度文件的初审；负责各类制度文件的档案管理。 3.4 各部门负责本部门职能、职责范围内相关制度文件的起草与报批；负责按职责划分执行相关制度文件。 4 制度文件分类及编号规则（见下表）。 4.1 版本 制度文件版本分为版本和版号两部分：版本号用大写英文字母组成，从A开始顺次递增；版次号用2位阿拉伯数码组成，从00开始，顺次递增。 4.2 密级 按制度文件必威体育官网网址程度，可将制度文件分为绝密文件（T）、机密文件（S）和一般文件。 制度文件应标明密级，一般文件无需标注。 4.3正文格式 正文一般包括：1.目的、2.范围、3.职责、4.内容、5.附则、6.相关文件与记录、7.附件说明、8.文件履历说明。 4.3.1“内容”一般指具体管理涉及的内容，如涉及管理内容、项目较多，可适当扩充章节，分类说明。 4.3.2 涉及专业管理、技术问题，或需经特别解释才能表达清晰，辨明歧义的，可适当增加“定义”章节。 4.3.3文件履历说明一般包括制定（人）、审核（人）、批准（人），批准、颁发和生效日期，以及阅文批示及会签等内容。 4.3.4 正文一般采用四号小标宋体字（表格内文字小四号，页眉五号），A4纸，页边距上下左右均1.27cm，（标点符号用全角标注，占1字间距）。 4.3.5 附件与附件说明 4.3.5.1 制度文件如有附件，应在正文之未尾，“文件履历说明书”之前进行附件说明。 4.3.5.2 附件一般包括：相关流程图、相关表单和其他对正文内容的说明性材料。 4.3.5.3 凡具体管理流程应编制流程图，对各业务、管理环节进行节点描述。 4.3.5.4 业务、管理过程中涉及的表单，应统一编号附后。 4.3.5.5 附件说明应按顺序标注，其顺序号与附件顺序一致。标注时先标附件名称（不加标点），再用括号括入编号。 5 制度文件编制、发布流程 5.1各部门根据管理、业务需要，按统一标准编制制度文件。 5.1.1 人事行政部每年11月份向各部门收集汇总制度建立、执行情况，并编制《年度制度建设计划》。 5.1.2各部门编制制度文件原则上应在上述“制度建设计划”范围内按期完成；确因管理需要，需临时增、删、合并制度文件的，应及时向人事行政部提出申请，由人事行政部对“制度建设计划”作相应调整。 5.1.3 各部门制定的制度文件初稿（套制度模板的打印件），经部门负责人确认后统一交人事行政部初审。初审的主要内容： 5.1.3.1是否按计划编制文件，是否符合编号规则； 5.1.3.2是否按公司统一格式编制； 5.1.3.3相关原则规定是否符合公司有关制度规定； 5.1.3.4涉及跨部门事项是否与相关部门充分协商，相互间职责流程是否已清晰界定。 5.2经人事行政部初审的制度文件统一交副总经理复核后，送总经理签批。 5.3所有制度文件经总经理批准后，按审批发文范围予以发布。 5.4经总经理批准的制度文件原件由人事行政部文控文员留存，并按照发文范围复印发放给相应部门及人员。 5.5制度文件发放时应按受文部门在其“分发号”栏填写对应的分发号，并由受文部门相关人员在《文件发放及签收记录》上签名确认。 5.6制度文件更版发放时，人事行政部文控文员应同时回收旧版文件，并做好相应记录。 5.7经人事行政部编号发放的制度文件，原则上一号一部门，任何部门、人员不得擅自复制。确因工作需要需增发文件的，由需要部门申请，经人事行政部经理同意后，可复印增发，并按受文部门编号登记管理；原受文部门已发文件的，采用“部门编号+阿拉伯数码”方式发放，如营销中心增发的第1份文件编号用“04-1”表示。 6制度文件的宣贯与试运行 6.1制度文件一经公司总经理签批即行生效，编制部门应作好实施前的宣贯工作，并做好相应培训（宣贯）记录。 6.1.1制度文件宣贯一般可利用早会时间进行，文件涉及的相关部门人员均应参加。 6.1.2制度文件内容较多，涉及面广（包括需公司全员知晓）的，可由文件编制部门协商人事行政部另行安排时间进行全员培训。 6.1.3制度文件执