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岗位职责的编写流程
第一步,确定职位说明书的规范用语,版面格式要求及具体的相关内容。
第二步,确定公司的整体的组织架构,其中又分为一级、二级、三级架构,画出流程图。
第三步,进行工作整体分析,确定每一项工作的 6w1h:用谁做(who)、做什么 (what)、何
时做(when)、在那里做(where)、如何做(how)、为什么做(why)、为谁做(whom)。
第四步,编写职位说明书,包括:职位基本信息、工作目标与职责、工作内容、工作的
时间特征、工作完成结果及建议考核标准、教育背景、工作经历、专业技能、证书与其他能
力、专门培训、体能要求。
第五步,职位说明书为一式三份,一份为用人部门负责人保管,一份为员工自己保管,
一份由人力资源部备份保管。
工作分析
工作分析是指对工作进行整体分析,以便确定每一项工作的7个w:用谁做(who)、做
什么 (what)、何时做(when)、在那里做(where)、如何做(how)、为什么做(why)、为谁
做(whom)。
第一步:确定组织结构和部门职责。
第二步:建立工作小组,并制定工作分析计划。
第三步:设计岗位说明书模板,并进行工作分析和岗位说明书编写培训。
第四步:岗位说明书的编写。第五步:进行工作分析访谈。
如何进行工作分析
工作分析是指对工作进行整体分析,以便确定每一项工作的7个w:用谁做(who)、做
什么 (what)、何时做(when)、在那里做(where)、如何做(how)、为什么做(why)、为谁
做(whom)。分析的结果或者直接成果是岗位说明书。岗位说明书是记录工作分析结果的文件,
它把所分析该岗位的职责、权限、工作内容、任职资格等信息以文字形式记录下来,以便管
理人员使用。工作分析是现代人力资源管理的基础,惟独在客观、准确的工作分析基础上才
能进一步建立科学的招聘、培训、绩效考核及薪酬管理体系。 以下简单介绍工作分析的实施
步骤以及注意事项。
第一步:确定组织结构和部门职责。工作分析可展开的前提条件企业里有关组织结构已
确定,并具有相对稳定性;在组织结构基础上,工作流程及部门责任已确定;每一个部门应有
的工作职位也已明确。有些企业在对人力资源系统进行变革时,没有与其他组织系统联系起
来,在上述条件不具备的情况下,单独对人力资源体系进行立项。这样的结果对工作分析,
以及其后的工作评价、绩效考核与薪酬体系的效果将会大打折扣。所以在进行工作分析前,
首先要进行组织机构调整和部门责任和部门职位的确定。部门职责梳理的方法与工作分析方
法类似,普通与部门经理进行访谈确定其部门职责。
第二步:建立工作小组,并制定工作分析计划。普通由外部礼聘有关专业人事作为工作
小组顾问。工作分析涉及企业内所有部门,惟独得到各部门充分重视和支持才干顺利完成任
务。所以最好建立由最高领导牵头,各部门主要领导参预的领导小组,在领导小组下再设具
体操作的工作小组。 工作小组由人力资源部部份成员及各主要部门(如管理、研发、生产、
销售)人员组成。工作分析实施计划的制定,应根据公司需要、任务量(职位复杂性与多少)
来确定。
第三步:设计岗位说明书模板,并进行工作分析和岗位说明书编写培训。岗位说明书模
板的设计应注意以下几个方面: 首先,明确本次工作分析的主要目标。我国大多数企业过去
没有做
过工作分析,第一次进行这项工作很难达到完美,也不应该过分追求完美。岗位说明书
模板应根据企业实际情况进行设计第,对所需要填写的项目有所选择,删除除关系不大的项
目。其次,对要参加工作分析访谈和岗位说明书编写的员工进行相关培训,由专家对工作分
析的特点进行讲解;引导和控制进行统一规定;并对有疑义的地方进行讨论。
第四步:岗位说明书的编写。在培训之后,组织参加培训的人员在规定时间内编写岗位
说明书初稿。并由外部专家对岗位说明书的初稿进行审核,对发现的问题进行总结,并针对
发现的问题再次进行纠错培训。
第五步:进行工作分析访谈。针对一些公司的关键岗位,由外部专家主持进行一对一的
工作分析访谈。
工作分析访谈需要的资料是该岗位任职者所编写的岗位说明书,外部专家与任职者通过
访谈,对其工作进行梳理和分析,协助其完成岗位说明书。通过人力资源管理咨询项目,总
结出一下工作分析访谈中常规性问题和注意事项:
首先,在开始工作分析访谈之前,要预先熟悉所要访谈的岗位的岗位说明书,了解其工
作内容,并初步拟定工作分析访谈提纲。
其次,在工作访谈的过程中,开始时
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