公司通讯管理制度.pdf

Word 公司通讯管理制度 s公司通讯管理规定 *公司通讯管理规定 第一条:为了提高公司的经营管理,节省本钱费用,加强对公司 各种通讯工具的管理,特制订本制度。 其次条:本制度所指各种通讯工具包括电话总机、电话分机、直 线电话、传真机、移动电话以及为员工配备的电子邮箱等。 第三条:公司的各种通讯工具主要是作为便利与外界沟通、便利 开展业务,公司不提倡员工利用公司的通讯工具进行私人用处。 第四条:电话总机的管理 电话总机由行政部的前台人员负责值守,全部外线电话均需由 前台人员负责接转。前台人员的接听电话必需使用标准用语。标准用 语如下: 接听外线电话时,应说 “您好!迎海集团,请问您找哪位”; 当对方告知分机号码时,应说 “请稍等!”; 假如分机占线时,应说 “对不起,电话占线,请您稍后再打过来” 前台人员接听内线电话时,应说 “您好,前台”。 第五条:电话分机的管理 公司依据员工工作需要和电话分机的资源状况,为每一位员工 供应一部电话分机。 员工应电话分机铃响三声内接听,接听业务电话应简洁明白,接 听电话时应使用统一礼貌用语 “您好,×××(员工姓名)”。讲电话 第 1 页 Word 时声音不行太大,以免影响他人。 电话分机一般不开通长途直拨功能,总监级以下员工由于工作 实际需要而开通长途直拨功能的,须提出书面报告,经部门经理初审、 主管领导审核后,报公司总裁批准后方可开通。 对已开通长途直拨功能的电话分机,由员工个人负责长途功能 的使用管理。不得借予他人拨打长途电话,一经发觉,除由其个人赔偿 所发生的长途话费外,还可视状况严峻,停止其电话分机长途直拨功 能并按公司奖惩条例赐予相应的处分。 员工因临时工作需要打长途电话的,须填制《长途电话申请单》, 经部门经理初审核,主管领导审批后,递交行政部经理签字后到前台 挂拨,或由前台拨通后接入员工的分机上。 拨打长途电话时,必需使用ip特服号(如17909、17951),以节 省费用。 禁止利用公司电话谈天。员工在上班时间如拨打或接听私人电 话,应长话短说,以免造成电话线路的繁忙,时间不得超过三分钟。 严禁员工利用公司电话(包括分机和直线电话)进行拨号上网、 拨打声讯台或信息台查询非业务信息。 未经公司或电话全部人的同意,拨打长途电话。一经发觉,除由 其个人赔偿所发生的长途话费外,还可视状况严峻,赐予记过以上的 处分,直至开除。 电话已开通长途直拨功能的员工一经离职,行政部应立刻通知 前台将该员工的长途直拨功能关闭,同时做好登记。 第 2 页 Word 第六条:直线电话的管理 总监级以上的高级管理人员以及总裁办主任、总裁助理,可以依 据工作需要,申请配置一部直线电话,如需要开通国内长途功能的,应 一并提出申请。 申请配备直线电话,一律报集团董事长批准。 第七条:传真的管理 公司传真机由前台负责管理,收发传真时应由前台人员负责操 作。 前台人员发送传真完毕后,应检查是否有文件遗漏在传真机旁; 传真接收完毕后,应马上将传真文件交给收件人。 员工由于工作需要而发送传真的,应填制 《传真申请单》,经部 门经理对传真内容进行初步审核,并报主管领导审批。主管领导审批 后应将 《传真申请单》递交行政部经理签字,再由前台人员操作发送。 对发送必威体育官网网址性高的文件,可由前台人员进行指导,由员工个人亲 自发送,并提前以电话方式通知收件人现场接收。对涉及公司重大机 密的文件不宜使用传真机发送,以免泄密。 对传真收发业务频繁或者所收发的资料必威体育官网网址要求较高的部门或 个人,可以申请配置专用的传真机。 员工不得利用公司传真机收发私人资料、文件。 第八条:移动电话的管理