办公室文件管理制度.pdf

Word 办公室文件管理制度 〔一〕总则 一、本管理制度旨在确保学校文件收发的完好、准时、精确， 促进学院内部及学院和上级部门的信息沟通，提高各部门组织管理工 作的效率。 二、本制度涉及的文件是指以学院名义发布的各类公文包括请 示、报告、确定、通知、看法及规定等等，上级主管部门下达的各类 公文，以及各部门上报的各类文件资料。 三、文件收发要做到认真、仔细、准时、完好。 〔二〕收文制度： 1、接收文件应在文件登记表上的作好登记，填写应认真、照 实、准时，并由办公室人员签字确认。登记表须保持清洁、保存完好 以备归档之用。 2、联络员在校团委领取的文件应依据校团委的`指示及文件内 容的缓急，准时将文件送达学院领导或有关部门轮阅，并做好文件传 阅记录以备查。 3、传阅文件应保持文件完好无缺，并在相应的时间内归还办 公室。 4、分团委各部门每月月初和月末应按时上交当月的工作打算 及总结。如要举办活动，应上交相应的打算和总结，未在规定时间内 上交将按考核制度上的有关规定扣分。 5、各部门上交的打算和总结包含打印稿和电子稿，打印稿应 第 1 页 Word 存放在各部门文件夹中，电子稿应存放在办公室电脑各部门的文件夹 下。 6、上交上来的打印搞应准时、仔细、照实的做好各项登记， 查看是否有图片并做好备注，上交电子稿时办公室接收人应确保其能 打开并含有相关内容，做好相应的登记。 7、分团委所属各部门可依据需要在办公室查阅文件，但不得 善自改动文件内容，查阅时应经过办公室有关人员的批准。 〔三〕、发文制度： 1、学院各类文件指在学校内部统一看法、发布通知、确定和 沟通信息；向上级部门请示、报告重要事项等。 2、欲发放文件应先起草文件草稿，起草完毕后交有关人员审 定，审定合格后方可发放。 3、依据文件内容填制统一格式的文件签发单，并将文件按学 院统一规定编号在发文登记表上分门别类地做好文件的详细信息的 登记，学院任何发送文件都得做好登记，该登记表作为归档资料应妥 当保存，不得遗失。 4、文件发送之前应加盖学院相应的公章。 5、对每一号文件办公室都须将文件原稿及文件发放记录根据 文件编号挨次完好保存并存放在办公室文件夹下。 注：本管理制度由土建学院分团委办公室制定，并经过相关领 导批阅通过。如有改动，以分团委办公室必威体育精装版制度为准。 土木工程与建筑学院分团委办公室 第 2 页 Word 办公室文件管理制度 〔二〕 一、目的 为规范文件资料的管理，防止文件治疗的丢失，提高日常办公 效率，特制定本规定。 二、适用范围 本企业个部门文件柜、资料柜、墙柜等。 三、细则 1、各部门办公室必需按规定的流程申请、购置文件柜。 2、各部门办公室必需充分利用文件柜的空间，现场不的摆放 多余的和利用率低的文件柜，否则将强制收回。 3、文件柜必需定置摆放，文件柜内的物品也必需分类并定置 摆放。 4、做好文件柜的标识，详细做到以下两点。 〔1〕文件柜外表贴上标签，且一律贴在门的右上角。 〔2〕文件柜内贴有 “物品清单”，(.)且一律贴在 右门的左上角。 5、文件柜物品必需按 “物品清单”摆放整齐。 6、文件柜内资料必需编号，分类摆放。 7、文件必需装在文件夹内，文件夹必需有文件名目及编号。 8、文件柜外表及柜内保持洁净，无油污、无赃物、无垃圾等。 第 3 页