供应链管理公司供应链业务项目结算管理规定.docx

PAGE 4 供应链管理公司供应链业务项目结算管理规定 第一章 总则 第一条 为规范XX供应链管理有限公司（以下简称“公司”）供应链业务项目管理，明确结算流程要求及相关单据管理，防范资金风险，保障业务科学稳定开展，特制定本规定。 第二条 本规定中运营执行人员指商务运营部负责某一供应链业务项目执行的商务运营人员；复核人员指负责审核该业务项目结算材料，但非该项目运营执行人员的商务运营人员。 第三条 本规定适用于公司的供应链业务项目结算管理。 第二章 结算管理要求 第四条 项目审批及合同审批完成后，业务部将项目审批通知单、业务合同、客户联系信息等材料提交至商务运营部，商务运营部应对项目整体情况、管控关键节点及涉及的单据类型等信息进行了解。 第五条 商务运营部结算管理，实行双人负责制，负责对各自执行的业务项目结算进行交叉复核，业务项目的运营执行人员不能审核该项目的结算材料，应对不相容职责进行回避；当仅有一人负责业务项目运营执行时，商务运营部负责人作为复核人员履行结算材料复核职能。 第六条 商务运营人员对业务开展过程中产生的原始业务凭证及单据（以下简称“业务单据”）进行收集，将业务单据电子档发送至业务经办人确认后存档，定期按照公司业务档案管理要求进行归档管理。应收集存档的过程性单据包括但不限于：采购合同、销售合同、收货确认函、发货通知、提货通知、磅单、签收单、对账单、增值税专用发票等。 第七条 业务单据的内容必须清晰，填写必须规范，合同指定签收人字样及签收单据所盖印章须与合同约定保持一致；若无明确约定，则应在对账单或价格确认类型单据上加盖客户公章或财务专用章。 第八条 运营执行人员及业务经办人对收集的业务单据真实性、准确性、规范性、有效性、完整性及合规性负责，复核人员对业务单据的完整性、规范性及准确性负责。 第三章 结算管理流程 第九条 销售结算 （一）运营执行人员从下游客户处取得结算相关业务单据（包括但不限于对账单、价格确认函及其他销售结算对账单据），复核人员按照销售合同约定对前述业务单据内容（包括但不限于客户信息、产品信息、数量及金额等信息）进行审核，审核无误后编制销售结算单并将原始单证提交财务部，由财务人员审核确认并开具发票； （二）运营执行人员向财务人员领取发票并通知业务经办人，运营执行人员将发票传递给客户，同时收集签收回执（包括但不限于快递邮寄凭证、客户签字的回执单），运营执行人员根据开票信息填写销售发票台账。 第十条 采购结算 （一）运营执行人员从上游供应商处取得采购结算材料（包括但不限于对账单、价格确认函及其他销售结算对账单据等）后由复核人员对结算材料进行形式审核，审核无误后运营执行人员编制采购结算单，并将供应商开具的采购发票原件及结算单发送至业务经办人确认后提交至财务部审核； （二）财务部财务人员审核发票信息及结算材料是否有误，若发票信息有误则退回至运营执行人员，运营执行人员联系供应商重新开具正确的采购发票。财务人员审核发票无误后进行账务处理，运营执行人员填写采购发票台账。 第十一条 运营执行人员对编制的结算单据的准确性、完整性及规范性负责，若对账过程中发现差异，应形成差异分析表并及时与客户进行沟通，明确差异产生原因，对差异数据进行调整。 第十二条 业务部根据业务实际情况及合同约定发起付款申请，运营执行人员将相关结算材料整体提交至复核人员审核，复核人员需审核付款申请是否符合合同约定的付款条件、付款材料的完整性、付款信息（包含但不限于付款金额、付款方式、收款人名称、业务类型、是否使用可用资金余额、授信额度是否充足等信息）的准确性，资金支付的具体流程参照公司业务资金支付管理要求执行。 第十三条 运营执行人员收到客户已支付款项的付款通知后，向财务部查询到款情况，确认已收到款项后填写业务项目管理台账。 第四章 附则 第十四条 本制度由商务运营部负责解释。 第十五条 本制度自颁布之日起生效实施。