企业文件材料归档范围与档案保管期限表编制培训.ppt

二、企业制定归档范围与保管期限的方法 （3）人员招聘方面的文件材料归档范围如何处理问题 员工招聘方面的文件材料一般都划分永久。 （4）按合同期限界定与人员有关的文件材料的保管期限问题 现在员工合同一般分为固定期和无固定期，这个要根据各地的规定来划分。但凡与人有关的材料基本都划分永久保管。 * 企业内部机构间联络产生的文件材料的处理 内容：部门间的工作通知、就有关事项给公司领导的呈批件等。 特点：文件材料常常以非红头文件出现，易遗漏。 在划分其保管期限时应根据其处理事件的重要程度进行确定，切忌全部划分一个保管期限，更不能全部不纳入归档范围。 注意：有的企业此类内部机构间沟通协调产生的文件材料由部门保管，不需向档案部门移交归档，这种做法不可取。 * 常见问题举例 （一）遗漏重要文件材料 * 正确的做法 第一步：梳理职责，搭好框架 第二步：根据职责将10号令附表内容分别归位 第三步：找出职责中有但10号附表中没体现的职责或10号令不够细化的地方。 第四步：将职责中有但10号令附表缺少的内容补充进去。对有关条目进行细化 第五步：排序 第六步：修改完善，字、词、句理顺 第七步：编号与标记 * * 根据工作流程来分析归档范围 * 10号令中内容的具体化和细化 有的条款提示到多项工作的文件材料。 * * 住房公积金文件材料： 《单位登记表》 《单位帐户注销登记表》 《单位信息变更登记表》 《预留印鉴卡》 《住房公积金汇缴变更清册》 《住房公积金汇缴（跨年）清册》 《住房公积金汇缴书》 《单位汇款缴存公积金备案表》 《委托银行收款缴交住房公积金协议》 《特约委托收款付款授权书》 《补缴书》 《住房公积金补缴清册》 《提取申请书》 《提取清册》 《单位缓缴住房公积金申请表》 《个人信息变更申请书》 《转移申请书》 * * 需要进一步细化 表内文件材料的细化 为什么要细化？ 1、为文件材料的收集打下基础 2、为档案鉴定提供操作性强的标准 3、为界定档案人员违法违续提从依据 4、为计算机辅助智能鉴定奠定基础 可按文件材料形成先后顺序分阶段列出，也可以按文件材料成分划分为若干子条目列出，并划分相应保管期限。资产与权属登记文件一般都划为永久。 * 二、企业制定归档范围与保管期限的方法 * 本条目细化可按照会议的层次或是会议文件材料的性质来细化，一般来说涉及企业经营、管理等的全局、间隔周期超过一年才召开一次的会议属重要会议，保管期限可划分为永久；每年都召开的公司级重要工作的专题性会议可划分为30年，一般会议划为10年。 本条目可以按照人员的职务来细分 同一级别领导来企业视察也要根据其活动或内容区分重要程度 在执行本条款时，既要考虑上级领导级别，又要考虑上级领导视察、检查事由的重要程度，具体情况具体分析，再确定保管期限。 * 二、企业制定归档范围与保管期限的方法 * 企业可根据历年向有关机关、上级主管单位经常请示的事项细化文件材料。如公司治理、资产处置、经营决策、改革改制、人事安排、薪酬待遇等属重要问题，应划分为永久保管。请示和批复事项影响时间，如批复事项对企业未来较长时期产生作用或影响，则划为永久；如在未来不长的时期内产生作用或影响，则划为30年。 无批复的请示按是否重要事项划分保管期限，一般划为10年，但如是重要事项应划分为30年。 上级有关机关、上级主管单位下发的有关本企业设立、变更等有关的文件材料、任免本企业负责人文件材料、资产处置决定文件材料、授予荣誉文件材料、针对本企业生产经营事项的文件材料应划分为永久。 上级有关机关、上级主管单位下发的与本单位产品、业务有关的而且需要办理的可划分为30年。 上级有关机关、上级主管单位普发性文件，本单位只作一般性传阅，不需具体办理的可划分为10年。 * 二、企业制定归档范围与保管期限的方法 * 可按合同金额、标的物来细化长期合同或协议。如可将50万元以上的合同、协议定为重要事项，划分为永久，50万元以下的合同、协议定为一般事项，划分为30年。具体金额应根据本企业实际情况确定。 * 可按客户性质细化本条目文件材料。如可细化为长期客户、短期客户，或是战略合作者、非战略合作者，还可以分为机构客户、散户、个人客户等。 * 二、企业制定归档范围与保管期限的方法 * 可按公告、公示内容涉及的事项进行细化。 有关公告的文件材料 招标、采购事项公告 人员招聘、任免事项公告 资本经营事项公告 法律声明公告 应急处理、公共关系声明公告 公开感谢信、获奖事项 启示事项、正式文件公布 代替企业年检的企业年报 可按涉及的问题进行细化，如可作如下细化： 直属单位、所属和控股企业的请示、报告、函与本企业的批复、复函等文件材料 关于资产处置问题的； 关于干部任免问题的； 关于生产经营问题的。 * 可按物资种类进行细化，同一类物资可按金额进一