文书档案管理制度.pdf

Word 文书档案管理制度 为保证公司文件的完好，便于查找利用，做好收集、立卷、保 管、借阅、统计等工作，特制定本制度。 1、文件资料的收集 1.1 收集范围 凡是公司在工作中形成或使用的、办理完毕、具有查考利用价 值的文件、电报、各种记录、出版物以及各种图表薄册、照片等都要 齐全完好地收集，详细包括以下各项： 1.1.1 上级来文 (1) 上级机关召开的需要贯彻执行的会议的主要文件材料及 上级机关颁发的要求公司执行的文件; (2) 上级领导视察、检查公司工作时的重要指示、讲话、题词、 照片和有特别保存价值的录音、录像等材料。 1.1.2公司文件材料 (1) 会议文件，包括本公司重要会议形成的文件和领导的讲话 稿等; (2) 公司发布(包括转发)的各种正式文件的签发稿、印制稿、 重要文件的修改稿; (3) 公司的请示与上级批复文件，下级单位的请示与公司的批 复文件; (4) 公司各职能部门在工作中形成的工作打算、总结、报告; 第 1 页 Word (5) 反映公司业务活动和科学技术管理的专业文件材料; (6) 公司检查下级单位工作，调查讨论形成的重要文件材料; (7) 公司的统计报表、统计分析材料(包括计算机盘片等)、财 务报表、凭证、帐簿、审计等文件材料; (8) 公司党、团和内部组织机构在工作中形成的重要文件材料; (9) 公司领导人在公务活动中形成的重要信件、电报、电话记 录;从外单位带回公司有关的未经文书处理登记的文件材料; (10)公司基本建设工程施工竣工、购置大中型设备的文件材料， 公司直接管理的科研、建设项目的科技文件材料; (11)公司成立、合并、撤销、更改名称、启用印信及其组织简 则、人员编制等文件材料; (12)公司的历史沿革、大事记、年鉴、反映公司重要活动的剪 报、声像材料、荣誉嘉奖证书、有纪念意义和凭证性的实物和展览照 片、录音、录像等文件材料; (13)公司制定的工作条例、章程、制度等文件材料; (14)公司干部任免(包括备案)、调配、培训、专业技术职务评 定、聘任、党员、团员、干部、员工名册、报表以及职工的录用转正、 定级、调资、退职、退休等工作及干部奖惩等文件材料; (15)公司员工转移工资、行政、党、团组织介绍信及存根; (16)公司财产、物资、档案等的交接凭证、清册; 第 2 页 Word (17)公司编印刊物的`定稿和印本、编辑出版物的定稿样本; (18)公司签订的各种合同、协议等材料; (19)公司外事活动中形成的请示、报告、打算、考察总结、重 要简报、会议纪要、记录声像材料、有参考价值的资料、互赠礼品清 单、工作来往文件等; (20)各种普查工作中形成的文件材料。 1.2 收集中应留意的问题 1.2.1 公务电报要同其他文件材料一起收集立卷。 1.2.2 正文和附件要同时收集。 1.2.3 一般文件只存印本和完稿，其它底稿不必存档，但特殊 重要的文件例外。 1.2.4 、时间、数字模糊不清和签发手续不全、张页残缺的文 件，一经发觉要补充完好后再立卷归档。 1.2.5 有领导重要批示看法的文件处理单，应随文件一起存档。 1.2.6 有请示无批复的文件，应当查明缘由，实行补救措施补 齐，没有书面文件的，应注明状况，并加盖公章。 1.2.7 用铅笔、圆珠笔或复写的文件底稿，应退回文件撰稿单 位复制。 1.2.8 经多方查找，证明的确已丢失的文件，应用公用信笺写 上文件名称，注明丢失缘