秘书与同事沟通的技巧.pdfVIP

秘书与同事沟通的方法 秘书要善于选择沟通交谈的时间、场合和对方感兴趣的话题，态 度谦虚诚恳，善于体察对方心情。讲究说话的技巧，来增进与同事的 情感。秘书该如何与同事进行沟通呢？ 一、要尊重对方的劳动 在沟通过程中应多站在对方的角度考虑问题，保持低调、谦和的 态度，把大事化小、小事化了。市场部的小马根据秘书小娜传达的领 导意图和要求，花费时间和精力完成了市场促销报告，小娜应首先对 小马的辛劳予以肯定，使其获得一定的心理安慰与精神鼓励，为后面 的沟通做好铺垫。在自尊的前提下，秘书人员之间应彼此尊重。秘书 工作中，不能随意插手别的秘书职权范围之内的事情。有的工作需要 大家共同完成时，应互相协商、配合，而不能只顾自己或互相破坏。 二、要给予有益的指导 秘书工作十分繁杂，难免与同事发生矛盾与冲突。这时秘书应对 事不对人，以结果为导向，以把事情办成、办好为 目标。秘书小娜对 领导的意图领会得比较透彻，对领导的要求认识得比较深刻，因而能 够发现小马写的促销报告 “远远没有达到总经理的要求”。但是，小 娜不应居高临下，颐指气使，一味地批评、指责（“你看你写的是什 么东西？”“我真不知道怎么说你才好 ！”），一味地贬低、羞辱 （“我 真没见过这么差的促销报告！”），甚至说出不负责任的话 （“接下 来你就看着办吧！”），而应根据领导的意图和要求，针对小马写的 市场促销报告提出意见和建议，供小马修改完善时作为参考。 三、要讲究说话的技巧 秘书小娜与市场部的小马不是上下级关系，而是同事关系。秘书 不是管理者，没有领导的权力，更没有发号施令的权力，在与同事沟 通时应明确自己的角色定位，注意保持友好、谦和的态度，多为对方 考虑，多为对方提供帮助。小娜不应以 “钦差大臣”自居，盛气凌人， 语气生硬；而应像兄弟姐妹间谈话一样，语气柔和，似微风细雨润物 无声。 如果工作中遇到这种情况，建议小娜这样处理： “小马，这几天 写市场促销报告辛苦了！我认真地看了你的报告，觉得离总经理的要 求还有点差距。报告的结构还要做些调整，内容还需补充。正好老板 昨天下午出差了，下星期三才回来，你还有足够的时间对报告进行修 改和完善。这几天就麻烦你再辛苦一下了！” 四、保持乐观和幽默感 秘书工作似乎千篇一律，变化不大，没有多大的挑战性。但秘书 千万不要变得灰心丧气，要让自己变得富有幽默感。乐观和幽默可以 消除彼此之间的敌意，更能营造一种亲近的人际氛围。更有助于秘书 与同事的关系变得轻松，消除工作中的劳累，容易让同事感到亲近。 秘书在工作中切忌情绪不佳，牢骚满腹，工作时应该保持高昂的情绪 状态，即使遇到挫折、饱受委屈，也应当保持乐观的心境。切忌逢人 诉苦，在其他同事面前抱怨，秘书应当忘记过去的种种，把注意力放 到充满希望的未来，做一个生活的强者。 五、化解矛盾，增进情感 秘书应主动帮助各职能部门与领导沟通，在职责允许的范围内帮 助各职能部门解决工作中的问题，特别要注意平等对待各职能部门， 建立正常的合作关系。在促进各职能部门协调的过程中，秘书人员既 要忠于领导的意图，明确协调的基本原则，又要针对具体情况，切实 解决他们的困难，促使各部门化解矛盾。 秘书与同事之间在遇到矛盾时。需要和同事进行 良好顺畅的情感 交流，就能化解各种矛盾，使双方的工作顺利进行。秘书与同事间出 现意见分歧，秘书要能客观冷静的分析，控制自己的情绪，从自身找 原因，对于自己的弱点要有清醒的认识并保持必要的敏感，如果确实 办错了事，应勇于为自己犯下的错误承担责任，真诚地道歉，不推托 找借口，对于同事的过失应客观地看待和处理，要尽量学会宽容。 六、平易近人，协作支持 秘书人员在与各职能部门人员的交往中，应摆正自己的位置，平 等相待，平易近人。平时主动了解各职能部门的情况，体谅职能部门 的难处。秘书部门的工作需要得到各职能部门的协作与配合，各职能 部门的工作也需要秘书部门的支持与合作。平时各职能部门需要向领 导反映情况、提出建议等，常常需要通过秘书人员与领导联系或沟通。 七、维护上司的威信，注意仔细聆听 尊重上司的意见，认真执行已完成的决议上司找你商讨问题时， 要毫无保留地提出自己的看法，如果上司有不同的观点，要尊重上司 的意见，如果一形成的决议，尽管自己还有不同的看法，此时，也只 能保留自己的意见，坚定不移地执行决议。 上司时间宝贵，秘书说话啰嗦就意味着浪费上司的宝贵时间，所