档案归档制度.doc

档案归档制度 　　 第一条 为加强中心文书档案管理工作，充分发挥文书档案作用，根据国家档案局有关机关档案工作的制度，结合本单位实际，制定本办法。 第二条 文书档案的归档范围包括 1、本单位自身形成及与有关单位联合颁发的，反映主要工作活动的文件材料； 2、上级和上级党政、人大机关颁发或转发的针对本系统工作或本单位须遵循贯彻的文件材料； 3、同级机关和非隶属机关颁发的需要执行的文件及与本单位联系、协商工作的重要来往文件。 第三条 归档要求 1、各科室应做好文件材料收集工作。应归档的文件材料的种类、份数及每份文件的底稿、附件和与本文有关的签报、批示等附属材料，均应齐全、完整。 2、按照归档文件材料的保存价值确定保管期限。不同保管期限的文件材料应分开立件，分开入盒。 3、归档文件要按标准折叠取齐，每份文件必须齐全完整。 4、不同年度的文件一般不得放在一起立件，但跨年度的请示与批复，可放在复文年立件；未作批复的，放在请示年立件；跨年度的计划，放在计划期的第一年立件；跨年度的总结，放在总结期的最后一年立件：跨年度的会议文件，放在会议结束年立件。 5、文书材料采用计算机辅助归档，一般文件一份(包括正本与定稿、正件与附件)为一件，会议记录、报表、名册、图册、书刊等一册(本)为一件。文件材料应按下述要求进行排列：批复在前，请示在后：正文在前，附件在后；印件在前，定稿在后。 6、归档文件应逐件编号，在文件首页左上角空白位置加盖归档章并填写相关内容；归档文件目录设置全宗号、类别、期限、年度、件号、文号、责任者、题名、日期、页数、备注等项目。为保证归档数据的安全，应及时做好数据备份工作。 7、归档的每一份文件均应填写归档文件目录，目录要求电脑打印，永久、长期件一式五份，短期件一式四份，一份放文件所存的档案盒内，其余分类合并装订成检索目录，一套交市档案局，一套作档案部门检索用，另两套待档案进馆时同时移交进馆。 8、文件材料要去掉金属物，对破损的张页应进行托裱，宽大的张页应折叠整齐，一页以上的文件在左上角用浆糊裱装。 第四条 归档时间 文书档案在文件形成第二年第二季度前归档完毕。