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* 表2-1： 影响政府档案价值的职能背景因素表 2 职能 政治类 军事保卫职能 维护国家独立和主权完整、保卫国防安全、防御外来侵略的职能。 外交职能 通过政府的外交活动，促进本国与世界其他各国正常的政治、经济往来，建立睦邻友好关系，促进国与国之间互惠互利，反对强权政治，维护世界和平等方面的职能。 治安职能 维持国家内部社会秩序、镇压叛国和危害社会安全的活动、保障人民的政治权利和生命财产安全、维护宪法和法律尊严的职能。 民主政治建设职能 通过政府活动，推进国家政权完善和民主政治发展的职能。 3.ERMS中的电子记录鉴定 3.1鉴定工作的模型 记录鉴定制度层面 记录鉴定的具体方法层面 （内容分析、职能分析、风险分析） 方法层 操作层 3.ERMS中的电子记录鉴定 鉴定主体 鉴定目标 合理体现需求 系统分析需求 构成构建 鉴定方法 鉴定制度 电子记录 价值主体（用户） 提供利用 实施 ⑤ ① ② ③ ④ 3.2 鉴定战略 3.3电子记录的鉴定基础 电子记录的鉴定应以职能鉴定为基础 原因： 电子记录的量大质杂（起因、过程和结果记录都有）； 未归档的电子记录具有分散性和动态性； 无法人工直接完成，需要有系统自动或半自动地执行。 3.4 电子记录的鉴定程序、步骤设计 3.4.1机构电子记录职能鉴定的阶段划分 设定鉴定方法体系阶段、制订保管期限表阶段、保管期限表在系统中配置和维护阶段、系统运行过程中的鉴定或处置具体记录阶段。 设定鉴定方法体系阶段 制订保管期限表阶段 保管期限表在系统中配置和维护阶段 系统运行过程中的鉴定或处置具体记录阶段 反馈修正 3.4 电子记录的鉴定程序、步骤设计 3.4.2电子记录职能鉴定程序 概念鉴定阶段 （1）档案工作者和业务人员以及机构其他人员合作制订适宜于电子记录需要的保管期限表； （2）提交技术人员，在双方的合作下，经过加工得到更加结构化的保管期限表； （3）由系统管理员在已经运行的电子记录管理系统中配置保管期限表； 鉴定实施阶段 （4）系统在实施鉴定时，通过访问数据库，读取保管期限表的条款； （5）为类目或案卷划分保管期限； （6）电子记录在划分类目或案卷后，继承该类目或案卷的保管期限。 3.4.3电子记录职能鉴定的任务 （1）概念鉴定阶段的主要任务：编制机构的电子记录保管期限表，将保管期限表配置到系统中； （2）鉴定实施阶段的主要任务：电子记录管理系统根据系统中预先设定的鉴定标准和保管期限条款，为具体的对象分配保管期限的过程。 3.4.3电子记录职能鉴定的实施阶段步骤 第一个步骤（4、5）是为新创建的类目和案卷分配保管期限，通过将类目或案卷的元数据和保管期限表中所维护的元数据标准进行比较，从而将保管期限分配给类目或案卷，该步骤的鉴定可以称之为“判断鉴定”。 第二个步骤（6）其实并不是鉴定或判断的过程，而是为特定的电子记录划分类目或案卷，记录继承上让类目或案卷的保管期限的过程，可以称之为“继承鉴定”。 3.4 电子记录的鉴定程序、步骤设计 3.4 电子记录的鉴定程序、步骤设计 保管期限表 数据库 电子记录管理系统 执行者：档案人员+信息技术人员 制订者：档案人员+业务工作人员 类/系列、案卷 记录 分配 第三阶段 继承 反馈 查询 第二阶段 第一阶段 配置 （1） （2） （3） （4） （5） （6） 3.4.4电子记录鉴定的构成要素 从构成的角度来看，电子记录管理系统中的鉴定可以分解为六大要素： 3.4 电子记录的鉴定程序、步骤设计 要素 鉴定者 鉴定对象 鉴定时间 鉴定场所 鉴定标准 鉴定步骤 译文 WHO WHOM WHEN WHERE WITH WHAT HOW 3.5电子记录保管期限表的种类 3.5.1“特定载体”保管期限表 对机构记录按照载体进行分类，分别制订电子记录、纸质记录、缩微胶片的保管期限表。各保管期限表中一定会有冗余，因为同一份记录可能会同时以不同的载体形态保存。在此种模式下，不同载体同份记录的保管期限可以分别设定，而不必相同。 3.5.2 “载体无关”保管期限表 仅仅从记录价值进行判断，决定记录的保管期限，而不考虑其载体特征。那么一份记录的不同载体的版本将具有相同的保管期限。 3.5.3“综合”保管期限表 制订针对机构所有记录，包括各种载体类型记录的保管期限表，处理好同一份记录不同载体副本保存期限的问题 3.6电子记录保管期限的构成 电子记录的保管期限被称作“全生命周期”保管期限（Total Life Cycle Retention Periods），其中应明确规定如下几个阶段的保管期限： （1）在线保存期限（online retention period） 在线保存期限反映了