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成为一名出色的秘书 1 • 具有良好的专业技能 • 提高公司的工作效率 • 减轻上司的工作负荷 • 享受更多的工作乐趣 一名出色的秘书 2 秘书的工作职责 • 接待来访客人 • 接听各类电话 • 文档资料管理 • 起草或协助起草各类文件 • 帮助上司安排工作行程，并及时记录和提醒 • 各种会务安排及会议记录 • 处理往来信函和传真 • 上司和部门同事出差安排 • 办公设备和物品的购置 • Follow Up 3 • 保守机密 • 良好的文字处理能力 • 时间管理 • 个人形象 • 主动性和可靠性 • 准确 • 随机应变 • 认同不同个性 • 冷静处事 • Follow Up 秘书的素质 4 秘书的重要 • 现今社会, 一名出色的秘书不再仅限于做 上司的助手, 他/她已经承担着一个部门沟 通、协调的任务，成为整个机构中不可 缺少的角色。 5 保守机密 • Secret Secretary ( 保守机密的 人) • 不向任何人透露所见所闻的公司机密信 息：如财务报表、人事变动、内部策略、 销售数据等, 包括自己的家人和朋友。 • 英文必威体育官网网址标识： Confidential Private 6 • 熟练使用电脑 • 掌握办公文字应用软件： Word 、Excel 、Powerpoint • 中、英文文字使用能力 • 熟悉各种办公文案格式 良好的文字处理能力 7 时间管理 Ø你一直都觉得很忙吗？ Ø你能在被要求的时间内准时完成工作吗 ？ Ø你怎样去处理紧急与重要的事情？ 8 个人形象 • 员工所制造的印象就是公司的广告 • 外人会从雇员的表现对机构下判断 • 每个人只有一次机会给人第一印象 • 个人形象内容： 容貌、声音、衣着、 动作、表情 9 主动性和可靠性 • 主动完善与工作相关的各种技能：如电脑、速 记、写作等 • 主动承担更多的工作责任 • 不断寻求更有效的工作方法 • 面对困难和问题，能独立思考并找到相应的解 决方案 • 把自己的时间、想法和精力贡献给团队 10 准确无误 • 我们工作的准确性会影响： — 工作的进程 — 上司对我们工作能力的评估 — 上司和同事的信任 — 工作效率 11 随机应变 • 寻找不同的方法去适应成长中的变化 • 不断改进个人的工作习惯以适应工作需 要 • 对不期而至的改变要有充分的思想准备 12 认同不同个性 . 学会与各种个性的人打交道 . 尊重他人的观点及工作态度 . 与人和睦相处 . 不要对别人要求过高 . 容忍别人的不足 13 . 始终保持平和的心态 . 勇于面对困难和挫折 . 从不以喜、恶示人 . 乐于助人 冷静处事 14 Follow Up . 一件事情有始有终 . 跟综事件的进程和结果 . 这是秘书工作的重要方法和习惯 15 你想成为怎样的秘书？ A 、“打印这个文件” 、“复印那个文件”、 “把这些文件存档”； B 、“这个文件要打印吗？ ”“需要我去复印 吗？ ”“需要我去复印吗？ ” C 、“我准备去打印这个文件” 、“我要改变 这种存档方式” D 、 她已完全知道怎样安排自己的工作，上司已 不用去过问她的工作细节 E 、 她已成为上司的得力助手，能帮助上司管理 好一切“后勤”支持工作 16 秘书工作服饰规范 • 服装质地要更讲究 • 款式端庄大方、稳重高雅，不要太时髦 • 更多地选择裙装 • 服装色彩不能太艳 • 上下班服装有别 • 袜子的搭配要注意颜色 • 避免平底和超高跟鞋 17 秘书工作形象 • 必要的化妆 • 化妆的高明与否会直接影响外界对你的 评价 • 学会微笑 18 • 站立 • 行走 • 就座 • 回头 • 下蹲 • 见面 • 握手 • 介绍 • 交谈 秘书举止规范 19 声音和语气 迅速接听 应答方式 代人留言 准确、有效地转接电话 不要让对方长久等待 帮上司接听来电 有效接听电话 Ø Ø Ø Ø Ø Ø Ø 20 处理往来信函 • 传真： - 收到传真时查看内容是否齐全 - 一份传真同时抄送给几个人时 - 有关人员出差在外时 - 传真中没有注明收件人姓名 - 发完一份传真要注明“已发”字样 - 发传真时要留意“C.C”字样，以免遗漏其他发 送对象 - 记住使用标准的传真文件格式 21 处理往来信函 • 来往信件： - 如发现信封上注有“Private\Confidential Personal”字样，应将信件交予本人 - 及时发送对外信件 - 发送信