01文件控制程序.docxVIP

1目的： 对质量/环境/安全管理体系文件进行控制，保证在质量/环境/安全管理体系运行起作用的 部门或岗位，使用正确、有效的文件和资料。 2适用范围： 本程序适用于质量/环境/安全管理体系文件和资料的控制。如质量/环境/安全管理手册、 程序文件、作业指导书等的纸质档和电子档，不包括质量/环境/安全管理记录规范表格的控制。 3定义： 本公司文件和资料分为“正本”和“副本”。 文件和资料正本(即原件)由ISO认证办归档保管。 文件和资料副本可为电子档文件，分为“受控文件”和“非受控文件”，文件管理部门 对所有发放的质量/环境/安全管理体系文件和资料进行明确的副本状态标识。 4参考文件： 《管理手册》(FA/G02—2010) 《记录控制程序》(FA/QEOP-02) 5权责： 相关部门：负责本部门职责范围内质量/环境/安全管理体系程序文件的制定或修订，以 及相对应的作业指导书的起草与审核。 管理者代表：负责手册及程序文件适宜性的审核，体系所涉及到的作业指导书及相关记 录的核准。 总经理：核准质量/环境/安全管理手册及程序文件的发行。 ISO认证办： 负责质量/环境/安全管理体系文件及记录登记、编号、发行的管控，以及过期或无效文 件之回收、作废与销毁。 负责与质量/环境/安全管理体系相关的外来文件和资料的原件登记、分发、回收管控工 作。 6作业程序： 质量/环境/安全管理体系文件的编号。 管理手册的编号 例:FA/G 例: FA/G 02-2010 手册代号发布年份 手册代号 版本号 质量/环境/安全管理程序文件的编号 FA/QEOP — XX 程序文件代号 ——件序号 质量/环境/安全管理作业指导书的编号 FA/QEQI - QEOI 一 XXX 作业指导代号L韵能T—文件触号 电子档文件编号细则 当文件以电子文档（格式为*「口丹形式发放至各部门时，各文件均需添加电子码，该电子 码包含条形编码和编号其规则为: 条形编码储存信息：管理手册 程序文件 作业指导书2010 码包含条形编码和编号其规则为: 条形编码储存信息：管理手册 程序文件 作业指导书 2010版综合管理体系手册文件 2010版综合管理体系程序文件 2010版综合管理体系作业指导书 编号规则:FA/G02-2010文件编号-01ZJL部门分发数量-001总发放数管理手册程序文件作业指导书FA/G02-200H)lZJL4)01FA/QE0P-0H1ZJL-001FA/QE0I-01ZJL-001 编号规则: FA/G02-2010 文件编号 -01ZJL 部门分发数量 -001 总发放数 管理手册 程序文件 作业指导书 FA/G02-200H)lZJL4)01 FA/QE0P-0H1ZJL-001 FA/QE0I-01ZJL-001 流程图: 流程说明： 文件制/修订 文件若需制订时，应由各责任部门负责人指派适当人员负责制订。 文件若需要更改时，应由文件更改提出人或文件更改提出部门的负责人填写《管 理文件报批/更改审批表》，说明更改原因，对重要的更改还应附有充分的数据说明。 文件更改的审批应由原审批人进行，若指定他人审批时，该审批人应熟悉审批所 依据的有关背景材料。 文件更改批准后，由各责任部门负责人指派适当人员负责修改后由文件资料管理 员实施更改，按《管理文件发放登记表》的名单发放修改后的文件页；同时收回作废页，更 改内容较少时，也可用不易褪色的书写工具进行更改，更改的方法是采取杠改方式，在杠去 部份上方标注新的内容，并加盖文件更改章。 审核批准：经审核或批准时，若有需要修改的，退回文件制/修订人修改。 文件登记发行： 文件编制、审批完成之后，由文件的编制部门填写《管理文件报批/更改审批表》 报该文件的审批人审批文件发放范围，并将已批准的文件和《管理文件报批/更改审批表》 同时送ISO认证办办理文件的发放。 文件领用人在《管理文件发放登记表》上签名领取注有分发号和加盖副本受控状 态印章的文件，每份文件都应有不同的分发号，便于追溯。 当需使用文件的人员来领用文件时，应填写《管理文件发放审批表》，经本部门 负责人及文件管理部门负责人批准，到文件管理部门办理领用手续。 当文件使用人的文件破损严重，影响使用时，应到文件管理部门办理更换手续， 交回破损文件，换发新文件，新文件的分发号仍沿用原文件分发号，文件管理员负责将破损 文件销毁。 当文件使用人将文件丢失后，应按633.3条办理早请领用手续，但必须在领用申 请中做出说明。文件管理员在补发文件时应给与新的分发号，并注明丢失文件的分发号作废， 必要时将作废文件的分发号通知各部门，防止误用。 6.336文件非受控本的发放必须经审批人员批准，文件管理员负责在文件上加盖“非受 控本”印章，并进行登记后发放。 文件保管及使用 文件使用部门