会议记录写作的一般要求.pdf

Word 会议记录写作的一般要求 会议记录可以采纳信件或备忘录形式。 会议记录的主要内容 包括： 1. 会议主题(SUBJECT) 2. 会议时间(DATE OF MEETING) 3. 会议地点(PLACE OF MEETING) 4. 出席会议的人员(MEMBERS PRESENT) 5. 会议主持人(CHAIRPERSON) 6. 会议记录人(RECORDER) 7. 会议发 言 、商量 纪要 (SUMMARY OF SPEECHES AND DISCUSSIONS) 8. 结束时间(TIME OF ADJOURNMENT) 撰写这类会议记录时应留意做到以下几点: 1. 记录应客观、清晰、简明、完好。 2. 一般采纳过去时、简接引语。 3. 尽量避开使用权用抽象、概念性词语，如：“人事办公室” 应写成 “THE PERSONNERL DEPARTMENT”， 而不应简洁地写为 “THE OFFICE”。 4. 尽量避开使用感情颜色较浓的词语， 如：GOOD， POOR， AS USUAL， …… 5. 当提及某人时，其姓名、头衔应一并使用。 6. 总结会议状况时，不要漏掉重要事项，如：某提议由谁提 第 1 页 Word 出?有谁附议?有多少人赞成?有多少人反对? 7. 要有记录整理人的签名. 假如记录是由一人整理，另一人 打印，则应标注其姓名的首字母缩写. 会议记录整理好后，应当发送给参与会议的每一个人及没有参 与会议但与会议内容相关的人。 会议记录整理与写作要求 一、会议记录的格式 1.标题。一般由单位名称、会议名称与文种 “会议记录”构成， 如 “中共××市委常委扩大会议记录”。假如某一类会议印有专用的 会议记录本，则可省略单位名称，由会议名称和文种构成，反映会议 主题 〔或会议时间、会议届次〕即可，如 “三月份教学会议记录”， 也可直接用 “会议记录”作为标题。 2.会议基本状况。也称为 “记录头”，主要包括会议时间〔要 注明详细年、月、日及会议的开头和结束时间〕，会议地点，出席人 〔人数较少的会议要将出席者姓名都写上， 人数过多的会议或召开 频次较高的例行会议可只写明出席范围和人数〕、列席人、主持人、 记录人。这部分内容一般在会议正式开头前记录好， 每一项要分段 依次排列，清楚记录。 3.会议进行状况。这是会议记录的核心部分， 包括主持人讲 话、会议议题、会议商量发言、会议结论或议决事项等。会议内容是 会议记录的重点，记录时必需聚精会神，边听边记，不要消失疏漏。 第 2 页 Word 4.尾部。一般于正文后另起一行空两格写上 “散会” “会议结 束”等字样，以示记录完毕。如遇中途休会，应注明 “休会”等字样。 由于会议记录是不容更改的原始凭证， 因此要由会议记录员、主持 人等相关人员在会议记录末页下端签名， 重大决策性会议还需全体 与会人员签字，以示对该会议记录负责。 二、做好会议记录的留意事项 1.客观真实。会议记录应当严格遵守客观真实、完好精确、清 晰规范的原则。记录个人发言留意内容精确， 保持原意。原话意思 不完好的，可以作一些技术上的加工处理，但不能随便对内容和意思 作增减删改。 2.全面详实。会议记录的内容应包括会议的基本状况、经过情 形和结论等。要将记录的重点放在商量的议题、提出的建议、形成的 决议方面，尤其要详实记录主持人 〔主要领导〕的结论性发言。有时 会场上的笑声、掌声和有关动态，与会者的迟到、早退等状况也应记 录在案。会议中如有争议问题， 还应当把争议焦点及有关人员的争 辩观点记录下来。 3.条理清楚。记录会议发言内容应讲究条