商务函的格式及范文.pdfVIP

商务信函属于商务礼仪⽂书范畴，是指企业与企业之间，在各种商务场合或商务往来过程中所使⽤的简便书信。其主要作⽤是 在商务活动中⽤来建⽴经贸关系、传递商务信息、联系商务事宜、沟通和洽商产销;询问和答复问题、处理具体交易事项。其 种类包括联系函、推销函、订购函、确认函、索赔函等多种。 　　⽂种特性 　　〔⼀)语⽓⼝语性 　　每⼀封商务信函的往来都是不同的企业之间或者企业彼此之间的⼀种情感交流。⼈都是感性的，所以商务信函更多地体现 了感性的⼀⾯。⽽不是⼈们想象的商务信函应该⽤⼀种特殊的 ⽣意腔“ ”，信函读起来使⼈感到⾮常热情、友好，就像朋友之间 的谈话那样简单、⾃然、⼈性化。⽆论是歉意的道歉函，还是善意的劝说函，或者购买函，完全可以通过信函中的语⽓、语调 来表现。 　　 (⼆)内容直接性 　　企业每天都要阅读⼤量信函⽂件。商务信函不需要⽤华丽的词句。所以，商务信函要写得简明扼要，短⼩精悍，切中要 点。⽤简洁朴实的语⾔来写信函，使信函读起来简单、清楚、容易理解。当涉及数据或者具体的信息时，如时间、地点、价 格、货号，等等，要⽤语精确，使交流的内容更加清楚，这更有助于加快商务活动的进程。 　　 (三)态度真诚性 　　商务信函要能够充分体现真诚、礼貌。不管说什么，都要带着诚意去说。把写好的商务信函拿起来读⼀遍，确保如果此时 对⽅正在电话中与你通话，他⼀定能够感受到你的⾃然、真诚和礼貌。这⾥所说的礼貌，并不是简单⽤⼀些礼貌⽤语，⽽是体 现了⼀种为他⼈考虑，多体谅对⽅⼼情和处境的态度。 　　 (四)主旨单⼀性 　　商务信函具有纯粹的业务性，⼀般要求专⽂专事，内容集中单⼀，围绕公务，突出主旨。 　　 (五)格式规范性 　　商务信函结构类似于⼀般的书信，有称呼、有正⽂、有署名。外贸商务函、电的写作则必须依照国际惯例，⽤英语或对⽅ 国家所使⽤的语⾔书写，在⽂法和书写格式上也要符合对⽅的语⾔规范和习惯。 　　 (六)地位平等性 　　商务信函是两个平等法⼈之间的往来⽂书，反映双⽅平等、互惠互利的关系。商务信函的写作应相互尊重，以礼相待。 　　 (七)要求时限性 　　商务信函是在商务活动的每个环节中形成的，每封信函都是⼀定时限内的双⽅意愿的明确表达。因此，接收对⽅的信函后 必须及时回复。⽬前，信函的传递越来越多地使⽤图⽂传真、电⼦邮件等快速传递形式，以适应这⼀特点的需要。 　　商务信函⼀般由三部分组成：信头、正⽂、信尾。 　　 (⼀)信头 　　信头即信函的开头，由发信⼈名称及地址、标题、函号、称谓、收信⼈地址和单位等组成。 　　1.发信⼈名称及地址 　　发信⼈名称及地址⼀般写明发信⼈企业单位名称及详细地址。还包括电话号码、电报挂号、专⽤电码、电传、传真、址等 商务联系信息。 　　2.标题 　　作为商务信函，它与⼀般的普通信件不同，只要不是企业单位个⼈与个⼈之间的交流，商务信函⼀般可以有标题。标题位 置在信⽂⾸页⼘⽅，居中书写，其内容是标明事由。事由要求概括出函件的主旨、中⼼，使收信⼈通过标题就对信⽂的主要内 容有⼤致的了解。常见的商务信函标题有以下两种形式： 　　 (1)由事由加⽂种名称 “函”构成，如 关于要“ 求承付打印机货款的函”、 推销函“ ”、 订购函“ ”、 索赔函“ ”等。 　　 (2)先写 事由“ ”⼆字，加冒号提⽰，然后直接标写该信函的内容，如 事由：机动车索赔“ ”。 　　3.函号 　　函号即编号，分为对⽅编号和⼰⽅编号。在外贸业务信函的信头上注明编号，可保证信函便于管理和查阅。 　　函号位置⼀般出现在标题右下⽅或信头的左上⽅。常见的有两种形式：⼀是仿效⾏政公⽂发⽂字号的格式，采⽤“x函 〔xxxx 〕x号”或(xxxx) “函第x号”的形式;⼆是采⽤直接编号的形式，如 第“x号”。 　　4.称谓 　　称谓是对收信⼈或收信单位的称呼，⼀般写受⽂者的尊称，这是商务信函必须的⼀项。其位置⼀般在标题或函号的左下 ⽅，单独占⾏，顶格书写，后⾯⽤冒号。书写时有以下两种称谓： 　　 (1)泛指尊称。 尊敬的“ ”后加称谓并加冒号，如 尊敬的先⽣“ ”、 尊敬的⼥⼠“ ”等。尊称中可以使⽤职务，如 尊敬的办公室“ 主 任”、 尊敬的“ 财务部部长”、 “尊敬的销售部经理”等。 　　 (2)具体称谓。即具体指名道姓的尊称。在姓名后⾯加称谓语。这类称谓⼀般⽤于写信⼈与收信⼈彼此认识或者⾮常熟悉 的情况。因为这种称谓能够体现写信⼈与收信⼈之间的情感与密切关系。称谓可⽤泛称中的 先⽣“ ”、 ⼥⼠“ ”等，也可以使⽤职 务，如 尊敬的办公室“ ⽯主任”、 尊敬的“ 财务部张部长”、 尊敬的“ 销