大型档案馆搬迁模式选择——辽宁省档案馆搬迁实证分析.pdf

交 流 大 型 档 案 馆 搬 迁 模 式 选 择 —— 辽宁省档案馆搬迁实证分析 文/  王中明 近 年来，在 各 级党委、政府 的重视 上架、整序等环节却相当耗费精力。由于 及的每一个环节，无论是下架、装 箱、集 下，在国家档案局的支持下，全国各地档案 档案箱循环使 用，装箱、搬运、拆包、上 中存放，还是装车、运输、卸车、上架，不 馆建设稳步推进。随着新馆的纷纷落成， 架等环节不得不连续操 作、循环往复，难 仅任务艰巨，而且责任重大。搬迁人 员在 档案的安全、有序搬迁又成为各级档案部 免急中出错导致案卷乱序。而一旦出现乱 积极调动局馆 内部力量的同时，还 应充分 门必须精心谋划的另一件大事。本文依据 序，核查、整序的工作量 无疑是巨大的。 利用外界资源，寻求武警、公安、交通、消 辽宁省档案馆档案搬迁实践，就大型档案 即便没有出现乱序，周转箱循环使用的做 防、气 象等部门的协助，建立多方参与的 馆档案搬迁模式的选择问题作以探讨。 法将搬迁时间拉得过长，必然严重影响公 联动机制，切实保障档案安全，提高搬迁 众利用档案。因此，这种搬迁模式比较适 效率。 模式选择 合小规模、近距离的档案搬迁，而对于辽 对 武 警、公安、交通 、消 防、气 象等 宁省档案馆这样 大规模、远距 离的档案 部门的参与程度，我们则提出了 “后端半 辽宁省档案馆馆藏 档案657个全宗， 搬迁则并不适用。 介入”的理念。所谓 “后端 半介入”，是指 150万卷( 册) ，是我 国馆藏量较大 的省级 与其在档案搬迁 以后为排序、整序 武警、公安、交通、消防、气象等部门根据 档案馆之一。除数量庞大外，档案年代久 而烦 恼，不如在 准备 阶段 就对可能 出现 需要 参与档案搬迁的后 期工作，而档案 远、门类 繁多、新 老馆相距 远 等实 际情 的风险严格管控，为此我们引入了 “前端 的下架、装 箱、编号、封签、集中存 放等 况，无疑 都给档案搬迁增 添了难度。为确 控制”理念，使用非周转的无酸纸板 箱进 前期准备工作，则全 部由局馆职工 自行完 保搬迁万无一失，提高效率，辽宁省档案 行搬迁，并对搬迁程序作如下调整：闭馆 成，这种模式 突显了后 期协调联动 的重 馆在档 案搬迁模式的选择方面突出了建 （老馆闭馆，新馆 提供胶片和数字化档 要性。 立前端控 制机制和抓好后端联动协调两 案为利用者服务）→档案下架→装箱→编 为充分调动馆 内、馆外两股力量，发 大特点，获得了成功。 号→封签→集中存放→出库→运输→上架 挥整个团队的积极性、主动性，我们建立 1.建立前端控制机制 →核序→提供利用。在 此过程中，档案先 了科 学的搬迁 指挥 系统，明确 由一把手 所 谓档 案搬迁 的前端控制机制，是 集中装箱、集中存放、科学计 算精准定位 负总责，担任搬迁 工作总指挥，指挥部下 指将传统档案搬迁模式中的许多 “后控 其在新馆的存放位置，再集中精力完成 设档案实体搬运组、后勤保障组、安全保 制”手段提到最前端，通过前端的有 效干 搬迁，且搬至新馆后无需拆 箱，档案箱直 卫组和人力 资源 调配 组，分别负责档案 预，降低后端出现档案乱序等风险的可能 接按序排放于密集架上。如此一来，化零 搬迁中的实体搬运、后勤保障、安全保卫 性，进而实现 最佳搬迁效果。 为整，各个击破，不仅方便了档案搬运及 及人 力资源调配等工作。各组组长除纵向 传统 的档案搬迁 通常使用临时周转 案卷排架定位，提高了工作 效率，而且无 负责指挥局馆人员各司其职外，还需与武 箱，档案搬迁程序为：闭馆