文件和档案管理制度.pdf

Word 文件和档案管理制度 一、文件管理 1、文书人员在起草文件之前，应首先了解事情的背景、起草该 文件的目的及所需留意事项，并收集相关素材，做好前期的预备工作， 文件和档案管理制度 。 2、文书人员在起草文件的过程中，要做到内容详实、精确并依 据文件的性质及运用场合的不同而选用不同的书写和表达方式，做到 适时、贴切。 3、各种文件在下发之前要经总经理批阅，文件下发时要快速、 准时，并做好下发记录;若是一些需要回收的表格和文件，还要做好 事后的回收工作。 4、文件下发后要准时进行整理存档;对于回收的资料也要准时 整理存档。 5、有限定发放范围的文件，要留意做好相关的必威体育官网网址工作。 二、档案资料管理 1、档案资料在收发借阅存档销毁各环节中，应严格登记。 2、借阅文件应在借阅指定地点进行并在指定期限内按时归还， 借阅文件资料时严格根据文件密级管理为准执行，同时办理档案资料 借阅手续。 3、全部档案资料均要定期清查，借出的档案资料要在指定期限 内归还，若发觉丢失的要准时追查处理，并且准时实行补救措施;对 第 1 页 Word 绝密的档案资料要在主管的监督下进行核对，必需做到物单相符，资 料共享平台 《文件和档案管理制度》(https://.)。 4、借阅的`文档资料未经领导批准，不得随便扩大阅读范围， 否则将进行严厉 处理。 5、机密、绝密类文档资料如需复制和摘抄，必需经总经理批示。 6、收发传递和外出携带绝密类文件时，应由指定人员负责，并 实行必要的平安措施。 7、对各类文档资料应指定其存档期限，以便准时清理。 8、在部门主管支配、监督下，定期对退档资料进行销毁，并且 准时在文档名目上做出更改，确保现有文档资料与名目清单全都。 9、档案柜中的资料应保持洁净、干净、明白。 10、各部门文档负责人对自己所负责保存的文档资料要有具体 的名目，对有价值的文档要准时备份并做好必威体育官网网址工作，若因丢失、文 件备份不准时或泄露相关机密，从而给公司带来损失的，视情节轻重 予以责任人相应的惩罚。 11、文档资料负责人对全部保存文档要按挨次分类存放，同时 做出相对应的文档名目清单，假如有新资料入档，必需在文档名目中 准时添加。 12、若文档负责人离职时，须按文档名目清单做好工作交接， 根据文档名目清单与现存文档核对，假如消失物单不符，给公司造成 损失的，视情节轻重予以责任人相应惩罚。 第 2 页 Word 13、新接管档案管理的负责人要尽快熟识负责保存的文档，连 续做好文档的保存、必威体育官网网址工作，并准时对文档进行更新、备案。 14、如因档案资料保管人工作疏忽或交接手续不严谨造成文件 资料丢失的要追究相应责任。 第 3 页