会议沟通管理.pptx

1、会议的目的与类型2、会议的组织3、会议议程4、会议记录5、会议中的角色6、与会者的座次7、与媒体进行危机沟通的技巧 会议沟通 1 会议沟通是群体或组织中相互交流意见的一种形式，是一种常见的群体活动。 根据不同的目的和要求会议，既可以被看作一个集思广义的过程，也可以被当作一种信息传递的方式，通过会议可以将许多人聚集在一起，就某些问题相互交流思想并提出相应的对策，会议也是上行沟通的途径之一，管理者可以借开会的机会听取下属的意见和建议。 第一节 会议的目的与类型会议沟通的概念 1一、交流信息二、给予指导三、解决问题四、作出决策 一个有效的会议应该能使与会者心情舒畅并积极参与，让大家通过有效的方式得以沟通，从而获取有用的信息或达成一致的合作协议。 第一节 会议的目的与类型会议的目的 1一、谈判 目的是解决双方在利益上的冲突，常采取双向互动式的讨论方法，力求达成一致的意见。二、通知 目的式传播信息，其传播方式通常为单向式。三、解决问题 这类会议的目的在于利用团队的创造力来解决问题。四、决策目的是在不同方案中权衡利弊，作出抉择，与会者不仅要参与讨论和决策，而且要遵守会议的决议，即便自己持不同观点。五、交流这类会议的目的在于集思广益，常采取头脑风暴法。 第一节 会议的目的与类型会议的类型 2一、明确会议的必要性二、确定会议的目标三、拟定会议议程四、准备会议文件五、分发预阅资料六、确定会议主持人七、确定与会人员八、预定会议场所九、补充必威体育精装版信息 第二节 会议的组织会前准备 2会议能否顺利进行，很大程度上有赖于主持人对会议的节奏和方向的把握。控制会议进程，大致可按以下步骤进行：1、宣布会议的主题和目的2、根据会议议程顺序提出每个议题，然后征求有关与会者的意见3、给每个人表述自己意见的机会4、控制讨论进程5、如果会上出现各种不同见解，主持人应该根据自己的理解，将各种观点加以概括6、遵守预定的时间，不要拖延7、在每个问题讨论结束后加以概括，以便达成共识或作出决策8、在会议结束时，对已取得的结果进行概括9、确定下一次会议的议题和时间 第二节 会议的组织会议进程控制 2会议结束后，会议组织者还需要做以下工作：1.为了贯彻会议精神，执行会议决议，可将会议记录或会议简报下发制，与会者及其他有关人员。2.根据会议精神对执行工作进行监督和检查。第二节 会议的组织会后工作 3 会议议程是所有会议的重要组成部分，它能够使会议目标一目了然。第三节 会议议程会议议程的重要性 3 会议议程的设计应遵循以下原则：一、明确议题二、确定主次三、注重实效四、事实调整五、提供背景资料第三节 会议议程会议议程的设计原则 3一、突出问题二、提出新议题三、选择重要议题四、分清主次顺序五、确定时间六、明确顺序七、结束议程第三节 会议议程会议议程的设计步骤 4 在考虑会议程序时，会议记录常常被忽视，实际上一份完整的会议记录资料，对于会后执行会议的决议，检查会议效果，甚至下一次会议的召开都起着至关重要的作用。 正式的会议记录应该包括以下基本要素：1、会议名称2、会议日期3、起止时间4、地点5、主办者6、出席人员7、缺席人员8、会议主席致开幕词并宣布会议议程9、会议过程10、会议决议11、下一次会议的时间及地点第四节 会议记录会议记录的内容 4 通常会议记录的任务由会议秘书承担会议记录并非易事，要做好这项工作，必须注意以下几点：1、充分了解会议主题目的及议程2、可以采用手工方式记录，也可以采取录音、照相或摄影方式记录3、记录时要紧跟会议进程4、及时确认要点澄清含糊不清的观点5、避免夹杂自己的主观意见6、会后应校对记录并及时打印第四节 会议记录会议记录的注意点 5 对会议影响最大的就是会议的主持人会议，主持人的作用包括三个方面，一是引导，二是激励，三是控制。其主要职责如下：1.会前明确会议的目的起草议程，决定参加会议的人员，会议举行的时间和地点，以及准备分发的材料。2.会议期间营造合适的氛围，宣布会议开始控制会议进程，鼓励与会者发言，作出决策，确认行动和职责，以及宣布会议结束。3.会后重新检查会议记录，评估会议成果，以及使所有成员都明确会议结果。第五节 会议中的角色会议主持人不论开会的原因是什么，营造一种适宜的开放的宽松的氛围对于主持人来说都是非常重要的，因为这样的氛围能够保证每一个人都有一种轻松的心情，使所有与会者能够积极参与并各抒己见。 5 参加会议的成员都有责任使会议取得成功，对于所有成员来说明确会议的目的议程以及自己与其他人在这次会议中的角色是很重要的。 与会者应努力做到以下几点：1.会前了解会议议程并阅读有